LMS365では、スケジュールされたコースセッションを、組織内の共有 Outlook カレンダーと自動的に共有することができます。
これにより、コースカタログのコースセッションは、この共有カレンダーから直接見ることができます。受講者は、組織内の共有 Outlook カレンダーと受講者個人のカレンダーと並べて表示することで、受講スケジュールの調整をより簡単に行うことができます。
ここでは、コースカタログのカレンダービューを、組織内のOutlook共有カレンダーで利用するための設定方法についてご説明します。
目次
カレンダー共有を有効にする
必要なロール：カタログ管理者
コースセッションを組織内の Outlook カレンダーに表示するには、以下の手順を行います。
１．LMS365 管理センターで、カタログ設定＞「通知」を選択します。
２．「通知」ページで、「Microsoft 365 接続設定」を選択します。
３．「Microsoft 365 接続設定」パネルで、「コース セッションを組織のカレンダーで共有」をON にします。これにより、「共有 Outlook カレンダーの電子メール アドレス」フィールドが表示されます。
４．「共有 Outlook カレンダーの電子メール アドレス」フィールドに、メールアドレスを入力します。共有メールボックスのメールアドレスも利用できます。
※Exchange Online で共有メールボックスを作成する方法については、Microsoft のドキュメント「共有メールボックスを作成する」をご参照ください。
「共有 Outlook カレンダーの電子メール アドレス」に「接続されているアカウント」と同じアドレスは使用しないでください。
「接続されているアカウント」で使用したメールアドレスは、電子メール通知の送信、会議室の予約、LMS365によるTeams会議の作成で使用されており、このメールアドレスが「共有Outlookカレンダーの電子メールアドレス」にも指定された場合、アドレスが受信する個人の予定・招待が共有カレンダーで公開されることになります。
指定されたEメールアドレスは、コースカタログのカレンダーイベント、例えば、新しいセッションが追加されたとき、セッションが削除されたとき、またはセッションが更新されたときに、会議の招待を受信します。
共有 Outlook カレンダーのメールアドレスが登録される前に予定されたイベントの通知は受信できません。
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コースカタログカレンダービューのすべてのイベントを共有Outlookカレンダーに表示するには、このメールアカウントを管理するユーザーが手動でイベントの招待を承認するか、このアカウントの会議の要求を自動的に受け入れるように設定します。 Exchange Onlineで会議の要求を自動で受け入れるように設定する方法については、以下の Microsoft のドキュメントをご参照ください。 |
５．「保存」で設定を保存します。
共有カレンダーのセッションへのアクセスを制御する
コースカタログのカレンダービューが共有Outlookカレンダーに公開されると、このカレンダーのすべてのセッションに、Microsoft Teams ビデオ会議 に参加するためのリンクが表示されます。
このリンクを選択すると、どんなユーザーでも Microsoft Teamsでのセッションに参加することができます。
関係者だけが参加できるようにするには、Microsoft Teams管理センター から Microsoft Teams 会議ロビー機能を設定します。
ロビー機能では、会議参加者のうち、ロビーを迂回できる参加者、 主催者によって承認されるまで待機しなければならない参加者をあらかじめ設定しておくことができます。
詳細については、以下の Microsoft のドキュメントをご参照ください。
カレンダー共有が有効になると
LMS365 管理センターでコースカタログカレンダービューの共有を有効にした場合、組織の共有 Outlook カレンダーとの同期が完了するまでに最長10分程度かかります。
同期が完了すると、ユーザーは共有カレンダーで現在のコースカタログのセッションを表示することができます。
ユーザーは共有カレンダーでセッションを選択し、詳細を確認することができます。
ユーザーがコースカタログのアクセス権を持っていれば、招待を承諾することができます。セッションを選択すると、コース名、場所／ミーティングURL、セッションの開始日と終了日、コースホームページへのリンクなどのセッション情報が表示されます。
共有カレンダーにアクセスできる場合でも、コースカタログへのアクセス権限がない場合、ユーザーはセッションの詳細を表示することはできますが、コースのホームページへ移動したり、会議を承諾することはできません。
セッションに登録されているユーザーは「参加」ボタンを選択して、Teamsビデオ会議に参加できます。
Teams 会議セッションでロビー機能が有効になっている場合、セッションに登録されていないユーザーは、主催者が会議ロビーからの要求を承諾した場合に限り、セッションに参加できます。
ロビー機能が無効の場合、これらのユーザーも「参加」ボタンを選択して、Teamsビデオ会議に参加できます。
共有カレンダーに表示される情報
カレンダービューに表示される現在のコースカタログの情報は、組織で共有されているOutlookカレンダーにアクセスできる組織内のユーザーに公開されます。
共有カレンダーにアクセスできる場合でも、関連するコースカタログへのアクセス権がない場合、ユーザーはセッションの詳細を表示することはできますが、コースのホームページへ移動したり、会議を承諾することはできません。