組織内の共有Outlookカレンダーにコースカタログのセッションスケジュールを表示し、受講者の個人カレンダーと共有カレンダーを並べることで、受講スケジュールの調整がより容易になります。
カレンダー共有の有効化
次の手順で、コースセッションを組織の共有カレンダーに表示できるように有効化します。
1. LMS365 Admin Center で、ナビゲーションメニューの「カタログ設定」を開き、「通知」を選択します。
2. 開いた「通知」ページで、「Microsoft 365 接続設定」を選択します。
3. 開いた Microsoft 365 接続設定構成メニューで、「組織カレンダーへのコースセッションの共有」のトグルをONにします。「共有 Outlook カレンダーの電子メールアドレス」フィールドが表示されます。
4. 「共有 Outlook カレンダーの電子メールアドレス」フィールドに電子メールアドレスを入力します。共有メールボックスも利用可能です。
※Exchange Online で共有メールボックスを作成する方法の詳細については、Microsoft のドキュメント「共有メールボックスを作成する」をご参照ください。
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ここで入力する電子メールアドレスは、Microsoft365接続設定フィールドで指定された「接続されたアカウント」のメールアドレスとは異なる必要があります。 これは、「接続されたアカウント」のメールアドレスが、現在のカタログのメール通知の送信、セッションの会議室予約、Microsoft Teamsミーティングの作成にすでに使用されており、このメールアドレスがShared Outlookカレンダーのメールアドレスフィールドにも入力されている場合、共有カレンダーで公開されることになる個人トレーニング招待状を受信するためです。 「共有 Outlook カレンダーの電子メールアドレス」に指定されたメールアドレスは、セッションの追加、削除、または更新の都度、会議のリクエストを受信します。また、「共有 Outlook カレンダーの電子メールアドレス」に指定される前の予定については、通知は行われません。 |
コースカタログページのカレンダービューに表示されるすべての予定を、組織のOutlookカレンダーに表示するためには、「共有 Outlook カレンダーの電子メールアドレス」の管理者がイベントの招待を手動で受け入れるか、会議要求の自動受け入れを設定する必要があります。Exchange Onlineで会議依頼の自動受付を設定する方法の詳細については、次のMicrosoftドキュメントを参照してください。
- Exchange Online でメール フロー ルールを使用して、予定表に会議を自動的に追加する | Microsoft Learn
- Set-CalendarProcessing (ExchangePowerShell) | Microsoft Learn
- Exchange Onlineでリソースメールボックスを管理する｜Microsoft Learn
5. 保存を選択します。アクションをキャンセルするには、［キャンセル］を選択します。
共有カレンダーのセッションへのアクセスを制御する
コースカタログのカレンダービューがOutlookの共有カレンダーに公開されると、Microsoft Teamsのセッションに参加するためのアクティブリンクも同時に表示されます。共有カレンダーからこのリンクを選択すると、どのユーザーもMicrosoft Teamsでセッションに参加することができます。
Microsoft Teams管理センターで設定を変更することで、限定した受講者のみセッションに参加できるようにもできます。この設定により、ロビーを回避できる会議参加者と主催者がセッションに参加させるまで待たなければならない会議参加者のタイプを作成することができます。
Microsoft Teamsの会議ロビー設定の詳細については、以下の記事を参照してください。
- Microsoft Teamsの会議ロビーを機密性の高い会議用に設定する - Microsoft Teams｜Microsoft Learn
- Microsoft Teamsで会議ロビーを迂回できる人をコントロールする - Microsoft Teams｜Microsoft Learn
共有が有効になるとどうなりますか？
LMS365管理センターでコースカタログのカレンダービュー共有を有効にすると、組織の共有Outlookカレンダーとの同期が完了するまでに最大10分かかる場合があります。
同期が完了すると、ユーザーは共有カレンダーで現在のコースカタログのセッションを見ることができるようになります。
ユーザーは、共有カレンダーでセッションを選択し、その詳細を表示することができるようになります。ユーザーがコースカタログにアクセスできる場合、招待を受け入れるオプションが表示されます。セッションを展開すると、次のセッション情報が表示されます。
- コース名、場所/ミーティングURL
- セッションの開始日と終了日
- コースホームページへのリンク
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受講者が共有カレンダーにアクセスできてもコースカタログにアクセスできない場合、セッションの詳細を表示することはできますが、コースホームページへの移動や会議の承諾はできません。 セッションに登録されている受講者は、「参加」ボタンを選択し、仮想セッションに参加することができます。 Teamsミーティングのセッションでロビー機能が有効になっている場合、セッションに登録されていないユーザーは、主催者がミーティングロビーからリクエストを認めた後にのみ、セッションに参加することができます。 それ以外のユーザーは、[参加]ボタンを選択することでセッションに参加することができます。 |
共有カレンダーに表示される情報は何ですか？
カレンダービューに表示されるコースカタログの現在の表示は、組織の共有Outlookカレンダーにアクセスできる組織内のユーザーに提供されます。
共有カレンダーへのアクセス権はあるが、関連するコースカタログへのアクセス権がない場合、セッションの詳細を見ることはできますが、コースのホームページに移動したり、ミーティングを受け入れることができなくなります。