LMS365に外部ユーザー(ゲスト)を招待する方法

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お客様のLMS365環境に、取引先、関連会社、あるいは顧客など、社外の人々にアクセスを提供するケースもあると思います。

LMS365では、LMS365環境にアクセスするために招待された組織外の人々を「外部ユーザーまたはゲスト」と呼びます。

ここでは、ゲストにLMS365へのアクセスを提供する際に必要な外部共有設定と外部ユーザー(ゲスト)を招待する手順についてご説明します。

外部ユーザー(ゲスト)の招待を有効にする

必要なロール:Microsoft 365グローバル管理者、または SharePoint 管理者

LMS356に外部ユーザー(ゲスト)を招待するには、テナントで以下の設定を行う必要があります。

外部共有設定が適切に設定されていない場合、外部ユーザ(ゲスト)がLMS365のコースカタログページにアクセスしようとすると、アクセス権の問題が発生します。

外部ユーザー(ゲスト)をカタログに招待する

必要なロール:カタログ管理者

外部ユーザー (ゲスト) にコースカタログへのアクセスを提供するには、LMS365 管理センターから関連するコースカタログへの招待状を送信する必要があります。そのためにはゲストのEメールアドレスが必要です。

外部ユーザーのメールアドレス

LMS365 は Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) を使用して外部ユーザー (ゲスト) を識別します。

外部ユーザー(ゲスト)を LMS365 に招待するにはメールアドレスを使用します。

ユーザーのメールアドレスは、Microsoftアカウントである必要はなく、Gmailのような任意のサービスプロバイダのものでも構いません。

外部ユーザー(ゲスト)がLMS365コースカタログへの招待を受け入れると、この外部ユーザーのゲストアカウントが組織のMicrosoftテナントに自動的に作成されます。
Microsoft Entraの管理センター(Azure Active Directory)では、ユーザーのゲストアカウントは、下の図で示すように、user.account#EXT#@テナントドメイン.onmicrosoft.comの形式で表示されます。

この外部ユーザー(ゲスト)は、通常のメールアドレスを使用して LMS365 にログインします。

How to invite external user1.png

LMS365 管理センターでは、ユーザーがLMS365にログインするために使用する通常のメールアカウントが表示されます。

How to invite external user2.png

外部ユーザー(ゲスト)をユーザーリストに追加する

必要なロール:カタログ管理者

「ユーザー」ページから LMS365 に外部ユーザー (ゲスト) を招待する場合、Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) を介した追加の同意または認証が求められる場合があります。

同意または認証を行うには

  1. LMS365 管理センター>ユーザーを選択します。
  2. 開いたページで「+ユーザーの追加または招待」を選択します。
  3. ユーザーの追加または招待パネルの情報アイコンを選択します。
  4. 次の情報メッセージが表示されます。メッセージ内の承諾またはSign inリンクを選択します。
    ※リンクが表示されない場合、同意または認証は必要ありません。

    * LMS365上でゲストユーザーの招待を出来るようにするためには、グローバル管理者による追加の同意承認が必要となります。「承諾」リンクを選択し、ゲストを組織に招待することに同意します。
    * 本人確認を行うため、"Please be aware that you must be authenticated via Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) to be able to invite guests to LMS365. "の「Sign in」 リンクを選択し、サインインします。

以下の手順で外部ユーザー(ゲスト)の招待します。

  1.  LMS365 管理センターのユーザーページで「+ユーザーの追加または招待」を選択します。
  2.  開いた ユーザーの追加または招待 パネルで、「既存のユーザーまたはゲストを入力してください」フィールドに、招待する外部ユーザー(ゲスト)のメールアドレスを入力します。
    カンマまたはセミコロン区切り、一度に最大50ユーザーまたは1,500文字を入力できます。
    招待者数が上限に達した場合、上限を超えたアドレスは自動的にフィールドから削除されメッセージで通知されます。
    How to invite external user3.png

  3. 「追加」を選択します。

招待状の送信が完了すると、通知に確認メッセージが表示されます。:「招待通知をゲストに送信しました」

How to invite external user4.png

招待されたゲストユーザーは、コースカタログへの招待の受諾と、必要な情報の入力するための通知メールを受け取ります。
招待状のリンクの有効期間は、90日間です。

ゲストが招待を受け入れると、コースカタログの「ユーザー」ページに追加され、コース /トレーニングプランに登録することができます。

外部ユーザー(ゲスト)の側のプロセス

外部ユーザー (ゲスト) は招待をメールで受け取ります。

受け取ったメールで以下の手順を行うと、招待されたLMS365コースカタログへのアクセスが可能になります。

ここではGmailアカウントユーザーの招待メールを例にご説明します。

  1. 受信した招待メールで、ユーザは「招待の承諾」リンクを選択して、コースカタログへの招待を受諾します。

    How to invite external user5.png

  2. ユーザーはマイクロソフトのサインインページにリダイレクトされます。そこで「コード送信」を選択します。
    How to invite external user6.png

  3. アカウント認証コードがEメールで送信されます。認証コードは30分間有効です。
    マイクロソフトのサインインページに戻り、このコードを入力してサインインします。

    How to invite external user7.png

  4. 外部ユーザー (ゲスト) はコースカタログホームページにリダイレクトされ、コースやトレーニングプランを閲覧することができます。

外部ユーザー (ゲスト)が、このテナントで初めてコースカタログへの招待を承諾する場合、組織からアクセス許可を要求されることがあります。「承諾」を選択すると、コースカタログページにリダイレクトされます。

How to invite external user8.png