LMS365 に外部ユーザー (ゲスト) を招待する方法

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目次

はじめに

お客様の LMS365 環境に、取引先、関連会社、あるいは顧客など、社外の人々を招待してアクセスを提供するケースもあると思います。

LMS365 では、LMS365 環境にアクセスするために招待された組織外の人々を「外部ユーザーまたはゲスト」と呼びます。

ここでは、LMS365 の外部共有設定と LMS365 コース カタログに外部ユーザー (ゲスト) を招待する手順、およびゲストが LMS365 にアクセスするために行うべき手順の概要を説明します。

 

外部ユーザー (ゲスト) の招待を有効にする

必要なロール:Microsoft 365 グローバル管理者または SharePoint 管理者

LMS365 に外部ユーザー (ゲスト) を招待するには、以下のようにテナントで外部共有設定を行う必要があります。

  • Learn365 管理センターで通知メールが有効になっていることを確認します。詳細については、こちらを参照してください。通知が有効でない場合、ゲストに招待メールを送信できません。
  • テナントに Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) の外部コラボレーションを設定します。設定の手順については、 こちらのマイクロソフトのドキュメントを参照してください。
  • 組織 (テナント) レベルと個々のコース カタログ (サイト) レベルで SharePoint 環境の外部共有を設定します。設定の手順については、こちらを参照してください。

 

注記:  

外部共有設定が適切に設定されていない場合、外部ユーザ (ゲスト) が LMS365 のコース カタログ ページにアクセスしようとすると、アクセス権の問題が発生します。

 

外部ユーザー (ゲスト) をカタログに招待する

必要なロール:カタログ管理者

外部ユーザー (ゲスト) にコース カタログへのアクセスを提供するには、Learn365 管理センターから関連するコース カタログへの招待状を送信する必要があります。そのためにはゲストのメール アドレスが必要です。

ユーザーを各コースやトレーニング プランに登録する前に、すべてのユーザーを「ユーザー」ページに追加することをお勧めします。

 

外部ユーザーのメール アドレス

外部ユーザー (ゲスト) を LMS365 に招待するには、メール アドレスを使用します。

LMS365 は Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) を使用して外部ユーザー (ゲスト) を識別します。

ユーザーのメール アドレスは、Microsoft アカウントである必要はなく、Gmail のような任意のサービス プロバイダーのものでも構いません。

外部ユーザー (ゲスト) が LMS365 コース カタログへの招待を受け入れると、この外部ユーザーのゲスト アカウントが組織の Microsoft テナントに自動的に作成されます。Microsoft Entra の管理センター (Azure Active Directory) では、ユーザーのゲスト アカウントは、下の図で示すように、user.account#EXT#@テナント ドメイン.onmicrosoft.comの形式で表示されます。

この外部ユーザー (ゲスト) は、通常のメール アドレスを使用して LMS365 にログインします。

How to invite external user1.png

 

Learn365 管理センターでは、ユーザーが LMS365 にログインするために使用する通常のメール アカウントが表示されます。

How to invite external user2.png

 

外部ユーザー (ゲスト) を「ユーザー」ページに追加する

必要なロール:カタログ管理者

ユーザーを各コースやトレーニング プランに登録する前に、すべてのユーザーを「ユーザー」ページに追加することをお勧めします。これにより、ユーザーはコース カタログ内のすべてのコースとトレーニング プランにアクセスし表示することができ、SharePoint からのアクセス拒否を防ぐことができます。

ユーザーを「ユーザー」ページに追加して招待しても、LMS365 サブスクリプションのライセンスは消費されません。

LMS365 サブスクリプションのライセンスは、ユーザーが受講者としてコースやトレーニング プランに登録されている場合に使用されます。サブスクリプションのユーザー数の計算方法については、こちらを参照してください。

「ユーザー」ページに追加されたユーザーは、コース カタログ サイト コレクションの SharePoint 閲覧者グループに追加され、このカタログ内のすべてのコースとトレーニング プランにアクセスし表示する権限が付与されます。特定のトレーニングについて、カタログ内の特定のユーザーのみがアクセスできるようにする場合は、「トレーニング対象者」と「限定公開」オプションを使用します。

 既定の SharePoint サイト グループについては、こちらのマイクロソフトのドキュメントを参照してください。

 

「ユーザー」ページから LMS365 に外部ユーザー (ゲスト) を招待する場合、Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) を介した追加の同意または認証を求められることがあります。

 

同意または認証を行うには:

1.Learn365 管理センター>ユーザー に移動します。

2.開いた「ユーザー」ページで、「+ユーザーの追加または招待」を選択します。

3.「ユーザーの追加または招待」パネルで、情報アイコンを選択します。情報メッセージにリンクが表示されない場合、ユーザー側からの操作は必要ありません。

4.開いた情報メッセージで、次の操作を行います。

  • LMS365 上でゲスト ユーザーを招待できるようにするためには、グローバル管理者による追加の同意承認が必要となります。「承諾」リンクを選択し、ゲストを組織に招待することに同意します。
  • LMS365 上でゲスト ユーザーを招待できるようにするためには、Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) を介した認証が必要となります。本人確認を行うため、「サインイン」リンクを選択し、サインインします。

LMS365 に外部ユーザー (ゲスト) を招待するには:

1.Learn365 管理センター>ユーザー に移動します。

2.開いた「ユーザー」ページで、「+ユーザーの追加または招待」を選択します。

3.「ユーザーの追加または招待」パネルで、「既存のユーザーまたはゲストを入力してください」フィールドに、招待する外部ユーザー (ゲスト) のメール アドレスを入力します。

カンマまたはセミコロンで区切り、一度に最大 50 人の内部ユーザー、または 1,500 文字を入力できます。ユーザー数が上限に達した場合、上限を超えたアドレスは自動的にリストから削除され、その旨を通知するメッセージが表示されます。How to invite external user3.png

4.「追加」ボタンを選択します。

ゲストへの招待状の送信処理が完了すると、「通知」 (ベル アイコン) に「招待通知をゲストに送信しました」という確認メッセージが表示されます。

How to invite external user4.png

50 人以上のユーザーまたは 1,500 文字以上を入力するには、手順 1 ~ 4 を繰り返します。

招待された外部ユーザー (ゲスト) は、コース カタログへの招待の承諾と、必要な情報を入力するための通知メールを受け取ります。招待状のリンクの有効期間は、90 日です。

5.外部ユーザーが招待を受け入れると、該当するコース カタログの「ユーザー」ページに追加され、コースやトレーニング プランに登録することができます。

 

外部ユーザー側での招待の承諾の手順

カタログ管理者が LMS365 コース カタログへの招待メールを外部ユーザー (ゲスト) に送信すると、ユーザーはコース カタログへの参加通知メールを受け取ります。受け取ったメールで以下の手順を行うと、招待されたコース カタログへのアクセスが可能になります。

ここでは Gmail アカウント ユーザーの招待メールを例にご説明します。

1.受信した招待メールで、ユーザーは「招待の承諾」リンクを選択して、コース カタログへの招待を受け入れます。
How to invite external user5.png

2.ユーザーはマイクロソフトのサインイン ページにリダイレクトされます。そこで「コード送信」を選択します。How to invite external user6.png

 

3.アカウント認証コードが Eメールで送信されます。認証コードは 30 分間有効です。マイクロソフトのサインイン ページに戻り、このコードを入力してサインインします。

How to invite external user7.png

外部ユーザー (ゲスト) はコース カタログ ホーム ページにリダイレクトされ、コースやトレーニング プランを閲覧することができます。

外部ユーザー (ゲスト) が、このテナントで初めてコース カタログへの招待を承諾する場合、組織からアクセス許可を要求されることがあります。「承諾」を選択すると、コース カタログ ページにリダイレクトされます。

How to invite external user8.png