ユーザーをトレーニングプランに登録する方法

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目次

はじめに

トレーニングプランにユーザーを登録することで、ユーザーは当該トレーニングプランとそのすべてのコースの受講者となります。ユーザーは様々な方法でトレーニングプランに登録することができます。

ここでは、管理者がユーザーをトレーニングプランに登録する方法と、トレーニングプラン内のコースの登録ロジックについて、具体的な事例を交えて説明します。

重要!:

  • カタログ管理者は、コースやトレーニングプランに登録する前に、関連するすべてのユーザーと Microsoft Entra (Azure Active Directory) グループを「ユーザー」リストに追加することをお勧めします。これにより、ユーザーはこのカタログのすべてのコースとトレーニングプランページに適切にアクセスできるようになり、ユーザーがカタログ内を移動したとき、SharePointによるアクセスの拒否メッセージが表示されることを防ぐことができます。
    トレーニング対象者と限定公開を使用して、特定のトレーニングにカタログの特定のユーザーのみがアクセスできるようにすることができます。
  • SharePointのネイティブな共有機能を使用する代わりに、上記のオプションを使用することをお勧めします。SharePointサイトの所有者は、コースカタログのSharePointサイトのSharePointグループにユーザーを追加できます。このオプションにより、これらのユーザーはこのカタログのカタログ、コース、トレーニングプランのページを表示することが可能となります。ですが、これらのユーザーはカタログのユーザーリストには自動的に追加されません。そのため、これらのユーザーはLMS365(Learn365)では操作が制限されることがあります。

登録方法

ユーザー ページから

必要なロール: カタログ管理者

カタログ管理者は、LMS365 (Learn365) 管理センターのユーザーページからユーザーをトレーニングプランに登録することができます。

この手順の詳細については、こちらをご参照ください。

How to enroll users in courses1.png

トレーニングプラン設定パネルから

必要なロールカタログ管理者. コース管理者は、トレーニングプランが作成され、トレーニングプラン管理者ロールが割り当てられた後、トレーニングプランの受講者を登録および管理することができます。

トレーニングプラン設定パネルの「ユーザー」セクションから、ユーザーをトレーニングプランに登録することができます。

  1. トレーニングプラン設定パネルの「ユーザー」セクションの「受講者」タブで、「+受講者登録」を選択します。
  2. 「ユーザー 検索」フィールドに、登録するユーザーの名前、Microsoft Entra (Azure Active Directory) グループ、Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループ、またはセキュリティ グループを入力します。

    カンマまたはセミコロンで区切られたリストとして、一度に最大50人の内部ユーザーまたは1,500の文字を入力することができます。
    すべてのユーザー、および外部ユーザー以外のすべてのユーザーグループは追加できません。

    無効なメールアドレスや認識できないユーザーを入力した場合、問題を修正するまで次に進むことができません。無効なメールアドレスとユーザーは赤色で強調されます。
    最大50メールアドレスまたは1,500文字を超えると、該当する情報メッセージが表示されます。この手順を繰り返して、追加のメールアドレスを入力することができます。

    Microsoft Entra(Azure AD)を追加した場合、グループ内のすべてのユーザーがカウントされます。

  3. 「登録」を選択します。

How to enroll users in training plans1.png

すべてのユーザーを登録するには数分かかることがあります。この間、登録済受講者のリストでは、ユーザーの名前はグレーアウトしており、非アクティブとなります。

登録されたユーザーとグループは、追加された順番に関係なく、アルファベット順に表示されます。登録されたグループには、タイトルの横の括弧内にユーザー数が表示されます。

受講者の名前とグループタイトルがアクティブになると、「メッセージの送信」オプションと「登録を取り消す」 オプションが利用できるようになります。

これらの変更は自動的に保存されます。

 

Microsoft Entra(Azure AD)グループを通じて

必要なロール:Microsoft 365 グローバル管理者は、Microsoft Entra (Azure Active Directory) グループ内のユーザーを管理できます。コースおよびカタログ管理者 は、Microsoft Entra グループをトレーニングプランに登録することができます。

Microsoft Entraグループがトレーニングプランに登録されると、グループの現在のメンバーは元より、後からグループに追加されるユーザーも自動的にトレーニングプランに登録されます。

Microsoft Entraグループをトレーニングプランに登録することで、特定の役割を持つ全員を自動的に同じトレーニングに登録することができます。ユーザーに役割が割り当てられると、関連する Microsoft Entra グループに追加されます。例えば、管理職、新入社員、あるいは特定の部署のMicrosoft Entraグループがある場合、該当するトレーニングにこれらのグループを登録することができます。

Microsoft 365 グローバル管理者ロールを持つユーザーは、Microsoft Entraグループ内のユーザーの管理を担います。Microsoft 365 グローバル管理者がユーザーを Microsoft Entra グループに追加すると、そのユーザーはグループが登録されているすべてのコースやトレーニングプランに自動的に登録されます。ユーザーが Microsoft Entra グループから削除されると、そのグループが登録されているすべてのコースやトレーニングプランからユーザーの登録は自動的に解除されます。

Microsoft Entra または Microsoft 365 グループを使用してユーザーをコースやトレーニングプランに登録する方法については、こちらを参照してください。

 

LMS365 APIを通じて

LMS365 API を使用して、ユーザーをトレーニングプランに登録することができます。詳しくはこちらを参照 してください。

 

トレーニングプランの登録ロジック

一般的な流れ

受講者がトレーニングプランに登録されると、自動的にすべてのコースに登録されます。

トレーニングプラン「LMS365(Learn365)を始めよう」には3つのコースがあります。このトレーニングプランに登録すると、受講者は自動的にトレーニングプランを構成する3つのコースすべてに登録されます。このトレーニングプランから登録解除すると、受講者は自動的に3つのコースすべてから登録解除されます。

  • 受講者がトレーニングプランに登録されても、同じコースを含む他のトレーニングプランに自動的に登録されることはありません。
  • 受講者が、トレーニングプランの一部であるコースに既に個別に登録されている場合、その受講者はトレーニングプランに自動的に登録されることはありません。
  • 受講者がコースを完了し、その後、この完了したコースを含むトレーニングプランに登録されると、このコースのステータスは完了になります。受講者がトレーニングプランに登録されるまでは、既に個別に完了したコースも含め、受講者はコースのステータスを見ることができません。トレーニングプランに登録後、個別に完了しているコースは、トレーニングプラン内で完了ステータスを維持します。

トレーニングプランにコースが追加される一般的なシナリオ

シナリオ#1

受講者は、トレーニングプランの一部のコースを受講中または完了しています。トレーニングプランのステータスは 「受講中」 です。管理者はこのトレーニングプランにコースを追加します。
受講者はこのコースに個別に登録されてはいません。

その結果:

  • 追加されたコースは、トレーニングプランの完了に必須として自動的に設定されます。トレーニングプランを完了するには、受講者はこの追加されたコースを完了する必要があります。管理者は、トレーニングプラン設定パネルの「コース」セクションから「完了必須」の設定を変更することができます。このトレーニングプランにおける受講者の進捗ステータス(受講中)は変更されませんが、トレーニングプランの進捗率は、完了に必要なコース数の更新に応じて再計算されます。
  • 受講者には、追加されたコースがトレーニングプランのホーム ページにトレーニングプランの1つとして表示されます。コースはロックされ、次のメッセージが表示されます。:「このコースは、あなたが登録するまでロックされています。」
  • 受講者は、新しく追加されたコースに登録するまでそのコースに関するメール通知を受け取ることはありません。
  • 受講者は、次のいずれかの方法で追加されたコースに登録する必要があります。:

シナリオ#2

受講者は、トレーニングプランの一部のコースを受講中または完了しています。トレーニングプランのステータスは 「受講中」 です。管理者はこのトレーニングプランにコースを追加します。
受講者はこのコースに個別に登録されています。

その結果:

  • 受講者は、このコースに対する既存の登録と、学習の進捗を維持します。
  • 追加されたコースは、トレーニングプランの完了に必須として自動的に設定されます。トレーニングプランを完了するには、受講者はこの追加されたコースを完了する必要があります。管理者は、トレーニングプラン設定パネルの「コース」セクションから「完了必須」の設定を変更することができます。
  • このトレーニングプランにおける受講者の進捗ステータス(受講中)は変更されませんが、トレーニングプランの進捗率は、完了に必要なコース数の更新に応じて再計算されます。
  • 受講者には、追加されたコースがトレーニングプランのホーム ページにトレーニングプランの1つとして表示されます。
  • 受講者が、追加されたコースを完了するまで、そのコースに関するメール通知を受け取ることはありません。

シナリオ#3

受講者がトレーニングプランを完了した後、管理者がこのトレーニングプランにコースを追加します。受講者はこのコースに個別に登録されています。

その結果:

  • 受講者は、このコースに対する既存の登録と、学習の進捗を維持します。
  • このトレーニングプランにおける受講者の進捗ステータス(完了)に変更はありません。
  • 受講者には、完了したトレーニングプランの1つとして、トレーニングプランのホームページに追加されたコースが表示されます。
  • 受講者は、新しく追加されたコースやトレーニングプランの進捗に関する通知を受け取ることはできません。
  • 受講者が追加したコースをトレーニングプランの外側またはトレーニングプラン内において完了した場合、「コース完了の確認」通知が受講者に送信されます。
  • 受講者が追加されたコースを完了する必要がある場合、カタログまたはコース管理者は、「進捗のクリア」オプション、「再受講」オプション、またはトレーニングプランの進捗の編集を通じて、受講者のトレーニングプランの進捗をリセットする必要があります。詳しくはこちらを参照 してください。 通知フローは、選択したオプションによって異なります。

シナリオ#4

受講者がトレーニングプランを完了した後、管理者がこのトレーニングプランにコースを追加します。受講者はこれらのコースに個別に登録されてはいません。

その結果:

  • 受講者は、新しく追加されたコースやトレーニングプランの進捗に関する通知を受け取ることはできません。
  • このトレーニングプランにおける受講者の進捗ステータス(完了)に変更はありません。
  • この受講者は、追加されたコースに自動的に登録されることはありません。
  • 追加されたコースは、トレーニングプランの完了に必須として自動的に設定されます。管理者は、トレーニングプラン設定パネルの「コース」セクションから「完了必須」の設定を変更することができます。

  • 受講者には、追加されたコースがトレーニングプランのホームページに表示されます。
  • コースはロックされ、次のメッセージが表示されます。:「このコースは、あなたが登録するまでロックされています。」
  • 受講者がトレーニングプランの一部として追加されたコースを完了する必要がある場合、カタログまたはコース管理者は、「進捗のクリア」オプション、「再受講」 オプション、またはトレーニングプランの進捗の編集を通じて、受講者のトレーニングプランの進捗をリセットする必要があります。詳細はこちらをご参照ください。通知フローは、選択したオプションによって異なります。
  • 受講者が追加コースに登録する必要がある場合、以下のいずれかの方法で登録することができます。:
    • トレーニングプランの他のコースを完了すると、新しく追加されたコースに自動的に登録されます。
    • カタログまたはコース管理者は受講者を手動でこれらのコースに登録することができます。
    • コースのホームページから各自で登録します。各自で登録する場合、現在のトレーニングプランのホームページで該当するコースのタイトルを選択し、コースのホームページに移動してください。これ以降、コースのタイプによって登録と通知フローが変わります。

注記:

  • このコースがトレーニングプランに追加された後で、受講者がトレーニングプランの外で追加したコースの1つを完了した (あるいは、カタログまたはコース管理者がそのコースを手動で完了した) 場合は、次のようになります。:
    • 受講者のトレーニングプラン完了ステータスは変更されません。
    • 受講者は、トレーニングプランの進捗に関するメール通知を受け取ることはできません。
    • 受講者は、トレーニングプランに追加されたその他のすべてのコースに自動的に登録され、それらのコースの「コース登録の確認」通知を受け取ります。
    • 受講者がトレーニングプランの一部として追加されたコースを完了する必要がある場合、カタログまたはコース管理者は、「進捗のクリア」オプション、「再受講」 オプション、またはトレーニングプランの進捗の編集を通じて、受講者のトレーニングプランの進捗をリセットする必要があります。
      詳しくはこちらを参照 してください。通知フローは、選択したオプションによって異なります。

  • コースがトレーニングプランに追加された後で、受講者がトレーニングプランの外で追加されたコースの1つに(未開始または受講中のステータスで)登録された場合、次のようになります。:
    • 受講者のトレーニングプラン完了ステータスは変更されません。
    • 受講者は、トレーニングプランの進捗に関するメール通知を受け取ることはできません。
    • 受講者は、コースが完了するまで、トレーニングプランの残りの追加されたコースに自動的に登録されません。

 

シナリオ#5

受講者がトレーニングプランを完了した後、管理者がこのトレーニングプランにコースを追加します。受講者は、トレーニングプランに追加される前に、トレーニングプランの外で追加されたコースを完了しています。

その結果:

  • 受講者のトレーニングプラン完了ステータスは変更されません。
  • 追加されたコースの完了ステータスは変更されません。
  • 受講者は、トレーニングプランの進捗に関するメール通知を受け取ることはできません。
  • 受講者はコースの進捗に関するメール通知を受け取ることはできません。
  • 受講者は、トレーニングプラン内からこれらのコースを確認することができます。