Excel を使って、ダウンロードした Learn365 監査証跡ファイルのデータを分析することができます。
データは .JSONフォーマットで作成されていますが、Excelで閲覧することで、わかりやすいフォーマットで表示することができます。
監査証跡機能を使用すると、特定の日付に特定のプロセスが実行されたユーザーを識別できます。
たとえば、特定のカタログに割り当てられたことがあるユーザーの検索や、特定のコースを完了しても一部のユーザーに認定証が付与されなかった理由の調査などができます。
ここでは、これを行う方法と、情報をフィルタリングしてテーブルに表示するための手順を説明します。この手順では、複数のカタログにわたって特定の日付の特定のユーザーに関連する記録されたすべてのイベントを取得する方法を紹介します。
ダウンロードした監査証跡データをExcel フォーマットに変換する
以下の手順で、.JSONフォーマットからExcel フォーマットに変換します。
1．Excelで、「データ」タブ＞ データの取得＞ファイルから」>「JSONから(J)」を選択し、ダウンロード監査証跡ファイルを選択しExcelにインポートします。
ファイルが読み込まれると、Excelで「レコード ツール」ウィンドウが開きます。
2．「List」を選択してデータを展開します。
リストが展開されると、ウィンドウが「リストツール」に変わります。
3. インポートしたデータをテーブル ビューに変換するには、左側の「テーブルへの変換」を選択します。開いた「テーブルへの変換」ウィンドウで「OK」を選択して次に進みます。
4．列見出し「Column1」にあるフィルターアイコンを選択し、テーブルに表示するデータを設定します。
既定ではすべてのフィルターチェックボックスが選択されています。「すべての列の選択」を使用して、すべてのチェックボックスの選択を解除するか、不要なチェックボックスを手動で解除することができます。
この例では、複数のカタログにおける特定の日付の特定のユーザーに関連するすべてのイベントを表示したいので、すべてのチェックボックスをクリアし、関連するものだけ（course、courseCatalog、enrollment、initiatedBy、timestamp、type、user）を選択します。
| type プロパティはデータタイプを示します。これは、たとえば UserEnrolled といったイベント名と同じです。監査証跡に記録される Learn365 イベントの詳細については、こちらを参照してください。 |
関連するチェックボックスを選択した状態で「OK」を選択して次に進みます。
選択されたフィルター項目はExcelの列として表示されます。
列に「Record」と表示されている場合は、列フィルタがまだ定義されていないことを意味します。
各列はプロパティを表し、そのプロパティは、表示する特定のデータフィールドを指定することができる固有のフィルター（またはサブ フィルター）セットを持っています。
サブ フィルターは、「ABC Column1」列と同じように設定されます。
関連する列のフィルターアイコンを使用して、表示する列内のデータを選択します。現在作業中（フィルターを選択中）の列は緑色で表示されます。
テーブルに含めたい列からプロパティを選択し、OKで確定します。
この例では、次のサブフィルター：courseType、isPublished、title を選択します。
「OK」を選択すると、列がワークシートに追加されます。
例えば、ABC Column1.course 列から選択された「courseType」は、「ABC Column1.course.courseType」列として表示されます。
列名はタイトルをダブルクリックして変更することができます。
6．テーブルに必要な情報だけを表示するには、各列を設定します。目的に関係のないプロパティの列は飛ばします。必要であれば、列の名前を変更します。不要な列を削除するには、列の見出しを右クリックし、削除を選択します。
右側にある「適用したステップ」に、実行したすべての操作のリストが表示されます。各操作の横に表示される ✘ アイコンを選択すると、簡単にその操作を取り消すことができます。
すべての列の設定、フィルタリング、（必要に応じて）名前の変更が完了したら、結果をエクセルの表に変換する準備は完了です。
7．メニューの「閉じて読み込む」を選択してエクセルの表に変換します。
結果はテーブルビューで表示され、フィルターをかけたり、Excelワークシートとして使用することがで きます。