承認フロー

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LMS365には、コースやトレーニングプランへの登録オプションとして「承認フロー」オプションがあります。

ここでは、承認フローの種類とその管理方法についてご説明します。


承認フローの種類

LMS365には次の承認フローがあります。

  • 自動承認:コース・トレーニングプランのホームページで受講ボタンを選択すると、ユーザーはすぐに受講者として登録されます。

  • ライン管理者による承認:ユーザーがコース・トレーニングプランに登録する場合、ライン管理者による承認が必要となります。ユーザーのライン管理者は、Azure AD で設定します。

  • 管理者の承認:ユーザーがコース・トレーニングプランに登録する場合、コース管理者またはコースカタログ管理者による承認が必要となります。

受講申請の管理

ユーザーからの受講申請がある場合、トレーニング管理ページのナビゲーションバーに「承認待ち」リンク(丸数値は承認待ちとなっている申請の数)が表示されます。
また、承認待ちの申請がある場合、コース・トレーニングプランには警告サインが表示されています。

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「承認待ち」を選択すると、承認待ちがあるすべてのコース・トレーニングプランが表示されます。

コースまたはトレーニングプランを選択し、コース管理(トレーニングプラン管理)パネルの「受講承認(n)」で申請を管理することができます。

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申請の承認・却下

受講申請は、次の方法で承認・却下することができます。

  • 承認者が受け取ったEメールや Microsoft Teams 通知から行う
  • LMS365管理センターの受講承認パネルで行う

2つの違いは、通知から行う場合、通知にある1つの申請を処理するのに対し、LMS365管理センターでは、コースやトレーニングプランにあるすべての申請を一度に処理することができます。

※ Microsoft Teamsで通知を受け取るには設定が必要です。

EメールとTeams 通知からの 承認/却下:

ユーザーが、ライン管理者または管理者の承認が必要なコース・トレーニングプランに登録すると、承認者に、「コースへの受講申請」メールと Microsoft Teams 通知が送信されます。この承認申請には、申請者、トレーニングに関する情報、および承認・却下のリンク(ボタン)が記載されています。

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例:Eメールで受け取る通知

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例:Teamsで受け取る通知

承認者が承認を選択すると「受講承認の確認」ページが表示されます。
このページには、コースのタイプと名前(リンク)、
承認を申請したユーザーの名前、設定されたコースの情報が記載されています。

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インストラクター主導型コースは、受講が選択したセッションの情報も表示されます。

例:複数セッション選択
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例:1つのセッションを選択
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Teamsでは、「管理」タブに表示されます。

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「承認」ボタンを選択します。登録申請が正常に承認されると、メッセージが表示されます。ユーザーは、コースと選択したセッションの両方の受講者に登録されます。

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承認者がEメールと Microsoft Teams 通知で「却下」を選択すると「登録却下の確認」ページが表示されます。
このページには、コースのタイプと名前(リンク)、承認を申請したユーザーの名前、設定されたコースの情報が記載されています。
1つのセッション、または複数セッションを選択するインストラクター主導型コースの場合、ユーザーが選択したセッションに関する情報も表示されます。

「却下理由」フィールドに、承認を却下する理由を入力します。これにより「却下」ボタンが有効になります。

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Teamsでは、「管理」タブに表示されます。

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「却下」ボタンを選択します。登録申請が正常に却下されると、メッセージが表示されます。

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ユーザーには、却下の理由が記載された「受講申請却下の確認」通知が送信されます。

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受講承認パネルでの 承認/却下:

LMS365管理センターの受講承認パネルで行うには、

1.LMS365管理センター>トレーニング管理ページのナビゲーションバーにある「承認待ち」を選択し、承認待ちがあるトレーニングをすべて表示します。

2.コースまたはトレーニングプランを選択し、「コース管理/トレーニングプラン管理」パネルの「受講承認(n)」を選択します。

3.「登録の承認」パネルが開きます。既定では、承認待ちの受講者が表示されています。受講者を選択し「承認」または「却下」ボタンを選択します。

現在のコース/トレーニングプランのすべての申請を表示するには、「申請ステータス:すべて」を選択します。

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eラーニングコースとトレーニングプラン:

承認待ちのすべての受講者が表示されています。

申請を承認するには、受講者を選択し「承認」ボタンを選択します。受講者はコース/トレーニングプランに登録され、申請ステータスは「受講登録済」になります。

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申請を却下するには、受講者を選択し「却下」ボタンを選択します。テキストボックスに却下の理由を入力します。「OK」で処理を実行するか、「キャンセル」で処理を取り消します。

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1つのセッションを選択するインストラクター主導型コース:

受講承認パネルには、セッションの開始日が一番早い日付の承認待ちが表示されます

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他の日付を確認するには、ドロップダウンリストから選択します。リストでは、承認待ちとなっている申請の数、セッションの開始日時、設定されている場合はインストラクター、セッションの場所が表示されます。

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申請を承認するには、セッションを選択後、受講者を選択し「承認」ボタンを選択します。

受講者はコースと選択したセッションに登録され、申請ステータスは「受講登録済」になります。

申請を却下するには、セッションを選択後、受講者を選択し「却下」ボタンを選択します。テキストボックスに却下の理由を入力します。「OK」で処理を実行するか、「キャンセル」で処理を取り消します。

複数のセッションを選択するインストラクター主導型コース:

このコースのすべての承認待ちの受講者が表示されます。

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受講者が選択した承認待ちとなっているセッションを確認するには「セッションのリスト」 リンクを選択します。セッションパネルが開き、セッションの開始日、終了日、タイムゾーン、場所を確認できます。

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承認と却下は、受講者が選択したすべてのセッションに適用されます。

申請を承認するには、受講者を選択し「承認」ボタンを選択します。受講者は、コースと選択したすべてのセッションに登録され、申請ステータスは「受講登録済」になります。

申請を却下するには、受講者を選択し「却下」ボタンを選択します。テキストボックスに却下の理由を入力します。「OK」で処理を実行するか、「キャンセル」で処理を取り消します。

一括してすべてのセッションに登録するインストラクター主導型コース:

このコースのすべての承認待ちの受講者が表示されます。

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申請を承認するには、受講者を選択し「承認」ボタンを選択します。受講者はコースと利用可能なすべてのセッションに登録され、申請ステータスは「受講登録済」になります。

申請を却下するには、受講者を選択し「却下」ボタンを選択します。テキストボックスに却下の理由を入力します。「OK」で処理を実行するか、「キャンセル」で処理を取り消します。


受講承認パネル

受講承認パネルには以下の情報が表示されます。

承認フロー:承認フローのタイプを表示します。

受講者のセッション登録方法:セッションの 登録タイプを表示します。※インストラクター主導型コースのみ

名前:受講者の名前を表示します。

Eメール:受講者のメールアドレスを表示します。

部署:受講者の所属部署を表示します。情報は Azure Active Directory から取得されます。

ライン管理者:Azure Active Directoryで上司として設定されているユーザーを表示します。

申請ステータス:受講の申請状況を表示します。

  • 受講登録済:申請が承認され、コースに受講登録された状態。
  • 承認待ち:ライン管理者または管理者による承認が保留となっている状態。
  • キャンセル:申請が承認、または却下される前に、受講者が受講申請を取り消した状態。
  • 却下済み:ライン管理者または管理者によって申請が却下された状態。

最終更新日時:受講申請の最終更新日時を表示します。(現在のサイトの地域設定に従います。)

更新者:申請の承認/却下を最後に行ったユーザーを表示します。

キャンセルステータスでは、受講者のキャンセルメッセージをツールチップで見ることができます。

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受講者がコースを再受講した場合、ツールチップに表示されます。

 

受講者がトレーニングプランの登録を解除し、その結果、このトレーニングプランのコースからも登録が解除された場合、これらのコースのツールチップは「トレーニングプラン経由でキャンセルされました」と表示されます。

却下済みステータスでは、承認者が申請を却下した際に、受講者に送ったメッセージをツールチップで見ることができます。

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受講申請情報のエクスポート

申請情報をExcelに出力することができます。[__________.pngエクスポート]を選択すると、以下の形式の Excelファイルがローカルコンピューターにダウンロードされます。

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