コースカタログの受講者管理

  • 更新

LMS365では コースカタログの受講者一覧でLMS365の受講者を管理することができます。ここでは、コースカタログにいる受講者管理の他、受講者の追加・削除・外部ユーザーを招待する方法、コースカタログから受講者の記録を消去する方法などについて説明します。

1.ユーザーを追加または招待する

既定値ではLMS365のコースカタログの受講者はコースカタログ内に作成されたコースを閲覧することができます。
既存の Microsoft 365ユーザー、Active Directory グループを受講者一覧に追加したり、コースカタログに外部ユーザーを招待することができます。

ユーザー・グループの追加、外部ユーザーの招待は以下の手順で行います。

1.管理センターの、受講者管理>「受講者一覧」に移動します。

mceclip0.png

2.ページの上部にある「+ユーザーを追加または招待」をクリックします。

3. ユーザー名、グループ名、またはEメールアドレスを入力します。

カンマ、またはセミコロンで区切り、一度に最大50人の内部ユーザー、または1500のシンボルを入力できます。単一または複数のユーザーだけでなく、単一のActive Directory/Microsoft 365グループ、または複数のグループ(組織内のみ)を追加することができます。Microsoft 365 グループとは、Microsoft 365 グループ、Office 365グループ、メールが有効なセキュリティグループ、またはセキュリティグループを意味します。

形式が正しくないメールアドレスや、認識されていないユーザー名を入力すると、次のようなメッセージが表示されます。

mceclip1.png

ユーザーが存在するかどうか、またはメールアドレスの形式が合っているか確認してください。

注記:リストに含まれているユーザー名(またはメールアドレス)が間違っていた場合、問題の原因となったユーザー名(またはメールアドレス)の後にいるユーザーまたはゲストは、コースカタログに追加(または招待)されません。例えば、一度に7人のユーザーを追加し、4番目のユーザーのメールアドレスが認識されなかった場合、5番目と6番目のユーザーはコースカタログに追加されません。 その場合、再度ユーザーの追加または招待を行ってください。

4.[ 追加]ボタンをクリックします。ユーザー/グループのユーザーは、受講者一覧とコースカタログを含むサイトコレクションの訪問者グループに追加されます。

5.完了すると、次の通知が表示されます。

mceclip3.png

6.招待されたユーザーには、コースカタログへのリンクが挿入された招待メールが届きます。ユーザーが招待を受け入れ全てのステップを完了(サインイン)すると、コースカタログの受講者一覧に追加されます。

注記:招待メールのリンクの有効期限は90日です。

2.外部ユーザーを招待するには

コースカタログに外部ユーザー(ゲスト)を招待する場合、事前に以下の手順を行います。

  • コースカタログ管理者であることを確認します。
  • Azure Active Directoryの外部コラボレーションが有効になっていることを確認します。
    外部コラボレーション設定を構成する方法については、こちらをご参照ください。
  • Azure Active Directoryの外部共有設定、SharePointテナントの外部共有設定、及びサイトコレクションの外部共有設定が有効になっているか確認してください。
  • メール通知が有効になっていることを確認します。通知を有効にするには設定>通知の「Microsoft365接続設定」で行います。

外部ユーザーをLMS365に招待する際、追加の同意と、Azure Active Directoryによる認証を求められる場合があります。同意を受け入れや、認証を行うには;

1.情報アイコンをクリックします。

mceclip10.png

2.外部ユーザーの招待が許可されていることを確認します。

mceclip11.png

3.本人確認を行います。

mceclip12.png

3.受講者を管理する

LMS365の受講者一覧にはコースカタログやカタログ内のコースへのアクセス権を与えられた全てのユーザーが表示されます。したがって、受講者一覧でコースカタログやカタログ内にあるコースのすべての受講者を確認し、管理することができます。受講者の情報は列で構成された一覧で表示されます。
受講者一覧では、受講者に関する一連のアクションの実行や、情報のレポートをダウンロードすることができます。
注記:受講者に関する情報は、Azure Active Directory から取得されます。

受講者一覧に表示する情報をカスタマイズするには、ページの上部にある「操作」ボタンから「表示する列を変更する」をクリックします。

mceclip4.png

リストに表示する列を選択します。ここでは、既に作成されている列やLMSシステムで作成された列を選択して、リストに表示することができます。表示順序の設定や、選択した列のタイトルを編集することもできます。

mceclip3.png

設定が完了したら「保存」ボタンをクリックします。変更した内容が受講者一覧に適用されます。
注記:LMS管理者は、列の設定に新しい列(カスタムデータを取り込むフィールド)を追加することができます。詳しくはこちらをご覧ください。

「ユーザーはコースカタログにあります」列を追加すると、受講者一覧に次のアイコンが表示されます。

mceclip5.png

アイコンが表示されているユーザーは特定のトレーニングにのみに登録されており、コースカタログ全体へのアクセス権を持っていないことを示しています。コースカタログへのアクセスを許可する場合は、[+ユーザーを追加または招待]を使用して、このユーザーをコースカタログに追加してください。

受講者一覧に表示されている全てのユーザーのレポートをダウンロードすることができます。レポートをダウウンロードするには[ 書出し]をクリックします。

mceclip0.png

Excelのファイルがローカルコンピューターにダウンロードされます。レポートは書き出し前に保存した「並べ替え」、「フィルター」、「列の順序」、「列の表示/非表示」が適用されたもので作成されます。非表示の列は、ファイルには含まれませんのでご注意ください。

既定値では受講者一覧はユーザー名の昇順で表示されます。列名をクリックして昇順、降順または、既定値のいずれかで表示できます。

各列の横にあるフィルターボタンで項目を選択して、受講者一覧をフィルタリングして表示できます。

mceclip6.png

検索フィールドを使用した場合、検索結果から項目を ✔ します。

mceclip7.png

[学習コースフィルター]を使用して、コースやトレーニングプランで受講者をフィルタリングできます。

mceclip8.png

コースカタログで利用可能なすべてのコースとトレーニングプランが表示されます。
検索フィールドを使用するか、コース(複数可)/トレーニングプラン(複数可)を選択して[フィルター]ボタンをクリックします。選択したコース、トレーニングプランに登録されている受講者のみを表示することができます。

mceclip9.png

[トレーニングなしでフィルター]ボタンは、トレーニングに登録されていない受講者のみを表示できます。

mceclip10.png

その他、以下のフィルターを使用できます。

mceclip11.png

  • 期間:日付(期間)を指定します。このフィルタリングの結果は、eラーニングの公開開始日と終了日、およびクラスルームやウェビナーコースのセッション開始日と終了日によって異なります。
  • 学習コース:トレーニングの種類「eラーニング」、「クラスルームトレーニング」、「ウェビナー」、「トレーニングプラン」、および公開ステータス「公開」、「非公開」、「予定」。
  • コンピテンシー:トレーニングに設定されたコンピテンシー。

コンピテンシーによるフィルタリングもできます。

mceclip13.png

レベルを選択して[フィルター]ボタンをクリックします。検索フィールドに名前、カテゴリ、タグを入力してフィルタリングすることもできます。

mceclip14.png

受講者一覧で受講者を選択すると、受講者管理パネルが表示され、選択した受講者に対して様々なアクションを実行することができます。
「受講者管理」パネルには以下アクションがあります。

メッセージの送信:

件名と本文を入力して、選択した受講者ににEメールメッセージを送信できます。メッセージは選択した全ての受講者がTO欄に追加された1通のメールとして送信されます。
注記:メッセージを送信するにはMicrosoft365接続設定で予め設定を行う必要があります。

mceclip15.png

受講の履歴を閲覧:

受講のすべての受講履歴を見ることができます。次の情報が表示されます。

mceclip16.png

このセクションでは、受講者の学習コース、認定証、コンピテンシーが表示され、これらの情報を PDF にエクスポートすることもできます。受講の履歴には トレーニングダッシュボードと同じ情報が表示されます。

受講の進捗を閲覧:

受講の進捗を閲覧では、次の情報が表示されます。

mceclip0.png

上段には、受講者の「受講登録済み学習コース合計」、「完了した学習コースの合計」、「合計CEU」、「平均スコア」が表示されます。また、トレーニングの「完了」、「受講中」、「未開始」、「遅延」ステータスの割合をグラフで表示します。
下段には、受講者の学習コースと詳細を表示します。コース完了設定されている場合は星☆マークが付きます。また、受講者の受講登録(受講者がトレーニングから登録を解除されている、またはトレーニングへの受講申請がある場合は「 No」と表示されます)、ステータス、CEU、進捗、得点、完了日、認定証の情報が表示されます。
認定証をダウンロードまたは削除するには、コースまたはトレーニングプランのをクリックして、認定証名の横にあるダウンロード、または削除をクリックします。

mceclip1.png

受講者の進捗情報をExcelにエクスポートするには[レポートをダウンロード]をクリックします。

mceclip2.png

 Excelファイルがローカルコンピューターにダウンロードされます。

mceclip22.png

学習コースに登録:

現在のコースカタログにあるコース、トレーニングプランに受講者を登録します。選択可能な全てのコースとトレーニングプラン、および選択した受講者([>展開]をクリック)が表示されます。

mceclip3.png

トレーニングは期間(開始日と終了日の期間)、トレーニングタイプ(eラーニング、クラスルームトレーニング、ウェビナー、トレーニングプラン)、公開ステータス(公開済、未公開、公開予定)でフィルタリングできます。検索フィールドにコース名等を入力して検索することもできます。
登録するコース、トレーニングプランを選択し[受講]ボタンをクリックすると、コースとトレーニングプラン(ロックされていない全てのコース)の受講者グループに追加されます。クラスルーム、ウェビナーで、受講者のセッション登録方法が「受講者を一括して全のセッションに登録する」の場合、受講者は、確認と予約の通知を受け取ります。「受講者を個別に各セッションに登録する」の場合、受講者はコースセッションの選択の通知を受け取ります。

学習コースの登録解除:

現在のコースカタログにあるコース、トレーニングプランから受講者の受講登録を解除します。受講者が登録されているコース、トレーニングプランと、選択した受講者が表示されます([>展開]をクリックします)。複数の受講者を選択している場合は、選択された受講者全てが登録されているコースのみが一覧に表示されます。

mceclip4.png

トレーニングは期間(開始日と終了日の期間)、トレーニングタイプ(eラーニング、クラスルームトレーニング、ウェビナー、トレーニングプラン)、公開ステータス(公開済、未公開、公開予定)でフィルタリングできます。検索フィールドにコース名等を入力して検索することもできます。
登録を解除するコースを選択し、[登録解除]をクリックすると、受講者は該当するコース、トレーニングプランの受講者グループから削除されます。登録申請はキャンセルされます。受講者は「コース登録のキャンセル確認」通知を受け取ります。 クラスルーム、ウェビナーの予定は削除されます。 受講者がADグループ介して登録された場合、登録を解除することはできません(警告メッセージが表示されます)。

全ての学習コースの登録解除:

現在のコースカタログにある全てのコース、トレーニングプランから受講者の受講登録を解除します。受講者を選択し全ての学習コースの登録解除をクリックします。次のメッセージが表示されます。

mceclip26.png

[OK]をクリックすると、選択した受講者は登録されているすべてのコース、トレーニングプランの受講者グループから削除されます。受講申請はキャンセルされます。受講者は解除の通知を受け取ります。 クラスルーム、ウェビナーの予定は削除されます。 受講者がADグループ介して登録されている場合、登録を解除することはできません(警告メッセージが表示されます)。

認定証のダウンロード:

受講者を選択し「認定証のダウンロード」をクリックします。 通知センターには、受講者の認定証を含むアーカイブの作成の進捗状況が表示されます。 リンクをクリックして認定証をダウンロードします。

mceclip27.png

選択した受講者にダウンロードする認定証がない場合は、次の通知が表示されます。

mceclip29.png

アーカイブファイル内の認定証は、受講者(受講者の名前を含むフォルダ)によってグループ化されます。 各フォルダにはすべてのステータスの認定証が含まれています。認定証はPDF形式でダウンロードされます。

読み込み:

外部トレーニングをインポートします。受講者を選択し、[読み込み]をクリックします。開いたパネルに入力します。

コースと完了日の入力は必須です。「コース」フィールドでは、トレーニングをインポートする既存のコースを選択するか、新しいコースのタイトルを入力します。新しいコースを入力する場合、コースタイプ(eラーニング、クラスルームトレーニング、ウェビナー)とそのカテゴリを設定する必要があります。トレーニングの完了日を設定し、付与されたCEUの数を入力します。

mceclip30.png

[次へ]をクリックすると次のパネルが開きます。

mceclip31.png

認定証をローカルコンピューター(.tiff、.jpeg、.bmp、.gif、.png、.pdf形式)からアップロードするか、テンプレートから作成し、有効期限(空欄可)を入力します(このステップは省略することができます)。
[保存]をクリックします。

注記:
● インポートされた外部トレーニングは、ダッシュボードに表示されます。レポートでは削除されたコースで表示します。コースカタログ、コース一覧、受講者管理一覧には表示されません。
● ユーザーが登録している既存のコース(登録済み、またはキャンセル済みのステータスを持つ)に認定証をインポートした場合、発行日が受講登録日より前の認定証は、受講者のダッシュボードに表示されません。※発行日とは、外部インポートで入力された完了日です。

コースカタログからユーザーを削除:

現在のコースカタログからユーザーを削除します。ユーザーはすべてのコースとトレーニングプランから登録解除されると同時に、受講者一覧からも削除されます。
ユーザーがActive Directoryグループを介して追加されている場合、次のことができます。

  • コースカタログからグループを削除。
  • Microsoft 365管理センターを介してグループからユーザーを削除。
  • APIを介してLMS365からグループ全体を削除。

コースカタログからグループを削除するには次の方法があります。

a.通知の[詳細]リンクをクリックします。

mceclip0.png

ユーザーと追加されたグループの一覧が表示されます。グループ名をクリックします。

mceclip5.png

開いた画面にある[グループを削除]ボタンをクリックして、グループを削除します。

mceclip1.png

  • このグループ介して登録されたすべての受講者は、コースおよびトレーニングプランの登録を解除されます。
  • このグループを介して登録または追加された受講者は、受講者一覧から削除されます。
  • 個別、または他のグループを介して登録または追加された受講者は、受講者一覧から削除、およびコースまたはトレーニングプランから登録の解除はされません。

b.Microsoft 365 管理センターを介してグループからユーザーを削除します。

Microsoft 365管理センター> アクティブユーザー> ユーザー削除で行います。反映に少し時間が掛かります。

c.APIを介してADグループ全体を削除します。

/ odata / v2 / CourseCatalogs({id})/ Users( '{userLogin}')を使用して、必要なパラメーターを指定します。

  • id :コースカタログID
  • userLogin : GET / odata / v2 / Users のResponse bodyに表示された中から、該当するグループのLoginNameを取得します。

コンピテンシーの付与:

受講者にコンピテンシーを付与します。受講者を選択し、[コンピテンシーの付与]をクリックします。開いたパネルで付与するコンピテンシーを選択し、必要に応じて失効日を設定します。[>展開]をクリックすると付与する受講者が表示されます。

mceclip2.png

コンピテンシーの取り消し:

受講者に付与されたコンピテンシーを取消します。[>展開]をクリックすると付与されている受講者が表示されます。

mceclip3.png

取り消されたコンピテンシーは、ダッシュボードの コンピテンシー>失効 タブに表示されます。コンピテンシーが手動で取り消された場合、達成(有効)されたすべてのコンピテンシーが取り消されます 。

4.受講者の記録を消去

LMS365 には、コースカタログから選択した受講者の記録をすべて消去することができます。これにより、お客様は忘れられる権利の原則を満たすことができます。詳しくは「LMS365での従業員の個人情報の利用について」をご覧ください。

ユーザーの記録をすべて消去すると、コースカタログ内のそのユーザー-の情報や行動の記録がすべて削除され、そのユーザーのデータはLMS365内にもう保存されていません。このようにして、そのユーザーを製品内で完全に消去することができます。

受講者の記録を完全に消去するには以下の手順で行います。

受講者一覧で受講者を選択し、[操作]>[受講者の記録を消去する]をクリックします。

mceclip5.png

確認メッセージが表示されます。
消去する場合[OK]をクリックし、中止する場合は[キャンセル]をクリックします。

mceclip2.png

[OK]をクリックすると、認証フォームが表示されます。 続行するにはパスワードを入力します。

mceclip3.png

再度、確認メッセージが表示されます。 [OK]をクリックし続行します。中止する場合は[キャンセル]をクリックします。

受講者の記録の消去が完了すると、

  1. 受講者は、現在のコースカタログの全てのコースとトレーニングプランから登録解除されます。
  2. 受講者の認定証は削除されます。
  3. SCORM / AICC、クイズ、ラーニングモジュールの実施は削除されます。
  4. 受講者は評価管理(グレードブック)に表示されません。
  5. 受講者はレポートに表示されません。
  6. 受講者のコンピテンシーは削除され、データベース>コンピテンシー>付与列から削除されます。
  7. 受講者のコース、トレーニングプランの評価はカウントされません。
  8. 受講者一覧から削除されます。
  9. 受講者は、ダッシュボードで他のコースカタログの履歴を見ることができます。  

注記:受講者がADグループを介してコースに登録されている場合、同期されると、受講者一覧に再度表示されます。
受講者が別のロール(サイトの所有者など)を持っている場合、サイトコレクションのすべてのグループからも削除されます。