ユーザーページでコースカタログのユーザーを管理する

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ユーザーページとは、LMS365 管理センターで、コースカタログ管理者が現在のコースカタログのユーザーを管理する場所です。例えば、ユーザーをコースカタログまたは個別のコースやトレーニングプランに追加(招待)したり、受講者の学習の追跡、レポートのダウンロード、スキルの付与・取消、認定証のダウンロード、LMS365からの受講者のデータの消去などがあります。

ここでは、コースカタログの「ユーザー」ページで LMS365の受講者管理について説明します。

1.コースカタログにユーザーを追加または招待する

ユーザーを各コースやトレーニングプランに登録する前に、すべてのユーザーをユーザー一覧に追加することをお勧めします。これにより、ユーザーがコースやトレーニングプランのホームページにアクセスした際、SharePoint からアクセス拒否されることを防ぐことができます。

メモ:ユーザーをユーザー一覧に追加しても、LMS365ライセンスは消費されません。LMS365ライセンスは、ユーザーがコースに登録されている場合に使用されます。詳細については「LMS365ライセンスの消費について」をご参照ください。

以下の方法でユーザーを追加できます。

  • 組織内のすべてのユーザーを含むAzure Active Directoryグループ、またはMicrosoft 365グループを作成します。これにより、新規ユーザー(新規採用者など)は自動的に同期されます。
  • 外部ユーザーをコースカタログに招待します。
重要: 外部ユーザーの招待には前提条件が必要です。

グループ登録を選択しない場合、新規ユーザー(新規採用者など)は個々に手動でユーザー一覧に追加する必要があります。

ユーザー一覧に追加されたユーザーは、コースカタログのサイトコレクションの訪問者グループに追加されます。したがって、コースカタログのすべてのコースとトレーニングプランへのアクセスと閲覧権限が付与されます。(ただし、 コースとトレーニングプランに限定公開が設定され、ユーザーが対象者でない場合は除きます。)

ユーザー・グループの追加、外部ユーザーの招待は以下の手順で行います。

1.管理センターの、ユーザーに移動します。

2.ページの上部にある「+ユーザーを追加または招待」を選択します。

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3. ユーザー名、グループ名、またはEメールアドレスを入力します。

カンマ、またはセミコロンで区切り、一度に最大50人の内部ユーザー、または1500のシンボルを入力できます。単一または複数のユーザーだけでなく、組織内の単一のActive Directory/Microsoft 365グループ、または複数のグループを追加することができます。Microsoft 365 グループとは、Microsoft 365 グループ、Office 365グループ、メールが有効なセキュリティグループ、またはセキュリティグループを意味します。

形式が正しくないメールアドレスや、認識されていないユーザー名を入力すると赤色で表示されます。
システム上、操作を進めることができませんので、ユーザーが存在するかどうか、またはメールアドレス間違っていないか確認してください。

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4.「 追加」ボタンをクリックすると、各ユーザー/グループに所属するユーザーは、ユーザー一覧とコースカタログサイトの訪問者(Visitor)グループに追加されます。

5.完了すると次の通知が表示されます。

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6.追加された内部ユーザーはコースカタログのユーザー一覧に表示されます。外部ユーザーにはコースカタログのリンクが挿入された招待メールが送信されます。

招待された外部ユーザーは招待を承諾するとコースカタログのユーザー一覧に表示されます。招待状のリンクは90日間有効です。

2.外部ユーザーの招待を有効にする

コースカタログに外部ユーザー(ゲスト)を招待する場合、事前に以下の手順を行います。

  • この操作を行うユーザーがコースカタログ管理者であることを確認します。
  • Azure Active Directoryの外部コラボレーションが有効になっていることを確認します。
    外部コラボレーション設定を構成する方法については、こちらをご参照ください。
  • Azure Active Directoryの外部共有設定、SharePointテナントの外部共有設定、及びサイトコレクションの外部共有設定が有効になっているか確認します。
  • コースカタログの通知が有効になっていることを確認します。

外部ユーザーをLMS365に招待する際、追加の同意と、Azure Active Directoryによる認証を求められる場合があります。同意を受け入れや、認証を行うには;

1.情報アイコンをクリックします。

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2.外部ユーザーの招待が許可されていることを確認します。

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3.本人確認を行います。

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3.ユーザーを管理する

ユーザーページにはコースカタログ、コース、トレーニングプランにアクセスできるすべてのユーザーが表示されます。

以下の方法でユーザーを検索できます。

  • 列名をクリックして、アルファベットによる昇順、降順、または数値の昇順、降順でデータを並び替えることができます。
  • 列名の横に表示されるフィルターアイコンをクリックすると、検索フィールドを呼び出すことができます。

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ユーザーを選択すると、ユーザーパネルが表示され、管理アクション実行をすることができます。

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ユーザーパネルには以下の管理アクションがあります。

  • メッセージの送信:選択した受講者にメールを送信することができます。
  • 受講の履歴を閲覧:受講者のすべての受講履歴を見ることができます。(このアクションは受講者が 1 人選択されている場合のみ使用できます。)
  • 受講の進捗を閲覧:受講者の受講の進捗状況を見ることができます。(このアクションは受講者が 1 人選択されている場合のみ使用できます。)
  • コースに登録:選択した受講者をコースやトレーニングプランに登録することができます。
  • コース登録解除:コース・トレーニングプランから選択した受講者の登録を解除することができます。
  • すべての登録を解除:現在のコースカタログ内にあるすべてのコース・トレーニングプランから選択した受講者の登録を解除することができます。
  • 認定証のダウンロード:選択した受講者の認定証をダウンロードすることができます。
  • インポート:選択した受講者の外部トレーニングの記録をインポートすることができます。
  • コースカタログからユーザーを削除:コースカタログからユーザーを削除します。
  • スキル付与:選択した受講者にスキルを付与することができます。
  • スキル取り消し:選択した受講者のスキルを取り消すことができます。

メッセージの送信:

重要:メッセージを送信するには、予めMicrosoft365接続設定で、必要な設定を行う必要があります。

受講者にメールメッセージを送信する場合は、次の手順で行います。

1.ユーザーリストから、受講者を選択します。リスト内のすべての受講者を選択するには列名「名前」のチェックボックスを選択します。

2.ユーザーパネルの「メッセージの送信」を選択します。

3.件名と本文を入力します。これらのフィールドは入力必須です。

4.「送信」を選択して、受講者にEメールメッセージを送信します。メッセージは、宛先(TO)に選択したすべての受講者がに追加された1通のメールとして送信されます。

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受講の履歴を閲覧:

このアクションは、受講者を単一選択した場合にのみ利用できます。

受講の履歴を閲覧では、選択した受講者のトレーニング、認定証、およびスキルに関する情報を表示し、この情報をPDFにエクスポートすることができます。PDFは、複数の言語をサポートしています。

メモ:受講者の履歴は、以下の場合、LMS365管理センターのトレーニング管理>トレーニングレポートから作成される一般的なレポートとは異なります。

  • 受講者がインポートされた外部トレーニングの記録を持ち、この受講者がインポートされたコースのコース管理者である場合。この場合、受講者のトレーニングデータは履歴データとしてインポートされます。受講者の受講履歴には、インポートしたトレーニングのコース、認定証 (インポートした場合)、およびスキル (インポートした場合) に関する情報が含まれますが、一般管理のレポートにはこのデータが含まれません。
  • 受講者がコースまたはトレーニングプランに登録され、何らかの理由で登録解除された場合、受講者の受講履歴には、このトレーニングの完了した試行に関する情報のみが記載されます。「受講中」または「未開始」のステータスの情報は含まれません。一般レポートには、すべてのステータスが表示されます。

受講者の受講の履歴を閲覧するには以下の手順で行います。

1.ユーザーリストから、受講者を選択します。

2.ユーザーパネルの「受講者の履歴を閲覧」 を選択します。

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3.受講者の履歴を閲覧パネルは「コース」「認定証」「スキル」のタブに分かれています。各列のタイトルをクリックして並べ替えができます。
「PDF出力」 を選択すると、受講者の履歴をダウンロードすることができます。

「コース」タブには、受講者が登録中、登録解除、インポートされたトレーニングが含まれています。

受講者がトレーニングに登録されており、トレーニングを複数回受講している場合、すべての受講が表示されます。

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受講者がトレーニングから登録解除された場合、このトレーニングの「完了」ステータスのみが表示されます。受講中、未開始ステータスは受講履歴に含まれません。

コースタブには以下の情報が表示されます。

トレーニング名:トレーニングの名前

ステータス:受講者のトレーニングの進捗「完了」「受講中」「未開始」が表示されます。

完了日:トレーニングの完了日。

CEU:トレーニングに設定されたCEU数です。完了したトレーニングのCEUは緑色です。獲得予定のCEUにはが表示されます。

ページ下部には、獲得済(緑色)/獲得予定/CEUの合計が表示されています。

「認定証」タブでは、取得済、取得予定の認定証が表示されます。認定証のステータスは「有効」「期限切れ」「予定」「期限切間近(通知リマインドが設定されている場合)」があります。

受講者がトレーニングに登録されており、トレーニングを複数回受講している場合、各受講ごとに別々に表示されます。

受講者がトレーニングから登録解除されt場合、有効と期限切れ(および期限切間近)ステータスの認定証のみが表示されます。予定ステータスは、受講履歴には含まれません。

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認定証タブには以下の情報が表示されます。

トレーニング名:受講者が認定証を取得したトレーニング名

ステータス:認定証のステータス。「有効」「期限切れ」「予定」「期限切間近(通知リマインドが設定されている場合)」

発行日:認定証が発行された(取得した)日付

有効期限:認定証に有効期限が設定されている場合、その日付。

「スキル」タブには受講者に付与されたスキル、または付与される予定のスキルが表示されます。

次のような場合、特定のレベルのスキルが複数回表示されることがあります。

  • 同じレベルのスキルが、異なるトレーニングやユーザーによって付与されている場合。
  • 受講者がトレーニングを複数回試行した場合、それぞれの試行が個々のスキルステータスを持ちます。受講者がトレーニングに登録されている場合、すべてのスキルステータスが表示されます。
    受講者がトレーニングから登録解除した場合、有効と失効ステータスのスキルのみが表示されます。

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スキルタブには以下の情報が表示されます。

スキル:スキル名とそのレベル

付与者:次の2つがあります。

  • 受講者が特定のトレーニングに登録されていない状態で、ユーザーパネルまたはライン管理者ダッシュボードからスキルを手動で付与したユーザーの名前。ユーザー名をクリックしてメールを送信することができます。
  • このスキルが設定されたトレーニングのタイトル。トレーニングのリンクが青色の場合、クリックするとトレーニングホームページにリダイレクトされます。トレーニングのリンクがグレーの場合、トレーニングは削除、終了、または未公開であるため使用できません。

ステータス:スキルのステータス。「有効」「失効」「予定」

付与日:スキルが付与された日付

失効日:スキルが取り消された日付

受講の進捗を閲覧:

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コースに登録:

現在のコースカタログのコース・トレーニングプランに受講者を登録します。

1.受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「コースに登録」を選択します。

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3.コースに登録パネルが開きます。現在のコースカタログで、利用可能なすべてのコースとトレーニングプランが一覧で表示され ます。

一覧の上部にある「登録する受講者」を展開すると、選択した受講者が表示されます。必要に応じて、登録する受講者から外すことができます(受講者名の右にある✕を選択します)。

コースとトレーニングプランは、期間(開始日と終了日)、トレーニングタイプ(eラーニング・インストラクター主導型・トレーニングプラン)、公開ステータス(公開・非公開・公開終了・予定済)、スキル、検索フィールドなどを使用してフィルタリングできます。

登録するコースとトレーニングプランを選択します。すべてのコースとトレーニングプランを選択するには「名前」チェックボックスを選択します。

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4.「登録」ボタンで選択したコースとトレーニングプランに受講者を登録します。

受講者は、登録されたコースとトレーニングプラン(トレーニングプランのロックされていないすべてのコースに登録されます)の受講者グループに追加され、「コース/トレーニングプラン受講の確認」通知を受け取ります。

インストラクター主導型の「受講者を一括して全てのセッションに登録する」タイプのコースについてはアポイントメントを受け取ります。「受講者を個別に各セッションに登録する」タイプのコースについては「コースセッション選択のご案内」通知を受け取ります。

メモ:ユーザーパネルからインストラクター主導型の「受講者を個別に各セッションに登録する」タイプのコースに登録した場合、受講者はコースのセッションへの登録を要求されます。管理者が、受講者をコースのセッションに登録することもできます。

コース登録解除:

現在のコースカタログのコースまたはトレーニングプランから、受講者の登録を解除します。

1.ユーザーページで受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「コース登録解除」を選択します。

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3.コース登録解除パネルが開きます。選択した受講者が受講しているトレーニングが一覧で表示されます。複数の受講者を選択している場合は、選択された受講者全員が登録されているトレーニングのみが表示されます。

一覧の上部にある「登録解除する受講者」を展開すると、選択した受講者が表示されます。必要に応じて、登録解除する受講者から外すことができます(受講者名の右にある✕を選択します)。

コースとトレーニングプランは、期間(開始日と終了日)、トレーニングタイプ(eラーニング・インストラクター主導型・トレーニングプラン)、公開ステータス(公開・非公開・公開終了・予定済)、スキル、検索フィールドなどを使用してフィルタリングできます。

登録解除するコースとトレーニングプランを選択します。すべてのコースとトレーニングプランを選択するには「名前」チェックボックスを選択します。

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4.「登録解除」ボタンで、選択したコースとトレーニングプランから受講者の登録を解除します。

受講者は該当するコースとトレーニングプランの受講者グループから削除され、受講申請は取り消されます。受講者は「コース登録のキャンセル」通知を受け取ります。また、インストラクター主導型コースのアポイントメントは削除されます。

メモ:受講者がActive Directoryのグループを介してトレーニングに登録されている場合、この方法では登録を解除することはできません。(警告メッセージが表示されます)

すべての登録を解除:

現在のコースカタログのすべてのコースとトレーニングプランからから、受講者の登録を解除します。

1.ユーザーページで受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「すべての登録を解除」を選択します。

3.確認メッセージが表示されます。「OK」ボタンで、現在のコースカタログのすべてのコースとトレーニングプランから選択した受講者の登録を解除します。

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受講者は該当するコースとトレーニングプランの受講者グループから削除され、受講申請は取り消されます。受講者は「コース登録のキャンセル」通知を受け取ります。また、インストラクター主導型コースのアポイントメントは削除されます。

メモ:受講者がActive Directoryのグループを介してトレーニングに登録されている場合、この方法では登録を解除することはできません。(警告メッセージが表示されます)

認定証のダウンロード:

受講者の認定証をダウンロードします。

1.ユーザーページで受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「認定証のダウンロード」を選択します。

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3.通知センターに、受講者の認定証アーカイブ作成の進捗状況が表示されます。リンクをクリックして、デバイスに認定証をダウンロードします。認定証はPDF形式でダウンロードされます。

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選択した受講者にダウンロードする認定証がない場合、その旨が通知に表示されます。

アーカイブファイル内の認定証は、受講者ごとにグループ化(受講者名のフォルダ)されています。各フォルダには受講者の「有効」「期限切れ」「期限切間近」 のステータスを持つ認定証が含まれています。

(外部トレーニング)インポート:

外部トレーニングの記録は、コースカタログの既存のコースと新しいコースにインポートすることができます。既存のコースにインポートする際、受講者がそのコースを完了している場合は新しい登録が作成されます。その他の場合は、現在の登録に追加されます。コースホームページには、受講者の最新の完了日が表示されます。すべての登録は、ダッシュボードと受講履歴で見ることができます。

外部トレーニングの記録をインポートするには、以下の手順に従います。

1.ユーザーページで受講者を選択します。(複数選択はできません)

2.ユーザーパネルの「インポート」を選択します。

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3.外部トレーニングのインポートパネルのフィールドに入力します。

コースコースフィールドは入力必須です。コースフィールドではドロップダウンリストから既存のコースを選択するか、新しいコースのタイトルを入力します。

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トレーニングタイプ新しいコースを入力した場合、トレーニングタイプフィールドを設定します(eラーニング・インストラクタ主導型)。既存のコースにインポートする場合、このフィールドは非アクティブになります。

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カテゴリー:新しいコースの場合、カテゴリーフィールドはアクティブになります。ドロップダウンリストで既存のカテゴリーを選択するか、新しいカテゴリーを作成することができます。既存のコースにインポートする場合、このフィールドは非アクティブになります。

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完了日完了日フィールドは入力必須です。カレンダーアイコンを選択すると、カレンダーが表示され、完了日を選択できます。現在の日付は青色で表示されています。

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CEU:受講者に付与するCEUの数を入力します。

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「次へ」ボタンを選択し、フォームの次のページに進みます。入力必須フィールドが未入力の場合、次のページに進むことはできません。

認定証のアップロード:認定証(JPEG、BMP、GIF、PNG、PDF形式)をローカルデバイスからアップロードすることができます。

認定証テンプレートから作成する:ドロップダウンリストからテンプレートを選択して認定証を作成することができます。

有効期限:カレンダーアイコンを選択してカレンダーを表示します。カレンダーで、認定証の有効期限の日付を選択できます。現在の日付は青色で表示されています。

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4.「保存」を選択して、外部トレーニングをインポートします。

メモ:

  • インポートされた外部トレーニングは、トレーニング ダッシュボード、ユーザーページ>ユーザーパネル>受講の履歴を閲覧・受講の進捗を閲覧、削除されたコースでグループ化されたレポートに表示されます。コースカタログとトレーニング管理パネルには表示されません。
  • インポートされたトレーニングの履歴は、コースカタログとトレーニング管理パネルには表示されません。
  • ユーザーが登録済(受講登録済み、またはキャンセルのステータス)のコースに認定証がインポートされた場合、発行日が受講登録日より以前の認定証は、受講者のダッシュボードに表示されません。※発行日とは、外部インポートで入力された完了日です。

コースカタログからユーザーを削除:

コースカタログからユーザーを削除します。

1.ユーザーページで受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「コースカタログからユーザーを削除」を選択します。

3.確認メッセージが表示されます。「削除する」ボタンで現在のコースカタログと、現在のコースカタログにあるすべてのコースとトレーニングプランから選択した受講者の削除を実行します。

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コースカタログからユーザーを削除すると、そのユーザーはすべてのコースとトレーニングプランから登録が解除され、ユーザーページの一覧から削除されます。

ユーザーがActive Directoryのグループ経由で追加されている場合、以下のことができます。

  • コースカタログからグループ全体を削除できます。
  • Microsoft 365管理センターでグループからユーザーを削除できます。
  • APIを使用してLMS365からグループ全体を削除できます。

コースカタログからグループ全体を削除するには、以下の手順で行います。

1)以下の通知が表示されたら「詳細」リンクをクリックします。

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2)開いた詳細ダイアログにユーザーと追加されたグループが表示されます。該当するグループを選択します。

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3)開いたコースカタログからグループを削除ダイアログの「グループを削除」ボタンを選択します。

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グループを削除すると

  • このグループを介して登録されていたすべての受講者は、コースとトレーニングプランから登録を解除されます。
  • このグループを介してのみ登録・追加された受講者は、ユーザーページのユーザー一覧から削除されます。
  • 個人または他のグループを介して登録・追加された受講者は、ユーザーページのユーザー一覧から削除されません。また、コースとトレーニング プランの登録も解除されません。

Microsoft 365管理センターでグループからユーザーを削除するには、以下の手順で行います。

1)Microsoft 365 管理センター> アクティブなユーザーに移動します。

2)ユーザーを選択して「ユーザーの削除」をします。

反映に少し時間がかかる場合があります。

APIを使用してLMS365からグループ全体を削除するには、以下の手順で行います。

1)LMS365APIにアクセスします。

2)エンドポイント /odata/v2/CourseCatalogs({id})/Users('{userLogin}') を使用します。必要なパラメータを指定してください。

  • id :コースカタログID
  • userLogin : GET / odata / v2 / Users のResponse bodyに表示された中から、該当するグループのLoginNameを取得します。

スキル付与:

重要:スキル付与で付与されたスキルは、特定のコースやトレーニングプランと関連付けられることはありません。ユーザーは、トレーニングダッシュボードでこれらのスキルを確認することができます。

受講者にスキルを付与します。

1.ユーザーページで受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「スキル付与」を選択します。

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3.スキル付与パネルのフィールドに入力します。

一覧の上部にある「スキルを付与する受講者」を展開すると、選択した受講者が表示されます。必要に応じて、スキルを付与する受講者から外すことができます(受講者名の右にあるを選択します)。

スキル現在のコースカタログにあるすべてのスキルがドロップダウンリストから、スキルを選択します。複数のスキルを選択することができます。ただし、同じスキルの異なるレベルを選択することはできません。

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失効日:カレンダーアイコンを選択すると、カレンダーが表示され、失効日を選択できます。現在の日付は青色で表示されています。

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4.「付与」ボタンで選択した受講者にスキルを付与します。

スキルの取り消し:

受講者に付与されているスキルを取り消します。

1.ユーザーページで受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「スキルの取り消し」を選択します。

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3.スキルの取り消しパネルで取り消すスキルを選択します。すべてのスキルを選択するには「名前」チェックボックスを選択します。

一覧の上部にある「スキルを付与する受講者」を展開すると、選択した受講者が表示されます。必要に応じて、スキルを付与する受講者から外すことができます(受講者名の右にある✕を選択します)。

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4.「取消し」ボタンで受講者から選択したスキルを取り消します。

取り消されたスキルは「失効」ステータスとなります。

4.ユーザーの記録を消去する

LMS365には、コースカタログから選択したユーザーのすべての記録(データ)を消去するオプションがあります。ユーザーのすべての記録を削除するとコースカタログ内のそのユーザーのすべての情報と学習の記録が削除され、そのユーザーの記録はLMS365に保存されなくなります。これにより、お客様は忘れられる権利の原則を満たすことができます。詳しくは「LMS365での従業員の個人情報の利用について」をご参照ください。

ユーザーの記録を消去するには、以下の手順で行います。

1.ユーザーページで受講者を選択します。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ページのアクションバーにある「オプション∨」から「ユーザーの記録を消去」を選択します。

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3.確認メッセージが表示されます。消去する場合は「OK」ボタンを選択します。

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4.「OK」ボタンをクリック後、認証フォームが表示されます。パスワードを入力しサインインします。

5.再度、確認メッセージが表示されます。「OK」ボタンで消去が実行されます。「キャンセル」を選択すると、アクションが中止されウィンドウが閉じます。

記録が消去されたユーザーは:

  • ユーザーページのユーザー一覧から削除されます。
  • 現在のコースカタログのすべてのコースとトレーニングプランから登録を解除されます。
  • 認定証が削除されます。
  • 学習の進捗、SCORM/AICC、クイズ、ラーニングモジュールの試行が削除されます。
  • 課題・評価に表示されなくなります。
  • レポートに表示されなくなります。
  • 付与されたスキルは削除されます。
  • ユーザーが行った評価は、コース・トレーニングプランの評価にカウントされません。
  • トレーニングダッシュボードでは、他のコースカタログの履歴を見ることができます。

重要!

削除されたユーザーが、Active Directoryのグループを介してコースやトレーニングプランに登録されていた場合、このユーザーは同期が実行されるとユーザー一覧に再び追加されます。

削除されたユーザーが、別のロール(たとえば、サイト所有者など)を持っている場合、このユーザーはサイトコレクションのすべてのグループからも削除されます。