ユーザー管理(ユーザーページ)

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コースカタログ管理者は、現在のコースカタログのユーザー(受講者)を、ユーザーページで管理することができます。

ここでは、コースカタログ「ユーザーページ」で利用できる機能についてご説明します。

1.ユーザーの追加または招待

ユーザーを各コースやトレーニングプランに登録する前に、すべてのユーザーをユーザー一覧に追加することをお勧めします。これにより、ユーザーにはコースカタログ内のすべてのコースとトレーニングプランを閲覧する権限が与えられ、SharePoint からのアクセス拒否を防ぐことができます。

ユーザーから、コースやトレーニングプランへのアクセス要求が届く場合、その多くの原因は、ユーザーがユーザー一覧に追加されていないことによるものです。

トレーニングに対して、特定のユーザーのみにアクセスを許可したい場合は、テナントの「限定公開」を有効にして、トレーニング対象者オプションを利用することができます。

ユーザーをユーザー一覧に追加しても、LMS365ライセンスは消費されません。LMS365ライセンスは、ユーザーがコースに登録されたときに使用されます。詳細については「ライセンスはどのような場合に消費しますか?」をご参照ください。

次の方法でユーザーを追加できます。

  • 組織内のすべてのユーザーを含むAzure Active Directoryグループ、またはMicrosoft 365グループを作成します。これにより、新規ユーザー(新規採用者など)が追加された場合は自動的に同期されます。
  • 外部ユーザーをコースカタログに招待します。
重要: 外部ユーザーの招待には前提条件が必要です。

グループで登録しない場合、新規ユーザー(新規採用者など)は個々に手動でユーザー一覧に追加する必要があります。

「+ユーザーを追加または招待」で追加されたユーザーは、コースカタログサイトコレクションの、閲覧者グループに追加されます。したがって、コースカタログのすべてのコースとトレーニングプランへのアクセス権限が付与されます。ただし、 コースとトレーニングプランに限定公開が設定され、ユーザーが対象者でない場合は除きます。

ユーザーやグループの追加・招待は、次の手順で行います。

1.管理センターの、ユーザーページに移動します。

2.ページの上部にある「+ユーザーを追加または招待」を選択します。

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3. 「既存のユーザーまたはゲストを入力してください」フィールドに、既存のOffice365ユーザー、Active Directoryグループを追加するか、名前またはEメールを入力してゲストを招待します。

カンマ、またはセミコロンで区切り、一度に最大50人の内部ユーザー、または1500のシンボルを入力できます。単一または複数のユーザーだけでなく、組織内の単一のActive Directory/Microsoft 365グループ、または複数のグループを追加することができます。Microsoft 365 グループとは、Microsoft 365 グループ、Office 365グループ、メールが有効なセキュリティグループ、またはセキュリティグループを意味します。

メールアドレスの形式が正しく場合や、認識されていないユーザー名を入力すると赤色で表示されます。
システム上、操作を進めることができませんので、ユーザーが存在するかどうか、またはメールアドレスが正しく入力されているか確認してください。

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4.「 追加」ボタンをクリックすると、各ユーザー/グループに所属するユーザーは、ユーザー一覧とコースカタログサイトコレクションの閲覧者グループに追加されます。

5.完了すると、通知センターに確認メッセージが表示されます。

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6.追加された内部ユーザーはコースカタログのユーザー一覧に表示されます。招待した外部ユーザーにはコースカタログのリンクが挿入された招待メールが送信されます。

招待された外部ユーザーは、招待を承諾するとコースカタログのユーザー一覧に表示されます。
招待状のリンクの有効期限は90日です。

2.外部ユーザーの招待を有効にする

コースカタログに外部ユーザー(ゲスト)を招待する場合、事前に以下を確認します。

外部ユーザーをLMS365に招待する際、追加の同意と、Azure Active Directoryによる認証を求められる場合があります。

同意の受け入れと、認証は以下の手順で行います。

1.情報アイコンをクリックします。

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2.外部ユーザーの招待が許可されていることを確認します。

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3.本人確認を行います。

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3.ユーザーを管理する

ユーザーページにはコースカタログ、コース、トレーニングプランにアクセスできるすべてのユーザーが表示されます。

以下の方法でユーザーを検索できます。

  • 列名をクリックして、アルファベットによる昇順、降順、または数値の昇順、降順でデータを並び替えることができます。
  • 列名の横に表示されるフィルターアイコンをクリックすると、検索フィールドを呼び出すことができます。

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ユーザーを選択すると、ユーザーパネルが表示されます。

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メッセージの送信:

重要:メッセージを送信するには、予めMicrosoft365接続設定で、必要な設定を行う必要があります。

受講者にメールメッセージを送信する場合は、次の手順で行います。

1.ユーザーリストから、受講者を選択します。リスト内のすべての受講者を選択するには列名「名前」のチェックボックスを選択します。

2.ユーザーパネルの「メッセージの送信」を選択します。

3.件名と本文を入力します。これらのフィールドは入力必須です。

4.「送信」を選択して、受講者にメールメッセージを送信します。メッセージは、宛先(TO)に選択したすべての受講者が追加された1通のメールとして送信されます。

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受講の履歴を閲覧:

このアクションは、単一の受講者を選択した場合にのみ利用できます。

受講の履歴を閲覧では、選択した受講者のトレーニング、認定証、およびスキルに関する情報を表示し、この情報をPDFにエクスポートすることができます。PDFは、複数の言語をサポートしています。

次の場合、学習者の成績表は、LMS365管理センター「トレーニング管理」>「トレーニングレポート」を経由して生成される一般的なレポートとは内容に違います。

  • 受講者がインポートした外部トレーニングの記録を持ち、この受講者がインポートしたコースのコース管理者である場合。
    このような場合、受講者の外部トレーニングデータは、過去のデータとしてインポートされます。受講履歴には、インポートしたコース、認定証(インポートした場合)、スキル(インポートした場合)に関する情報が表示されますが、一般的な管理レポートには、これらの情報は表示されません。

  • 受講者がコースまたはトレーニングプランに登録され、何らかの理由で登録解除された場合。
    受講履歴には、このトレーニングを完了した試行に関する情報のみが表示され、「受講中」または「未開始」のステータスの情報は含まれません。一般レポートには、すべてのステータスが表示されます。

受講者の受講の履歴を閲覧するには以下の手順で行います。

1.ユーザーリストから、受講者を選択します。

2.ユーザーパネルの「受講者の履歴を閲覧」 を選択します。

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3.受講者の履歴を閲覧パネルは「コース」「認定証」「スキル」のタブに分かれています。各列のタイトルをクリックして並べ替えができます。
「PDF出力」 を選択すると、受講者の履歴をダウンロードすることができます。

「コース」タブには、受講者が登録中、登録解除、インポートされたトレーニングが含まれています。

受講者がトレーニングに登録されており、トレーニングを複数回受講している場合、すべての受講が表示されます。

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受講者がトレーニングから登録解除された場合、このトレーニングの「完了」ステータスのみが表示されます。受講中、未開始ステータスは受講履歴に含まれません。

コースタブには以下の情報が表示されます。

トレーニング名:トレーニングの名前

ステータス:受講者のトレーニングの進捗「完了」「受講中」「未開始」が表示されます。

完了日:トレーニングの完了日

CEU:トレーニングに設定されたCEU数です。完了したトレーニングのCEUは緑色です。獲得予定のCEUにはが表示されます。

ページ下部には、獲得済(緑色)/獲得予定/合計CEU が表示されています。

「認定証」タブでは、取得済、取得予定の認定証が表示されます。認定証のステータスは「有効」「期限切れ」「予定」「期限切間近(通知リマインドが設定されている場合)」があります。

受講者がトレーニングに登録されており、トレーニングを複数回受講している場合、各試行ごとに表示されます。

受講者がトレーニングから登録を解除された場合、「有効」および「期限切れ」ステータスの認定証のみが表示されます。「予定」ステータスは含まれません。

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認定証タブには以下の情報が表示されます。

トレーニング名:受講者が認定証を取得したトレーニング名

ステータス:認定証のステータス。「有効」「期限切れ」「予定」「期限切間近(通知リマインドが設定されている場合)」

発行日:認定証を取得した日付

有効期限:認定証に有効期限が設定されている場合はその日付。

「スキル」タブには受講者に付与されたスキル、または付与される予定のスキルが表示されます。

次のような場合、同じレベルのスキルが複数表示されることがあります。

  • 同じレベルのスキルが、異なるトレーニングやユーザーによって付与されている場合。
  • 受講者がトレーニングを複数回受講しており、各受講で個々のスキルステータスを持ちます。
    受講者がトレーニングに登録されている場合、すべてのスキルステータスが表示されます。
    受講者がトレーニングから登録を解除された場合、受講履歴には「有効」と「失効」ステータスのスキルのみが表示されます。

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スキルタブには以下の情報が表示されます。

スキル:スキル名とそのレベル

付与者:次の2つがあります。

  • 受講者を特定のトレーニングに登録することなく、ユーザー>スキル付与、またはライン管理者ダッシュボードでスキルを付与したユーザーの名前。ユーザー名をクリックしてメールを送信することができます。
  • このスキルに関連するトレーニングの名前。トレーニングのリンクが青色の場合、クリックするとトレーニングホームページにリダイレクトされます。トレーニングのリンクがグレーの場合、トレーニングは削除、終了、または未公開であるため使用できません。

ステータス:スキルのステータス。「有効」「失効」「予定」

付与日:スキルが付与された日付

失効日:スキルが取り消された日付

受講の進捗を閲覧:

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コースに登録:

現在のコースカタログのコース・トレーニングプランに受講者を登録します。

1.受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「コースに登録」を選択します。

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3.コースに登録パネルが開きます。現在のコースカタログで、利用可能なすべてのコースとトレーニングプランが表示され ます。

一覧の上部にある「登録する受講者」を展開すると、選択した受講者が表示されます。必要に応じて、登録する受講者から外すことができます(受講者名の右にある✕を選択します)。

コースとトレーニングプランは、期間(開始日と終了日)、トレーニングタイプ(eラーニング・インストラクター主導型・トレーニングプラン)、公開ステータス(公開・非公開・公開終了・予定済)、スキル、検索フィールドなどを使用してフィルタリングできます。

登録するコースとトレーニングプランを選択します。すべてのコースとトレーニングプランを選択するには「名前」チェックボックスを選択します。

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4.「登録」ボタンで選択したコースとトレーニングプランに受講者を登録します。

受講者は、登録されたコースとトレーニングプラン(トレーニングプランのロックされていないすべてのコースに登録されます)の受講者グループに追加され、「コース/トレーニングプラン受講の確認」通知を受け取ります。

インストラクター主導型の「受講者を一括して全てのセッションに登録する」タイプのコースについてはアポイントメントを受け取ります。「受講者を個別に各セッションに登録する」タイプのコースについては「コースセッション選択のご案内」通知を受け取ります。

メモ:ユーザーパネルからインストラクター主導型の「受講者を個別に各セッションに登録する」タイプのコースに登録した場合、受講者はコースのセッションへの登録を要求されます。管理者が、受講者をコースのセッションに登録することもできます。

コース登録解除:

現在のコースカタログのコースまたはトレーニングプランから、受講者の登録を解除します。

1.ユーザーページで受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「コース登録解除」を選択します。

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3.コース登録解除パネルが開きます。選択した受講者が受講しているトレーニングが表示されます。複数の受講者を選択している場合は、選択された受講者全員が登録されているトレーニングのみが表示されます。

一覧の上部にある「登録解除する受講者」を展開すると、選択した受講者が表示されます。必要に応じて、登録解除する受講者から外すことができます(受講者名の右にある✕を選択します)。

コースとトレーニングプランは、期間(開始日と終了日)、トレーニングタイプ(eラーニング・インストラクター主導型・トレーニングプラン)、公開ステータス(公開・非公開・公開終了・予定済)、スキル、検索フィールドなどを使用してフィルタリングできます。

登録解除するコースとトレーニングプランを選択します。すべてのコースとトレーニングプランを選択するには「名前」チェックボックスを選択します。

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4.「登録解除」ボタンで、選択したコースとトレーニングプランから受講者の登録を解除します。

受講者は該当するコースとトレーニングプランの受講者グループから削除され、受講申請は取り消されます。受講者は「コースの登録解除」通知を受け取ります。また、インストラクター主導型コースのアポイントメントは削除されます。

受講者がActive Directoryグループを介してトレーニングに登録されている場合、この方法では登録を解除することはできません。(警告メッセージが表示されます。)詳細については「LMS365でのAzure ADグループについて」をご参照ください。

すべての登録を解除:

現在のコースカタログのすべてのコースとトレーニングプランから、受講者の登録を解除します。

1.ユーザーページで受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「すべての登録を解除」を選択します。

3.確認メッセージが表示されます。「OK」ボタンで、現在のコースカタログのすべてのコースとトレーニングプランから、選択した受講者の登録を解除します。

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受講者は該当するコースとトレーニングプランの受講者グループから削除され、受講申請は取り消されます。受講者は「コースの登録解除」通知を受け取ります。また、インストラクター主導型コースのアポイントメントは削除されます。

受講者がActive Directoryグループを介してトレーニングに登録されている場合、この方法では登録を解除することはできません。(警告メッセージが表示されます。)詳細については「LMS365でのAzure ADグループについて」をご参照ください。

認定証のダウンロード:

受講者の認定証をダウンロードします。

1.ユーザーページで受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「認定証のダウンロード」を選択します。

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3.通知センターに、受講者の認定証アーカイブ作成の進捗状況が表示されます。リンクをクリックして、デバイスに認定証をダウンロードします。認定証はPDF形式でダウンロードされます。

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選択した受講者にダウンロードする認定証がない場合、その旨が通知に表示されます。

認定証は、各受講者ごとのフォルダに保存されています。フォルダには受講者の「有効」「期限切れ」「期限切間近」 のステータスを持つ認定証が含まれています。

(外部トレーニング)インポート:

外部トレーニングの記録は、コースカタログの既存のコース、または新しいコースにインポートすることができます。既存のコースにインポートする場合、受講者が既にそのコースを完了している場合は、新しい受講登録が作成されます。そうでない場合は、現在の登録に追加されます。コースホームページには、最新の完了日を持つ受講登録が表示されます。すべての登録は、ダッシュボードと受講履歴で見ることができます。

外部トレーニングの記録をインポートするには、以下の手順に従います。

1.ユーザーページで受講者を選択します。(複数選択はできません)

2.ユーザーパネルの「インポート」を選択します。

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3.外部トレーニングのインポートパネルのフィールドに入力します。

コースコースフィールドは入力必須です。コースフィールドではドロップダウンリストから既存のコースを選択するか、新しいコースのタイトルを入力します。

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トレーニングタイプ新しいコースを入力した場合、トレーニングタイプフィールドを設定します(eラーニング・インストラクタ主導型)。既存のコースにインポートする場合、このフィールドは非アクティブになります。

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カテゴリー:新しいコースの場合、カテゴリーフィールドはアクティブになります。ドロップダウンリストで既存のカテゴリーを選択するか、新しいカテゴリーを作成することができます。既存のコースにインポートする場合、このフィールドは非アクティブになります。

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完了日完了日フィールドは入力必須です。カレンダーアイコンを選択すると、カレンダーが表示され、完了日を選択できます。現在の日付は青色で表示されています。

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CEU:受講者に付与するCEUの数を入力します。

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「次へ」ボタンを選択し、フォームの次のページに進みます。入力必須フィールドが未入力の場合、次のページに進むことはできません。

認定証のアップロード:認定証(JPEG、BMP、GIF、PNG、PDF形式)をローカルデバイスからアップロードすることができます。

認定証テンプレートから作成する:ドロップダウンリストからテンプレートを選択して認定証を作成することができます。

有効期限:カレンダーアイコンを選択してカレンダーを表示します。カレンダーで、認定証の有効期限の日付を選択できます。現在の日付は青色で表示されています。

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4.「保存」を選択して、外部トレーニングをインポートします。

  • インポートされた外部トレーニングは、次の場所で見ることができます。
    *トレーニングダッシュボード
    *ユーザーページ>ユーザーパネル>受講の履歴を閲覧・受講の進捗を閲覧
    *削除されたコースでグループ化されたレポート
  • インポートされたトレーニングは、コースカタログとトレーニング管理ページには表示されません。
  • ユーザーが登録済(受講登録済み、またはキャンセルのステータス)のコースに認定証がインポートされた場合、発行日が受講登録日より以前の認定証は、受講者のダッシュボードに表示されません。※発行日とは、外部インポートで入力された完了日です。

コースカタログからユーザーを削除:

コースカタログからユーザーを削除します。

1.ユーザーページで受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「コースカタログからユーザーを削除」を選択します。

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3.確認メッセージが表示されます。「削除する」ボタンクリックすると、選択した受講者を現在のコースカタログと、コースカタログ内のすべてのコースとトレーニングプランから削除します。

コースカタログからユーザーを削除すると、そのユーザーはすべてのコースおよびトレーニングプランから登録解除され、ユーザーページの一覧から削除されます。

ユーザーがActive Directoryグループを介して追加されている場合、

  • コースカタログからグループ全体を削除できます。
  • Microsoft 365 管理者センターを介してグループからユーザーを削除できます。
  • APIを使用して LMS365 からグループ全体を削除できます。

コースカタログからグループ全体を削除する場合は、以下の手順で行います。

1)表示された通知の「詳細」リンクをクリックします。

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2)開いた詳細ダイアログにユーザーと追加されたグループが表示されます。グループを選択します。

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3)開いたダイアログの「グループを削除」ボタンを選択します。

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グループを削除すると

  • このグループを介して登録されたすべての受講者は、コースとトレーニングプランから登録を解除されます。
  • このグループを介してのみ登録・追加された受講者は、ユーザーページの一覧から削除されます。
  • 個人または他のグループを介して登録・追加された受講者は、ユーザーページの一覧から削除されません。また、コースとトレーニング プランの登録も解除されません。

Microsoft 365管理センターでグループからユーザーを削除するには、以下の手順で行います。

1)Microsoft 365 管理センター> アクティブなユーザーに移動します。

2)ユーザーを選択して「ユーザーの削除」をします。

反映に少し時間がかかる場合があります。

APIを使用してLMS365からグループ全体を削除するには、以下の手順で行います。

1)LMS365APIにアクセスします。

2)エンドポイント /odata/v2/CourseCatalogs({id})/Users('{userLogin}') を使用します。必要なパラメータを指定してください。

  • id :コースカタログID
  • userLogin : GET / odata / v2 / Users のResponse bodyに表示された中から、該当するグループのLoginNameを取得します。

スキル付与:

重要:スキル付与で付与されたスキルは、特定のコースやトレーニングプランと関連付けられることはありません。ユーザーは、トレーニングダッシュボードでこれらのスキルを確認することができます。

受講者にスキルを付与します。

1.ユーザーページで受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「スキル付与」を選択します。

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3.スキル付与パネルのフィールドに入力します。

一覧の上部にある「スキルを付与する受講者」を展開すると、選択した受講者が表示されます。必要に応じて、スキルを付与する受講者から外すことができます(受講者名の右にあるを選択します)。

スキル現在のコースカタログにあるすべてのスキルがドロップダウンリストから、スキルを選択します。複数のスキルを選択することができます。ただし、同じスキルの異なるレベルを選択することはできません。

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失効日:カレンダーアイコンを選択すると、カレンダーが表示され、失効日を選択できます。現在の日付は青色で表示されています。

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4.「付与」ボタンで選択した受講者にスキルを付与します。

スキルの取り消し:

受講者に付与されているスキルを取り消します。

1.ユーザーページで受講者を選択します(複数可)。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ユーザーパネルの「スキルの取り消し」を選択します。

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3.スキルの取り消しパネルで取り消すスキルを選択します。すべてのスキルを選択するには「名前」チェックボックスを選択します。

一覧の上部にある「スキルを付与する受講者」を展開すると、選択した受講者が表示されます。必要に応じて、スキルを付与する受講者から外すことができます(受講者名の右にある✕を選択します)。

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4.「取消し」ボタンで受講者から選択したスキルを取り消します。

取り消されたスキルは「失効」ステータスとなります。

4.ユーザーの記録を消去する

LMS365には、コースカタログから選択したユーザーのすべての記録(データ)を消去するオプションがあります。ユーザーのすべての記録を削除するとコースカタログ内のそのユーザーのすべての情報と学習の記録が削除され、そのユーザーの記録はLMS365に保存されなくなります。これにより、お客様は忘れられる権利の原則を満たすことができます。詳しくは「LMS365での従業員の個人情報の利用について」をご参照ください。

ユーザーの記録を消去するには、以下の手順で行います。

1.ユーザーページで受講者を選択します。列名「名前」のチェックボックスを選択するとユーザーページのすべての受講者を選択できます。

2.ページのアクションバーにある「オプション∨」から「ユーザーの記録を消去」を選択します。

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3.確認メッセージが表示されます。消去する場合は「OK」ボタンを選択します。

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4.「OK」ボタンをクリック後、認証フォームが表示されます。パスワードを入力しサインインします。

5.再度、確認メッセージが表示されます。「OK」ボタンで消去が実行されます。「キャンセル」を選択すると、アクションが中止されウィンドウが閉じます。

記録が消去されたユーザーは:

  • ユーザーページのユーザー一覧から削除されます。
  • 現在のコースカタログのすべてのコースとトレーニングプランから登録を解除されます。
  • 認定証が削除されます。
  • 学習の進捗、SCORM/AICC、クイズ、ラーニングモジュールの試行が削除されます。
  • 課題・評価に表示されなくなります。
  • レポートに表示されなくなります。
  • 付与されたスキルは削除されます。
  • ユーザーが行った評価は、コース・トレーニングプランの評価にカウントされません。
  • トレーニングダッシュボードでは、他のコースカタログの履歴を見ることができます。

重要!

削除されたユーザーが、Active Directoryのグループを介してコースやトレーニングプランに登録されていた場合、このユーザーは同期が実行されるとユーザー一覧に再び追加されます。

削除されたユーザーが、別のロール(たとえば、サイト所有者など)を持っている場合、このユーザーはサイトコレクションのすべてのグループからも削除されます。

5.データのエクスポート

ユーザーページのデータをダウンロードすることができます。

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エクスポートを選択すると、現在表示されているのデータがダウンロードされます。
ページにフィルターを適用している場合は、フィルタリングされたデータのみをダウンロードすることになります。

エクスポートしたデータは、お使いの端末にエクセルファイルとしてダウンロードされます。