LMS365の通知管理

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LMS365 では、受講に関する通知メールを受講者、インストラクター、管理者に送信します。ここでは、通知の管理、配信に使用する電子メールアカウント通知の種類とテンプレート通知テンプレートのカスタマイズなどについて説明します。

通知の管理

通知の設定は、管理センターの、設定>「通知」、または Microsoft Teams で行うことができます。
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注記:コースカタログ管理者のみが通知とMicrosoft 365接続設定を管理することができます。

配信メールアカウントの設定

配信メールアカウントは、通知メールの送信やOffice 365会議室の予約に使用されます。通知メールを正しく配信するためには、管理者は通知メールの送信やOffice 365会議室の予約に使用するメールアカウントを設定する必要があります。

注記:設定に使用できるメールアカウントは「クラウド内」のアカウントのみです。また、メールアカウントを設定する際共有メールボックスを使用することはできません。

メールアカウントを設定は、以下の手順で行います。

  1. 「Microsoft 365 接続設定」ボタンをクリックします。
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  2. 「LMS365によるメール通知送信、会議室の予約、会議の招待状の作成を有効にする」オプションを有効にします。既定値では無効になっています。
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    注記:Microsoft Graph API for LMS365を使用してMicrosoft Teams会議を作成し、セッションの予約を行うには、追加の同意が必要です。(同意が以前のもので、更新が必要な場合のみ)
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  3. 認証方法(モダンまたはクラッシック)を選択します。
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  4. 保存する場合は「保存」ボタンを、破棄する場合は「キャンセル」ボタンをクリックします。

メールアカウントが設定されていない場合や無効な場合、またはアカウントが他のテナントものである場合、システムはメール通知を送信しません。

注記:LMS365では、Office365のメール配信機能を用いて通知メール送信しています。配信に問題が起こった場合、管理者はこちらのページをご参照のうえ問題の修正を行ってください。

モダン認証

モダン認証方式は、Azure Active Directoryをベースにした安全なユーザー認証と承認を提供します。ユーザーの認証情報を保存する必要がないため、この方式を使用することを強くお勧めします。また、多要素認証(MFA)などの最新の認証機能も利用できます。

モダン方式の設定は以下の手順で行います。

  1. 認証方法で「モダン」を選択します。
  2. [接続]をクリックします。
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  3. 通知メールの配信や Office 365会議室の予約に使用するアカウントを選択し、サインインします。
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  4. アカウントが接続されます。
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次の場合、LMS365はメールボックスにアクセスできません。
● メールボックスが存在しない: Office 365ライセンスの制限、または設定に問題がある可能性があります。
● アカウントのSMTPクライアント認証が無効になっている:アカウントのSMPTを有効にします。手順についてはこちらをご参照ください。
● アカウントを切断するには[切断する]をクリックします。アカウントを切断すると、LMS365は通知や招待状を送ることができなくなりますので注意してください。

注記:LMS365 から通知メールが送信されなくなった場合は、一度接続を切断して、アカウントを再接続した後、設定を「保存」してください。

クラシック認証

クラシック認証方式は、ユーザーのログイン名とパスワードを必要とする基本的なExchange/SMTP認証方式です。
既にMicrosoft社が基本認証のサポートを終了することを発表しているため、クラッシック認証の使用はお勧めできません。

注記:通知メール配信に使用するアカウントは、「クラウド」アカウントのみとなります。このアカウントは、SMTPクライアント認証が有効になっている必要があります。また、共有メールボックスを使用して通知アカウントを設定することはできません。クラッシックの認証方法で接続した場合、一部のアプリケーション機能が使用できません。

クラシック方式を有効にすることは可能です。クラッシック方式の設定は以下の手順で行います。

  1. 認証方法で「クラシック」を選択します。
  2. Office 365のEメールアドレスを入力し、メールアカウントのパスワードを入力します。
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  3. [保存]をクリックします。

注:多要素認証が有効になっている場合、Office365アカウントを接続するには、指示に従ってアプリのパスワードを作成します。パスワード作成についてはこちらをご参照ください。

ライン管理者は、通知メールに記載されているリンクを使用して、クラシックコースカタログの受講申請を承認または却下することができます。これを行うためには、コースカタログが追加されたサイトの「訪問者」グループのメンバーである必要があります。

「通知」管理ページ

通知」ページには、利用可能なすべての通知テンプレートを見ることができます。目的のテンプレートを見つけるにはフィルタリングやソートオプションを使用します。列名をクリックして並び替えができます。既定値では、すべての通知テンプレートが有効になっています。

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  • 名前:通知テンプレートの名前を表示します。
  • 使用可能:通知が有効であるかどうか(ユーザーに送信されるかどうか)を表示します。
  • テンプレート:テンプレートが既定値か編集(カスタマイズ)されているかを表示します。
  • 受信者:通知の受信者を表示します。
  • タイプ:ユーザーが通知を受け取る方法(メール、Microsoft Teamsでのメッセージ、モバイルでのメッセージ、またはスケジュール)を表示します。
  • 関連先:通知がどのトレーニングタイプ(コース、トレーニングプラン、コースカタログ)に関連するかを表示します。

テンプレートを見つけるには、「検索」フィールドを使用します。
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以下のフィルタリングができます。
ステータス:すべて、使用可能、無効

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テンプレート:すべて、初期設定、カスタム

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受信者:すべて、各ロール(LMS管理者、インストラクター、コース管理者、ライン管理者、受講者、承認者)

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タイプ:すべて、メールアドレス、メールアドレスTeams、アポインメント、モバイル

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関連:すべて、コース、トレーニングプラン、コースカタログ

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通知の種類とテンプレート

すべての通知は、関連するレベルによってグループ化されています。

コースカタログの通知:

コースカタログの通知は、「ゲストの招待状」のみです。
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コースに関連する通知:

コースの受講、解除、承認、公開、リマインダー、予定などの通知があります。
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トレーニングプランに関連する通知:

トレーニングプランの受講、解除、承認、リマインダー、予約などの通知があります。
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認定証およびコンピテンシーの通知:

認定証やコンピテンシーに関連する通知は、コースまたはトレーニングプランに関連しています。
mceclip11.png:コースに関連  mceclip12.png:トレーニングプランに関連
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通知テンプレートを有効/無効にする方法

管理者は、テンプレート毎に通知の送信を有効または無効にすることができます。このアクションは、複数のテンプレートを選択して行うことができます。
通知が有効な場合、「使用可能」列に「はい」と表示されています。アクションパネルには「通知を無効にする」が表示されます。
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通知が無効の場合、「使用可能」列に「NO」と表示されています。アクションパネルには「通知を有効にする」が表示されます。
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通知テンプレートのカスタマイズ

通知テンプレートを編集してカスタマイズすることができます。カスタマイズされたテンプレートの「テンプレート」列には「カスタム」と表示されます。
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注記:通知テンプレートのフィールドに変更を加えた場合、以下のような影響があります。
● 変更されたフィールドは、一般的な製品アップデートでは更新されなくなります。
● ローカライズされた言語は既定値に基づいているため、これらの言語には対応しません。詳細については、
通知テンプレートのカスタマイズ・ローカライズ・更新をご覧ください。

通知テンプレートを編集(カスタマイズ)は、以下の手順で行います。

  1. 編集(カスタマイズ)するテンプレートを選択します。
  2. アクションパネルの「テンプレートを編集」を選択します。
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    注記:複数のテンプレートが選択されている場合、「テンプレートの編集」アクションは使用できません。
  3. 必要な変更を行います。
    To and Cc:ロップダウンリストからユーザーを選択するか、テナントのユーザーを入力します。
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    注記:いくつかのテンプレートではToおよびCcフィールドの変更が許可されていません。また、ToとCcフィールドでADグループを選択することはできません。
    リマインドメールを送信する:リマインダを送信する日数(正の整数)を設定できます。既定値の日数は、各テンプレートにより異なります。
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    変数:テンプレートに変数を追加できます。各通知テンプレートには、システムによって提供される変数の一覧があります。
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  4. [保存]ボタンで変更内容を保存します。確認メッセージが表示されます。
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    [保存]ボタンで変更が保存されます。
    変更を破棄する場合は[キャンセル]ボタンをクリックします。確認メッセージが表示されます。
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    [OK]ボタンで変更を破棄されます。

通知テンプレートのリセット

カスタマイズしたテンプレートを元に戻します。(システムの既定値のテンプレートに戻します。)
カスタマイズをリセットすると、既定値のフィールドと一般的な製品アップデートへの接続、およびローカリゼーションが復元されます。

通知テンプレートに行ったカスタマイズをリセットは、以下の手順で行います。

  1. リセットするテンプレートを選択します。
  2. アクションパネルの[テンプレートを編集]を選択します。
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  3. 右下にある[テンプレートをリセット]ボタンをクリックします。
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    注記:[テンプレートリセット]ボタンは、カスタマイズされたテンプレートでのみ使用できます。
  4. 確認メッセージが表示されます。
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    [既定値に戻す]ボタンでカスタマイズしたテンプレートはリセットされます。
  5. テンプレートの編集を保存します。
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    注記:カスタマイズのリセットされた場合、[テンプレートリセット]ボタンは使用できなくなっています。
  6. 確認メッセージが表示されます。
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    [保存]ボタンで既定値のテンプレートが保存されます。