LMS365 の通知管理

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LMS365には、Eメール、Teams通知、モバイルアプリのプッシュ通知でユーザーに自動的に送信される、豊富な種類の通知が用意されています。

通知は、登録の確認、認定証の有効期限のリマインド、受講者にセッションへの参加を促すカレンダーの招待状を送るなど、トレーニングとそれに準拠したフローをサポートします。コースカタログ管理者は、これらの通知をカスタマイズし、送信する通知をコントロールすることができます。

ここでは、LMS365の通知機能の概要とその管理方法について説明します。

1.通知を管理する場所

必要な役割:コースカタログ管理者

通知はコースカタログレベルで管理されます。

通知の管理は、LMS365管理センター 設定>「通知」で行います。

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メモ:

LMS365ライセンスの有効期限切れ、ユーザー数超過のアラートの通知は、LMS365管理者、Microsoft 365 グローバル管理者、または SharePoint 管理者によって「ライセンス情報」 で管理されます。

2.LMS365による通知の送信を有効にする

コースカタログのLMS365通知を有効にするには、コースカタログ管理者が「Microsoft 365 接続設定」を設定する必要があります。設定は以下の手順で行います。

1.LMS365管理センター 設定>通知で「Microsoft 365 接続設定」ボタンをクリックします。

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2.「LMS365によるメール通知送信、会議室の予約、会議の招待状の作成を有効にする」オプションを有効にします。既定値では無効になっています。

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3.認証方法(モダンまたはクラッシック)を選択します。

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モダン認証:

モダン認証は、ユーザーの認証情報を保存することなく、Azure Active Directoryに基づいた安全なユーザー認証と認可を提供するため、この方法の利用を推奨します。また、多要素認証(MFA)などの最新の認証機能ご利用できます。モダン方式の設定は以下の手順で行います。

① 認証方法で「モダン」を選択します。

② 接続ボタンをクリックします。

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③ 通知メールの送信に使用するアカウント(セッションの会議室予約に使用するアカウントと同じ)でサインインします。メール配信に使用するアカウントは、クラウドベースでなければなりません。
また、このアカウントでもSMTPクライアント認証が有効でなければなりません。なお、共有メールボックスを接続アカウントにすることはできません。

④ 保存するとアカウントが接続されます。

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注記:LMS365がメールボックスへのアクセス権を取得する際、問題が発生し次のエラーメッセージが表示されるすることがあります。

  • メールボックスが存在しません:このエラーは、Microsoft 365のライセンス制限、または設定が変更されたことにより起こります。
  • アカウントのSMTPクライアント認証が無効になっています:この場合、アカウントのSMTPを有効にします。手順についてはこちらをご参照ください。

クラシック認証:

クラシック認証は、ユーザーのログイン名とパスワードを必要とする基本的なExchange/SMTP認証方式です。

既にMicrosoft社が基本認証のサポートを終了することを発表しているためクラッシック認証の使用はお勧めできませが、ご使用いただくことはできます。クラッシック方式の設定は以下の手順で行います。

① 認証方法で「クラシック」を選択します。

② Office 365のEメールアドレスとパスワードを入力します。

③ 「保存」します。

クラシック認証方式を使用する場合、アプリケーションの一部の機能が使用できなくなります。

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多要素認証が有効な場合、Office 365アカウントと接続するためには、アプリパスワードを作成する必要があります。パスワード作成についてはこちらをご参照ください。

メモ:Microsoft Graph API for LMS365 を使用してセッションのMicrosoft Teams会議を作成および予約するには、追加の同意が必要な場合があります。この同意は、Microsoft 365 グローバル管理者がテナント内の1つのコースカタログに対して1回だけ行います。

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4.保存する場合は「保存」ボタンを、破棄する場合は「キャンセル」ボタンをクリックします。

接続されたアカウントは、LMS365システムから自動的に送信されるメッセージを受け取ります。

注記:

  • 接続されているメールアカウントが正しく設定されていない、無効である、または他のテナントからのメールである場合、システムはメール通知を送信しません。
  • メール通知については、Office365のメール配信を採用しています。配信に問題が発生した場合、管理者はこちらのページをご参照のうえ問題の修正を行ってください。

3.アカウントの接続を解除する

接続されているアカウントを解除するには「切断する」ボタンをクリックします。メッセージを確認して「OK」ボタンをクリックします。一度接続を解除すると、上記の手順で再接続するまで、LMS365は通知や招待を送信することができませんのでご注意ください。

4.「通知」ページの概要

「通知」ページには、すべての通知テンプレートが一覧で表示されます。既定では、すべての通知テンプレートが有効になっています。

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通知ページには以下の列があります。(カラムはクリックするとソートも可能です)。

  • 名前:通知テンプレートの名前を表示します。
  • 使用可能:通知が有効であるかどうか(ユーザーに送信されるかどうか)を表示します。
  • テンプレート:テンプレートが既定値か編集(カスタマイズ)されているかを表示します。
  • 受信者:通知の受信者を表示します。
  • タイプ:ユーザーが通知を受け取る方法(メール、Microsoft Teamsでのメッセージ、モバイルでのメッセージ、またはスケジュール)を表示します。
  • 関連先:通知がどのトレーニングタイプ(コース、トレーニングプラン、コースカタログ)に関連するかを表示します。

テンプレートを見つけるには、「検索」フィールドを使用します。

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以下のフィルタリングができます。

ステータス:すべて、使用可能、無効

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テンプレート:すべて、初期設定、カスタム

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受信者:すべて、各ロール(LMS管理者、インストラクター、コース管理者、ライン管理者、受講者、承認者)

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タイプ:すべて、メールアドレス、メールアドレスTeams、アポインメント、モバイル

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属性:すべて、コース、トレーニングプラン、コースカタログ

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5.通知の種類とテンプレート

LMS365では、イベントやコースの種類によって専用のテンプレートが用意されています。各通知の詳細については、以下のページをご参照ください。

  • コースカタログの通知
  • コースの通知
  • クラスルーム・ウェビナーの通知
  • トレーニングプランの通知
  • 認定証とスキルの通知
  • ライセンスに関する通知

6.通知を有効または無効にする

コースカタログ管理者は、通知を有効または無効にすることで、送信する通知をコントロールできます。

通知を有効または無効にするには:

通知ページでテンプレートを選択します。アクションパネルの「通知を無効にする」を選択します。無効となった通知は送信しません。無効にした通知を再度有効にするには、テンプレートを選択して「通知を有効にする」で変更できます。

通知が有効な場合「使用可能」列に「はい」と表示され、アクションパネルで「通知を無効にする」が利用できます。

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通知が無効な場合「使用可能」列に「いいえ」と表示され、アクションパネルで「通知を有効にする」が利用できます。

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注記:通知テンプレートの有効化/無効化により、テンプレート内のフィールドが変更されることはありません。この操作で、テンプレートをカスタマイズして登録することはできません。

7.通知テンプレートのカスタマイズ

コースカタログ管理者は、通知の受信者や内容を変更することができます。詳細については「通知テンプレートの編集と初期化」をご参照ください。

8.通知の言語

コースやトレーニングプランの通知の言語は、トレーニングの地域の設定に依存します。通知の言語の設定については、こちらの「通知の言語はどのように設定されていますか?」をご参照ください。