トレーニングプランの通知

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トレーニングプランの通知は、トレーニングプランへの登録、登録解除、承認申請から、さまざまな種類のリマインダーなど、トレーニングプランの受講から完了までをサポートします。

ここでは、各イベントに沿って、通知をグループ別に紹介します。

通知は既定ですべて有効になっています。

コースカタログ管理者は通知テンプレートの編集で、既定値を変更することができます。

カスタマイズしたテンプレートはシステムの変更を同期しません。詳細については「通知テンプレートをカスタマイズした際に受ける影響をご参照ください。

1.受講申請

承認フロー「自動承認」のトレーニングプランに登録した受講者は、すぐにトレーニングプランに登録され、「トレーニングプラン受講の確認通知を受け取ります。

承認フロー「管理者の承認」または「ライン管理者による承認」のトレーニングプランに登録した場合、受講者と承認者に応じて、以下の通知が送信されます。

受講申請フローに関連する通知には、次の通知があります。

トレーニングプラン承認待ちの確認

通知の内容:

トレーニングプランへの登録申請が承認待ちであることを、受講者に通知します。

通知のトリガー:

受講者が、管理者またはライン管理者による承認フローのトレーニングプランに登録すると、送信されます。

既定の受信者:(宛先)受講者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

受講者:トレーニングプランへ登録した受講者

トレーニングプラン名: トレーニングプラン の名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

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トレーニングプランへの受講申請

通知の内容:

承認者(ライン管理者・コースカタログ管理者・コース管理者)に、トレーニングプランの受講申請が届いていることを通知します。この通知には、承認・却下ボタンがあり、承認者はこの通知で申請の処理を行うことができます。

同じ受講申請を複数の管理者が受け取った場合、最初に承認・却下した管理者が、その登録の更新者(承認者)になります。他の管理者が同じ登録申請を承認・却下をした場合、既に処理されたことがメッセージで表示されます。

通知のトリガー:

受講者が、管理者またはライン管理者による承認フローが設定されたトレーニングプランに登録すると送信されます。

既定の受信者:(宛先)承認者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

申請者:トレーニングプランへ登録した受講者

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプランコース: トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

承認・却下リンク:クリックして申請の承認・却下を行うことができます。

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トレーニングプラン承認申請の確認

通知の内容:

承認者(ライン管理者・コースカタログ管理者・コース管理者)に、トレーニングプランの受講申請が処理されていないことを通知します。この通知には、承認・却下ボタンがあり、承認者はこの通知で申請の処理を行うことができます。

通知のトリガー:

受講者からのトレーニングプランへの受講申請を、承認者(ライン管理者・コースカタログ管理者・コース管理者)が処理していない場合、この通知のテンプレートの「リマインドメールを送信する」の設定に従って、この通知を送信します。

コースカタログ管理者は、リマインドのタイミングを任意に設定することができます。既定では、受講者により受講申請された日から21,14,7日後に送信されます。

既定の受信者:(宛先)承認者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

申請者:トレーニングプランへ登録した受講者

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

承認・却下リンク:クリックして申請の承認・却下を行うことができます。

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トレーニングプラン受講申請却下の確認

通知の内容:

受講者に、管理者、またはライン管理者による承認フローのトレーニングプランへの受講申請が却下されたことを通知します。

通知のトリガー:

管理者、またはライン管理者による承認フローのトレーニングプランへの受講申請を、承認者(ライン管理者・コースカタログ管理者・コース管理者)が却下すると送信されます。

既定の受信者:(宛先)受講者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

受講者:トレーニングプランに登録した受講者

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

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2.受講登録と解除

トレーニングプランの受講登録・解除に関連する通知には、次の通知があります。

トレーニングプラン受講の確認

通知の内容:

受講者に、トレーニングプランに正常に登録されたことを通知します。

通知のトリガー:次の場合に送信されます。

  • 受講者が、自動承認フローのトレーニングプランに受講登録した場合
  • 受講者が、管理者またはライン管理者の承認フローのトレーニングプランに受講登録し、承認者の承認によりトレーニングプランに正常に登録された場合
  • 受講者がライン管理者、コース管理者、またはコースカタログ管理者によってトレーニングプランに登録された場合
開始日(公開日)が現在より先のトレーニングプランは、「トレーニングプラン受講の確認」通知は送信されません。

既定の受信者:(宛先)受講者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

受講者:トレーニングプランへ登録した受講者

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

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トレーニングプランに含まれているコースの「コース受講の確認」の送信は条件に応じて異なります。

1.受講者が、eラーニングコースを含むトレーニングプランに正常に登録された場合

  • eラーニングコースに前提条件がない場合、受講者には「トレーニングプラン受講の確認」のみが送信されます。eラーニングコースに対するコース受講の確認は送信されません。
  • eラーニングコースに前提条件が設定されている場合、受講者は最初にトレーニングプラン受講の確認を受け取ります。その後、トレーニングプラン内のeラーニングコースのロックが解除され、そのコースに登録されると、受講者に「コース受講の確認」が送信されます。

上記2つのロジックは、受講者がトレーニングプランを再受講したとき、またはトレーニングプランから登録を解除したときにも適用されます。

2.受講者が、インストラクター主導型コースが含まれるトレーニングプランに正常に登録された場合

  • インストラクター主導型コースに前提条件がない場合、承認フローとセッションの登録方法に応じて、受講者は次の通知を受け取ります。
    コースセッション選択のご案内、トレーニングの開催について:招待状、トレーニング開始のお知らせ(インストラクター主導型)。各通知の詳細についてはインストラクター主導型コースの通知をご参照ください。
  • インストラクター主導型コースに前提条件がある場合、受講者は最初にトレーニングプラン受講の確認を受け取ります。その後、トレーニングプラン内のインストラクター主導型コースのロックが解除され、コースに登録されると、受講者に「トレーニングの登録確認(インストラクター主導型)」が送信されます。

上記2つのロジックは、受講者がトレーニングプランを再受講したとき、またはトレーニングプランから登録を解除したときにも適用されます。

次のような場合でも、受講者はトレーニングプランのロック解除されたすべてのコースに、正常に登録されます。

  • 受講者が、このトレーニングプランに含まれる管理者、またはライン管理者承認のコース、またはコースで承認待ちの状態である場合。

  • 受講者が、このトレーニングプランに含まれるコース、またはコースのウエイトリストにいる場合。

  • 受講者が、このトレーニングプランに含まれるコース、またはコースの登録を取り消した場合。

トレーニングプランの登録解除

通知の内容:

トレーニングプランへの受講登録が解除されたことを通知します。

通知のトリガー:次の場合に送信されます。

  • 受講者が未開始、または受講中のステータスのトレーニングプランを、自分で登録解除した場合
  • 受講者が、管理者またはライン管理者承認フローのトレーニングプランに登録し、承認者が申請を承認・却下する前に、トレーニングプランへの受講申請を取り消した場合
  • コース管理者、またはコースカタログ管理者が、受講者をトレーニングプランから登録解除した場合

既定の受信者:(宛先)受講者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

受講者:トレーニングプランへ登録した受講者

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

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3.トレーニングプランの完了

完了に関連する通知は、トレーニングプランが完了したことを確認する通知1つのみです。

トレーニングプラン完了の連絡

通知の内容:

受講者に、トレーニングプランが正常に完了したことを通知します。

通知のトリガー:次の場合に送信されます。

  • 受講者が設定されたコースを正常に完了し、トレーニングプラン完了の要件を満たした場合
  • コース管理者、またはコースカタログ管理者が、受講者のトレーニングプランを手動で完了とした場合

既定の受信者:(宛先)受講者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

受講者:トレーニングプランへ登録した受講者

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

完了日:トレーニングプランを完了した日付と時刻

トレーニングプラン認定証:トレーニングプランに認定証が設定されている場合は、このリンクから閲覧・ダウンロードできます。

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

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4.トレーニングプランの受講期限

トレーニングプランの受講期限に関連する通知には、次の2つの通知があります。

トレーニングプランの受講期限のお知らせ

通知の内容:

受講者に、登録したトレーニングプランの受講期限が迫っていることを通知します。

通知のトリガー:

受講者が登録したトレーニングプランに受講期日が設定されている場合、その期日が近づいてもまだ完了していない場合や、コースカタログ管理者、コース管理者によって進捗が手動で完了に設定されている場合、この通知のテンプレートの「リマインドメールを送信する」の設定に従って、この通知を送信します。既定では、期日の14、7、3、1日前に完了していない場合、送信されます。

次の場合「トレーニングプランの受講期限のお知らせ」は送信されません。

  • 受講者がトレーニングプランを完了している場合
  • レーニングプランが公開されていない場合

既定の受信者:(宛先)受講者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

受講者:トレーニングプランへ登録した受講者

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプラン期日:レーニングプランに設定された期日(日付と時刻)

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

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トレーニングプラン受講期限超過の連絡

通知の内容:

受講期限が過ぎたトレーニングプランをまだ完了していない受講者に、受講期限が過ぎたことを通知します。

通知のトリガー:

トレーニングプランに登録している受講者が、設定された期日が到来した時点でトレーニングプランを完了していない場合、またはコースカタログ管理者、コース管理者によって進捗が手動で完了に設定されている場合、この通知を送信します。

次の場合、トレーニングプラン受講期限超過の連絡通知は送信されません。

  • 受講者がトレーニングプランを完了している場合
  • トレーニングプランが公開されていない場合

既定の受信者:(宛先)受講者(CC)ライン管理者

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

受講者:トレーニングプランへ登録した受講者

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプラン期日:レーニングプランに設定された期日(日付と時刻)

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

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5.トレーニングプランの公開

トレーニングプランの公開に関連する通知には、トレーニングプランの非公開、開始、終了などの通知があります。

トレーニングプラン公開の連絡

通知の内容:

LMS管理者とコース管理者に、トレーニングプランが公開されたことを通知します。

通知のトリガー:次の場合に送信されます。

  • 管理者が事前に設定したトレーニングプランの公開日時が到来した場合
  • コース管理者、またはコースカタログ管理者が、未開始・予定済・公開終了のトレーニングプランを手動で公開(必要に応じて開始日を変更)した場合
トレーニングプランの開始日・終了日が、トレーニングプランの作成日よりも前に設定された場合、この通知は送信されません。

既定の受信者:(宛先)LMS管理者、コース管理者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知は、既定で次の情報が記載されます。

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプラン開始日:トレーニングプランが公開され、利用可能になる正確な日付と時刻

トレーニングプラン終了日:トレーニングプランが非公開となり、利用できなくなる正確な日付と時刻(設定されている場合)

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

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トレーニングプラン開始の通知

通知の内容:

トレーニングプランの公開前に登録されたアクティブな受講者(ステータスが「未開始」または「受講中」) に、トレーニングプランが開始されたことを通知します。

通知のトリガー:次の場合に送信されます。

  • トレーニングプランの開始日が到来し、自動的に公開されたとき
  • コース管理者、またはコースカタログ管理者が手動でトレーニングプランを公開したとき

既定の受信者:(宛先)受講者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

受講者:トレーニングプランへ登録した受講者

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプラン終了日:トレーニングプランが非公開となり、利用できなくなる正確な日付と時刻(設定されている場合)

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

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トレーニングプラン非公開の連絡

通知の内容:

LMS管理者およびコース管理者に、トレーニングプランが非公開となったことを通知します。

通知のトリガー:次の場合に送信されます。

  • トレーニングプランの終了日が到来し、自動的に非公開になったとき
  • コース管理者、またはコースカタログ管理者が手動でトレーニングプランを非公開、または終了日を現在の日付より前の日付に変更したとき
トレーニングプランの開始日・終了日が、トレーニングプランの作成日よりも前に設定された場合、この通知は送信されません。

既定の受信者:(宛先)LMS管理者、コース管理者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプラン開始日:トレーニングプランが公開され、利用可能になる正確な日付と時刻

トレーニングプラン終了日:トレーニングプランが非公開となり、利用できなくなる正確な日付と時刻(設定されている場合)

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

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トレーニングプラン終了の連絡

通知の内容:

トレーニングプランに登録されている受講者に、トレーニングプランが終了したことを通知します。

通知のトリガー:次の場合に送信されます。

  • トレーニングプランの終了日が到来し、自動的に非公開になったとき
  • コース管理者、またはコースカタログ管理者が手動でトレーニングプランを非公開に設定、または終了日を現在の日付より前の日付に変更したとき

既定の受信者:(宛先)受講者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

受講者:トレーニングプランへ登録した受講者

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプラン終了日:トレーニングプランが利用できなくなる正確な日付と時刻(設定されている場合)

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

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6.トレーニングプランの進捗

受講者が受講しているトレーニングプランの進捗に関連する通知は1つです。

トレーニングプランの進捗リセット

通知の内容:

受講者に、受講しているトレーニングプランのコース(1つまたは複数)の進捗が、管理者によってリセットされたことを通知します。

通知のトリガー:

コース管理者、またはコースカタログ管理者が、受講者が受講しているトレーニングプランのコース(1つまたは複数)の進捗をリセットしたとき。

既定の受信者:(宛先)受講者(CC)空欄

通知タイプ:Eメール、Microsoft Teams

この通知には、既定で次の情報が記載されます。

トレーニングプラン名:トレーニングプランの名前(トレーニングプランホームページのリンク)

トレーニングプランコース:トレーニングプランに含まれているコース名

トレーニングプラン ID:トレーニングプランID(設定されている場合)

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7.通知が送信されないケース

以下のような場合、コース管理者、またはコースカタログ管理者の一部のアクションにおいて、受講者に送信するトレーニングプラン関連の通知がトリガーされない場合があります。

  • トレーニングプランが削除された場合
  • コースがトレーニングプランから削除された、またはコースが削除された場合
  • 受講者として登録されているトレーニングプランの管理者に割り当てられた、または割り当てを解除された場合
  • コース、またはコースカタログ管理者によって、まだ公開されていない(予定済)トレーニングプランの受講者として登録された場合
  • トレーニングプランの受講者の進捗がリセットされた場合「コース進捗のリセット」は送信されません。この場合「トレーニングプラン進捗リセット」のみが送信されます。