フロント ライン ワーカー(第一線で働く従業員や デスクを持たない従業員)のユーザーがトレーニングを受講する前に、Flow365 に追加または招待する必要があります。
これを行うには次の2つの方法があります。
-
Flow365 ユーザー アカウントを作成する:LMS 管理者は、Learn365 管理センターで、Flow365 ユーザー アカウントを作成できます。作成したアカウントはすぐに有効化され、ユーザーはEメールで受け取ったリンクからログインします。
- Flow365 にユーザーを招待する:LMS 管理者がユーザーを招待し、ユーザーがアカウントを認証、有効化してログインします。
ここでは、Learn365 管理センターから、Flow365 にユーザーを追加または招待する方法と、ユーザーがアカウントを有効にしてログインする方法を説明します。
目次
- Flow365 ユーザーアカウントを作成する
- 作成されたFlow 365ユーザーへの通知
- Flow365 にユーザーを招待する
- Flow365 ユーザーによるアカウントの有効化
- 招待の取り消し
- Flow365を使用する
Flow365 ユーザーアカウントを作成する
必要なロール:LMS 管理者
Learn365管理センターで Flow365 ユーザーアカウントを作成するには、次の2つの方法があります。
- 「+ユーザーの作成」を使用して、個別にアカウントを作成する
- 「
ユーザーの一括インポート」を使用して作成する
「+ユーザーの作成」を使用して個別にアカウントを作成する
1.Learn365 管理センター>すべてのコースカタログの「ユーザー」に移動します。「ユーザー」ページが開きます。
2. 「+ユーザーの作成」を選択します。ユーザーの作成パネルが開きます。
3.ユーザー作成パネルで、サインイン ID 種類を選択します。
- メール アドレス:このIDタイプでは「メール アドレス」フィールドは必須です。このタイプのFlow365 ユーザーは、メール アドレスでサインインします。
- 電話番号:このIDタイプでは「電話番号」フィールドは必須です。ただし、Eメールでサインインリンクを受け取るため、ユーザーを作成する際にはメール アドレスも入力してください。このタイプの Flow365 ユーザーは、電話番号でサインインします。
4.以下のフィールドを入力します。
- フルネーム*:Learn365 に表示されるユーザーのフルネームです。
- Eメールアドレス*:ユーザーのメール アドレスはユニークである必要があります。既存のユーザーのものは使用できません。
- 電話番号(電話番号サインインIDタイプでは必須*):ユーザーの電話番号はユニークである必要があります。既存のユーザーのものは使用できません。
- 役職:ユーザの役職
- 部署:ユーザの所属部署
- 管理者: ユーザーのライン マネージャー。指定された場合、ライン マネージャーのラインマネージャー ダッシュボードに Flow36 5ユーザーが表示されます。Flow365 ユーザーのライン マネージャーは、Learn365 ユーザーである必要があります。
5.「保存」します。
新しく作成されたFlow365ユーザーには、 ログインに関する情報が記載されたEメール通知が送信されます。
「ユーザーの一括インポート」を使用して作成する
.csvファイルからのインポートにより、ユーザーを Flow365 に招待できます。
事前に、データ構造のサンプルファイルをダウンロードして、.csvファイルを準備します。
1.Learn365 管理センター>すべてのコースカタログの「ユーザー」に移動します。「ユーザー」ページが開きます。
2.「一括操作」>「ユーザーの一括インポート」を選択します。ファイルのアップロード パネルが開きます。
3.「ダウンロード」を選択してサンプル用の .csvファイルをダウンロードします。ブラウザの設定により、既定の場所に自動的にダウンロードされるか、保存するディレクトリを選択できます。
4.ダウンロードが完了したら、サンプル.csvファイルを開きます。
.csvファイルには以下の情報を記述します。
-
Sign-in identity type:サインインのタイプを指定します。
- Email:EメールアドレスでサインインするFlow365ユーザー
- Phone:電話番号でサインインするFlow365ユーザー用
- Full name(必須):Learn365 で表示するユーザーの名前。ユーザーは、アカウントを有効化する際に表示名を変更することができます。
- Email address(必須):招待状を送信するユーザーのメールアドレス
- Phone number (Sign-in identity typeが「Phone」の場合必須です):ユーザーの電話番号
- Job title(オプション):ユーザーの役職名
- Department(オプション):ユーザーの所属部署
注記:
ユーザーの表示名、電話番号、E メールアドレスはユニークでなければなりません。既存のユーザーのものは使用できません。
例
例えば、3人のユーザーをインポートします。
John Doe:Sign-in typeは「Email」。メールアドレス「johndoe@test.com」。
Kattie Smith:Sign-in typeは「Phone」。メールアドレス「ksmith@test.com」、電話番号「+5555555」
Robert Stanford:Sign-in typeは「Email」。a miner from the West(西部の鉱山労働者 )で、メールアドレス「rstanford@test.com」。この場合、.csvファイルのは次のようになります。
Sign-in identity type;Full name;Email address;Phone number;Job title;Department
Email;John Doe;johndoe@test.com;;;
Phone;Kattie Smith;ksmith@test.com;+5555555;;
Email;Robert Stanford;rstanford@test.com;;Miner;West
5.手順4で説明した構造で .csvを記述します。.csvファイルの準備ができたら、インポートを開始します。
6.Learn365 管理センター>すべてのコースカタログの「ユーザー」に移動します。
7.「一括操作」>「ユーザーの一括インポート」を選択します。ファイルのアップロードパネルが開きます。
8.ファイルのアップロード パネルで、「CSVファイルのアップロード」を選択します。
9.用意した.csvファイルを選択します。アップロードファイルパネルに選択したファイルが表示されます。間違ったファイルを選択した場合は、✖ アイコンでパネルから削除できます。
10.「アップロード」を選択します。インポートするユーザーの選択パネルが開き、リストに読み込まれたユーザーが表示されます。
.csvファイルでエラーが発生した場合、パネルの上部にエラーメッセージが表示され、問題があるデータの側に警告アイコンが表示されます。アイコンにカーソルを合わせると、エラーの詳細情報が表示されます。
インポート処理中にエラーが発生した場合など、処理を取り消す場合は、「破棄」を選択します。
エラーがある場合は、エラーメッセージに従ってファイルの情報を修正し、再度ファイルをアップロードしてください。
11.読み込まれたユーザーのリストから、作成するユーザーアカウントを選択し「インポート」を選択します。
Learn365 管理センター>すべてのコースカタログの「ユーザー」ページには、作成された Flow365 ユーザーアカウントが「承認済み」ステータスで表示されます。
作成されたユーザーアカウントが「ユーザー」ページに、「承諾済み」ステータスで表示されます。
新しく作成されたFlow365ユーザーには、 ログインに関する情報が記載されたEメール通知が送信されます。
作成されたFlow 365ユーザーへの通知
新しく作成された Flow365 ユーザーには、ログインに関する情報とログインリンクが記載されたEメール通知が送信されます。
- サインイン ID の種類「メール アドレス」で作成した場合:ユーザーはメールアドレスと仮パスワードでログインします。初回ログイン時、仮パスワードを新しいものに変更する必要があります。
- サインイン ID の種類「電話番号」で作成した場合:ユーザーは電話番号とログイン時に受け取るワンタイムコードでログインします。
ログイン後、Flow365 ユーザーは、Flow365 にアクセスできます。
Eメール通知のテキストとフォーマットはカスタマイズすることができます。
1.Learn365 管理センター>すべてのコースカタログの「ユーザー」に移動します。「ユーザー」ページが開きます。
2.メール テンプレートから、次のいずれかを選択します。
- メール アドレスで サインイン:Eメールアドレスでサインインする Flow365 ユーザーの通知を編集します。
- 電話番号でサインイン:電話番号でサインインする Flow365 ユーザーの通知を編集します。
Eメール通知テンプレートパネルが開きます。
パネルには、件名と本文の2つの必須フィールドがあります。オプションのCcフィールドで、この通知を受け取るその他のユーザーを指定することができます。
重要!
Eメール通知には個人情報が含まれるため、Ccフィールドには認証されたユーザーのみを含めるようにしてください。
本文は、リッチテキストエディタを使用し、メディア、画像、またはローカルコンピュータのファイルを挿入することができます。リッチテキストエディタの省略メニュー>フルスクリーンを選択すると、テキストフィールドを広げることができます。
Learn365 プロフェッショナルまたは Learn365 セレクト サブスクリプションのお客様は、リッチテキストエディタにスペルチェック、アクセシビリティチェッカー、PowerPaste機能が含まれています。
また、以下の変数を使用することもできます。
- {FULL NAME}:Learn365 に表示されるユーザーのフルネーム。
- {SIGN-IN HYPERLINK}:Flow365 ユーザーが初めてサインインする際に使用するリンク。
- {EMAIL ADDRESS} (メール アドレスで サインインのみ):ユーザーのEメールアドレス。
- {TEMPORARY PASSWORD}(メール アドレスで サインインのみ):Flow365ユーザーが初回ログイン時に使用する仮パスワード。
- {PHONE NUMER}(電話番号でサインインのみ):ユーザーの電話番号
注記:
Eメール通知には以下が含まれていなければなりません。
- サインイン用のハイパーリンク
- Eメールアドレスと仮パスワード(Eメール でサインイン タイプの場合)。
- 電話番号(電話番号でサインイン タイプの場合)。
これらが含まれていない場合、Flow365ユーザーはサインインできません。
3.「保存」を選択し、確認ダイアログで再度「保存」を選択して変更を適用します。
変更を元に戻すには、メール通知テンプレートパネルで、「テンプレート リセット」を選択し、確認ダイアログで「既定値の戻す」を選択します。
メール通知テンプレートパネルを「保存」して、既定値に戻します。
Flow365 にユーザーを招待する
必要なロール:LMS 管理者
Learn365管理センターで Flow365 にユーザーを招待するには、次の2つの方法があります。
- 「+ユーザーの招待」を使用して個別に招待する
- 「
ユーザーの一括招待」を使用して招待する
招待を受け取ったユーザーは、アカウントを有効化する必要があります。
また、招待を承諾していないユーザーがいる場合、その招待を取り消すこともできます。
「+ユーザーの招待」を使用して個別に招待する
1.Learn365 管理センター>すべてのコースカタログの「ユーザー」に移動します。「ユーザー」ページが開きます。
2.「+ユーザーの作成」を展開し、「+ユーザーの招待」選択します。ユーザーの招待パネルが開きます。
3.「メール アドレスまたは電話番号」フィールドに、Flow365 に招待するユーザーの メール アドレス
、または「+」で始まる電話番号を入力します。メール アドレスや電話番号はユニークである必要があり、既存のユーザーものを入力することはできません。
メールアドレスや電話番号が正しく入力されていない場合は、赤で表示されます。
4.「招待」を選択します。
「ユーザー」ページには、Flow365 に招待したユーザーが「招待送信済み」ステータスで表示されます。
「ユーザーの一括招待」を使用して招待する
必要なロール:LMS 管理者.csvファイルからのインポートにより、ユーザーを Flow365 に招待できます。
事前に、データ構造のサンプルファイルをダウンロードして、.csvファイルを準備します。
1.Learn365 管理センター>すべてのコースカタログの「ユーザー」に移動します。「ユーザー」ページが開きます。
2.「一括操作」>「ユーザーの一括招待」を選択します。ファイルのアップロード パネルが開きます。
3.「ダウンロード」を選択してサンプル用の .csvファイルをダウンロードします。ブラウザの設定により、既定の場所に自動的にダウンロードされるか、保存するディレクトリを選択できます。
4.ダウンロードが完了したら、サンプル.csvファイルを開きます。
.csvファイルには以下の情報を記述します。
- Display name(必須):Learn365 で表示するユーザーの名前。ユーザーは、アカウントを有効化する際に表示名を変更することができます。
- Email(必須):招待状を送信するユーザーのメールアドレス
- Phone number (オプション):ユーザーの電話番号
- Job title(オプション):ユーザーの役職名
- Department(オプション):ユーザーの所属部署
注記:
ユーザーの表示名、電話番号、E メールアドレスはユニークでなければなりません。既存のユーザーのものは使用できません。
例
例えば、3人のユーザーをインポートします。
John Doe:メールアドレス「johndoe@test.com」
Kattie Smith :メールアドレス「ksmith@test.com」,電話番号「+5555555」
Robert Stanford:メールアドレス「rstanford@test.com」, a miner from the West(西部の鉱山労働者 )です。この場合、.csvファイルのは次のようになります。
Display name;Email;Phone number;Job title;Department
John Doe;johndoe@test.com;;;
Kattie Smith;johndoe2@test.com;+5555555;;
Robert Stanford;rstanford@test.com;;Miner;West
5.手順4で説明した構造で .csvを記述します。.csvファイルの準備ができたら、インポートを開始します。
6.Learn365 管理センター>すべてのコースカタログの「ユーザー」に移動します。
7.「一括操作」>「ユーザーの一括インポート」を選択します。ファイルのアップロードパネルが開きます。
8.ファイルのアップロード パネルで、「CSVファイルのアップロード」を選択します。
9.用意した.csvファイルを選択します。アップロードファイルパネルに選択したファイルが表示されます。間違ったファイルを選択した場合は、✖ アイコンでパネルから削除できます。
10.「アップロード」を選択します。インポートするユーザーの選択パネルが開き、リストに読み込まれたユーザーが表示されます。
.csvファイルでエラーが発生した場合、パネルの上部にエラーメッセージが表示され、問題があるデータの側に警告アイコンが表示されます。アイコンにカーソルを合わせると、エラーの詳細情報が表示されます。
インポート処理中にエラーが発生した場合など、処理を取り消す場合は、「破棄」を選択します。
エラーがある場合は、エラーメッセージに従ってファイルの情報を修正し、再度ファイルをアップロードしてください。
11.読み込まれたユーザーのリストから、Flow365 に招待するユーザーを選択し「インポート」を選択します。
インポートが完了すると、「ユーザー」ページには、Flow365 に招待したユーザーが「招待送信済み」ステータスで表示されます。
注記:
インポートするユーザーの選択パネルで、読み込まれたファイルにいくつかのエラーがある場合でも、エラーのないユーザーのみを選択して招待し、あとで問題を修正しもう一度アップロードすることができます。
Flow365 ユーザーによるアカウントの有効化
Flow365 にユーザーを招待すると、ユーザーはアクティベーションリンクが記載されたメールを受け取ります。
招待を受けたユーザーは、以下の手順に沿ってアカウントを有効化します。
1.招待メール内のリンクを選択します。サイン イン ページにリダイレクトされます。
2.サイン イン ページで、「メールでサインアップ」を選択します。ユーザー 詳細ページが開きます。
3.メールアドレスを入力し、「確認コードの送信」を選択します。
ユーザーは自分のメールアドレスに確認コードを受け取ります。
4.「ユーザー詳細」ぺージで、認証コードを入力し「コードの確認」を選択します。
5.認証に成功したら、パスワードと表示名を設定し、「作成」を選択します。
その後、Flow365 を利用することができます。
招待の取り消し
招待の取り消しは、以下の手順で行います。
1.Learn365 管理センター>すべてのコースカタログの「ユーザー」に移動します。「ユーザー」ページが開きます。
2.招待を取り消す「招待送信済み」ステータスのユーザーを選択します。操作パネルが開きます。
3.「招待を取り消す」を選択し、操作を確定します。管理センターの通知に成功メッセージが表示されます。
Flow365を使用する
ユーザーがログインすると、トレーニング ページにリダイレクトされ、利用可能なトレーニングのリストが表示されます。トレーニングは、トレーニングのステータス(未開始、完了など)別に表示されます。
サインアウトするには、右上の「サインアウト」で行います。
Flow365 ユーザーがパスワードを忘れた場合、ログイン画面で「パスワードを忘れた場合」を選択してパスワードをリセットできます。このオプションは、サインイン ID 種類で「メール アドレス」を使用して作成されたユーザーのみ利用できます。
Flow365 ユーザーは、Learn365 モバイルアプリにもアクセスできます。
アプリのインターフェースは、Learn365 ユーザーと若干の違いがあり、Flow365ユーザーは、ダッシュボード(トレーニングあり、カタログなし)、通知、設定タブが利用できます。