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Learn365 Importer 管理者ガイド

  • 更新

ここでは、Zensai Global Delivery 部門によって提供される Importer 管理 ソリューションの概要と一般的な手順について説明します 。

Importer 管理 ソリューションは、Success Plus および Success Premium のお客様のみが使用できます。

 

前提条件とアクセス

  • Success Plus または Success Premium サブスクリプション
  • Learn365 API キー (フル コントロール キー)

重要！

Zensai Academy のインポートトレーニングを完了して、インポートプロセスとインポートテンプレートファイルについて理解を深めることを強くお勧めします。

 

サポートとメンテナンス

このソリューションの使用中に問題が発生した場合は、カスタマーサクセスマネージャーにお問い合わせください。

フィードバックやご提案は、カスタマーサクセスマネージャーにお願いします。

 

概要

Importer 管理ソリューションを使用すると、管理者は既定のフォーマットで作成した Microsoft Excel ファイル または CSVファイルから受講完了記録とコースを Learn365 環境にインポートできます。 あらゆるインポートをシミュレートしてファイルを検証したり、誤ったデータを持つかもしれない過去のインポートを消去することができます。

ここでは、以下について説明します。

Importer へのアクセス

Importer ソリューションにアクセスするには、次の手順を実行します。

1．Automation Center ページ にアクセスします。

2．左側ナビゲーション メニューで「Importer」セクションを選択します。

重要！

GCCH のお客様は、別のログイン ページにアクセスする必要があります。

GCCH Automation Center ページにアクセスしてください。

注記：

初回ログインでは、テナントの Automation Centerへのアクセスがアカウントに設定できていないことを知らせるメッセージが表示されることがあります。 アクセスとアクセス許可については、組織のテナント管理者に問い合わせる必要があります。

Learn365 Importer-1.png

 

Automation Center のアクセス許可については、こちらを参照してください。

注記：

初回ログイン時は、以下 のいずれかになります。

  • ユーザーはそのままログインできます。

これは、これまでに組織内のユーザーが組織全体を代表して同意している場合に発生します。

  • お客様は、お客様自身でアクセス許可に同意することを求められます。

これは、これまでにいずれのユーザーも組織内で組織全体を代表して同意を提供していない場合に発生します。

AutomationCenterConsentEndUser.png

  • 組織を代表して同意するよう求められます。

これは、ユーザーが組織の Entra ID (Azure AD) 内で管理者権限レベルが割り当てられている場合に発生することがあります。

AutomationCenterConsentAdmin.png

  • ログインするには、管理者の承認が必要です。

Automation Center は、組織の Entra ID 内にアプリをインストールします。組織のポリシーによっては、IT 担当者 (グローバル管理者) による承認が必要な場合があります。

AutomationCenterConsentLearner.png

 

Importer の設定

Importer には、他の管理 ソリューションのような設定メニューはありません。

  • Importer は、インポートを開始したユーザーのメールアドレスを、そのインポートに関連する通知に利用します。

  • API キーは、Automation Center を最初にセットアップした時に入力された API キーを使用します。
    Importer に使用されるAPIキーを変更する場合は、左側ナビゲーション メニューの「権限」＞「設定」に移動し、そこで更新します。

 

Importer

Importer （メイン画面）ページには、テナント内で完了したすべてのインポートの概要が表示されます。

インポートの検索、出力ファイルのダウンロード、以前のインポートの消去、および新しいインポートの作成オプションがあります。

次の列は、Importer ページで使用できます。

  • File name：インポートに使用されたファイルの名前が表示されます。たとえば、「Records Import 2024.xlsx」というファイルを使用してレコードをインポートした場合、ファイル名には「Records Import 2024.xlsx」と表示されます。
  • Catalog：インポートが完了されたカタログの名前
  • Type：完了したインポートのタイプ。現在、インポートのタイプは 4 つです。
    • Records（受講完了記録）
    • Courses（コース）
    • Purge Records（受講完了記録のインポートを消去したときに表示されます)
    • Purge Courses（コースのインポートを消去したときに表示されます）
  • Import Status：インポートの現在のステータス。次の 3 つのステータスがあります。
    • In Progress
    • Completed
    • Failed
  • Imported by：インポートを開始したユーザーのメールアドレス（ユーザーのメールアドレスが空白の場合はユーザープリンシパル名）
  • Import Date：インポートが開始された日時
  • Simulation：インポートがシミュレート（実際に LMS へは何もインポートしていない）か、シミュレートでない（アイテムが LMS にインポートされた）かを表示します。
  • Successful records：正常にインポートされた Records /Courses の数
  • Failed records：インポートプロセス中に失敗したRecords /Courses の数
  • Skipped records：インポート処理中にスキップされたRecords /Courses の数
    以前インポートしたレコードを使って、再度インポートを行った場合、それらの Records はスキップされます。このツールは重複登録を防ぐため、そのような Records をスキップします。
    詳細は「以前のインポートからインポートする」を参照してください。
  • Report Available：インポート レポートの出力ができるかどうかを示します。
    • インポートを消去したり、前のインポートを元にしたインポートを行うには、出力したレポートが必要です。
    • レポートは、インポーター上で 1年間保存された後、自動的に削除されます。
      1年後に自動的に削除される前に、履歴として必要なすべてのインポートの出力をダウンロードしておくことを強くお勧めします。

Learn365 Importer-2.png

 

Records のインポート

注記：

Records または Courses をインポートする前に、必ずインポートをシミュレートすることを強くお勧めします。これにより、レコード（またはコース）が正常にインポートされるかを確認することができます。

 

Records（受講完了記録）をインポートするには：

1．「Importer」ページで、「New Import（新規インポート）」を選択します。New import パネルが開きます。

2．Type フィールドで「Records」を選択します。

フィールドの下にある「Download Example File」でサンプルレコードのファイルをダウンロードして、インポート用ファイルのフォーマットを確認できます。

重要！

「Download Example File」をクリックする前に、必ず Type（タイプ）フィールドで Records または Courses を選択してください。

選択されていない場合、ダウンロードはできません。

Learn365 Importer-7.png

 

3．インポートする Records が正しくフォーマットされたファイルをアップロードします。

4．Records（受講完了記録）をインポートするコースカタログを選択します。

5．インポート設定を構成します。

  • Simulate import：レコードのインポートをシミュレートするかどうかを選択します。既定は「Yes 」です。インポートの失敗を回避するためにも、このオプションは「Yes」にすることを強くお勧めします。
  • Disable Email Notifications：レコードのインポートに関連するカタログのメール通知を、一時的にオフにします。これらは、インポートが完了すると自動的に再度有効になります（カタログで管理者が無効に設定していない場合)。
    以下は、一時的に無効になるメール通知です。
    • コースへの登録の確認
    • 集合トレーニングへの登録の確認
    • トレーニング プラン 登録確認
    • セッションへの登録申請

  • Update Issue Date：認定証の発行日の時刻を調整できます。
  • Update Expiration Date：認定証の有効期限の時刻を調整できます。

インポートに使用するファイルの Issue Dateと Expiration Date は、認定証の発行日と有効期限です。
これらは協定世界時（UTC+0）でインポートされます。 太平洋標準時がUTC-8であるなど、地域のタイムゾーンが大幅に異なる場合は、セル内の日付が UTC+0 時刻の前後になることがあります。
例：UTC+0 の 2007年2月26日00時00分は、UTC-8 の 2007年2月25日16時00分です。

カスタムフォーマットとして 「m/d/yyyy h:mm 」を使用することをお勧めします。これにより、セルには時刻が表示され、Update Issue Date と Update Expiration Date オプションで時刻を調整できます。

Learn365 Importer-3.png

 

6．「Import」を選択します。

 「Importer」ページに、インポートしたファイルが、import status「In Progress」で表示されます。

インポートが完了すると、メール通知が届きます。

Simulate import オプションを「Yes」でインポートした場合、このインポートは実際には Learn365 にはインポートされていません。「Simulation」列に 完了・公開アイコン.svg  が表示されます。

 

Courses のインポート

注記：

Records または Courses をインポートする前に、必ずインポートをシミュレートすることを強くお勧めします。これにより、レコード（またはコース）が正常にインポートされるかを確認することができます。


 Courses をインポートするには：

1．「Importer」ページで、「New Import（新規インポート）」を選択します。New import パネルが開きます。

2．Type フィールドで「Courses」を選択します。

フィールドの下にある「Download Example File」でサンプルレコードのファイルをダウンロードして、インポート用ファイルのフォーマットを確認できます。

重要！

「Download Example File」をクリックする前に、必ず Type（タイプ）フィールドで Records または Courses を選択してください。

選択されていない場合、ダウンロードはできません。

Learn365 Importer-7.png

 

3．インポートする Records が正しくフォーマットされたファイルをアップロードします。

4．Courses（コース） をインポートするコースカタログを選択します。

5．インポート設定を構成します。

  • Simulate import：レコードのインポートをシミュレートするかどうかを選択します。既定は「Yes 」です。インポートの失敗を回避するためにも、このオプションは「Yes」にすることを強くお勧めします。

Learn365 Importer-4.png

 

6．「Import」を選択します。

 「Importer」ページに、インポートしたファイルが、import status「In Progress」で表示されます。

インポートが完了すると、メール通知が届きます。

Simulate import オプションを「Yes」でインポートした場合、このインポートは実際には Learn365 にはインポートされていません。「Simulation」列に 完了・公開アイコン.svg  が表示されます。

 

 

以前のインポート（レポート）から Learn365にインポートする

「Execute Previous Import」機能では、シミュレートされたかどうかにかかわらず、利用可能なレポートの以前のインポート（Typeが Purge Records/ Courses以外) を実行できます。

以下は、「Execute Previous Import」機能を使った一般的な例を示します。

Learn365 Importer-5.png

 

シミュレートしたインポートの有効にする

シミュレートとして実行され検証済みのレポートを使って、Learn365にインポートします。

1．「Importer」ページのリストで、検証済みのレポート（「Simulation」列に 完了・公開アイコン.svg が表示されています）を選択します。

2．開いたパネルで「Execute Previous Import」を選択します。

3．これにより、Simulate import オプションが False に設定されたインポートが実行されます。

 

シミュレートしていないインポートの再実行

前回、ファイルの読み込みプロセスで一時的なエラー（たとえば、受講者のコース登録に失敗した、認定証の作成に関する問題など)が発生したインポートを再実行します。

1．前回読み込みに失敗したレコードを正しく修正します。

2．Importerリストで失敗したレコードを含むインポートを選択します。

3．「Execute Previous Import」を選択します。

4、これにより、 失敗したレコードの再インポートが行われます。前回インポートされたレコードはスキップされます。

通常、一時的なエラーが発生したインポートはこれで解決されます。この方法でも問題が解決しない場合は、CSMチームに連絡してください。

 

以前のインポートの消去

Learn365 に関連付けられた Records または Courses が不要になった場合は、以前のインポートを消去できます。

重要！

インポートを消去すると、Learn365 環境から受講完了記録（Records）または コース（Courses）が完全に削除されます。コースを削除すると、そのコースに関連付けられているすべてのレコードが削除されます。 この操作は元に戻すことはできません。

 

以前のインポートを消去できるのは、利用可能なレポートのみです。

以前のインポートを消去するには：

1．「Importer」のリストで消去するインポートを選択します。

2．「Delete」を選択します。

確認ダイアログが表示されます。操作を実行するには「Delete」を選択します。

Learn365 Importer-6.png

 

Importer の制限事項

  • インポートできるのは、受講完了の記録とコースのみです。

  • SCORMのインポートに関するご質問は、カスタマーサクセスマネージャーにお問い合わせください。

  • Importer は現在、ファイルからのカスタム認定証のインポートをサポートしておらず、認定証テンプレートのみがサポートされています。

  • 同時に複数のカタログにインポートすることはできません。インポートに使用するファイルをカタログごとに分割することをお勧めします。

  • Records（受講完了記）をインポートする場合、Importer は受講者をコースカタログに追加しません。このツールは、レコードがインポートされるコースにのみ受講者を追加します。