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Learn365 Reporter 管理者ガイド

  • 更新

ここでは、Zensai Global Delivery 部門が提供する Reporter 管理ソリューションの概要と一般的な手順について説明します。

Reporter 管理ソリューションは、Success Plus と Success Premium のお客様のみが利用できます。

 

前提条件とアクセス

  • Success Plus または Success Premium Subscriptions
  • Learn365 API キー (フル コントロール キー)

 

サポートとメンテナンス

このソリューションの使用中に問題が発生した場合は、カスタマーサクセスマネージャーにお問い合わせください。

フィードバックやご提案は、カスタマーサクセスマネージャーにお願いします。

 

概要

Reporter 管理ソリューションでは、データモデラーを使用して、登録、コース、ユーザー、認定証データなどに基づいた Microsoft Excel または CSV レポートを作成することができます。

Learn365 と同期された任意のフィールドを含め、自動的にレポートを取得してお客様の SharePoint 環境にアップロードされるようスケジュール設定することができます。

ここでは、以下について説明します。

Reporter へのアクセス

Reporter ソリューションにアクセスするには、次の手順を実行します。

1．Automation Center ページ にアクセスします。

2．左側ナビゲーション メニューで「Reporter」セクションを選択します。

重要！

GCCH のお客様は、別のログイン ページにアクセスする必要があります。

GCCH Automation Center ページにアクセスしてください。

注記：

初回ログインでは、テナントの Automation Centerへのアクセスがアカウントに設定できていないことを知らせるメッセージが表示されることがあります。 アクセスとアクセス許可については、組織のテナント管理者に問い合わせる必要があります。

Learn365 Importer-1.png

 

Automation Center のアクセス許可については、こちらを参照してください。

注記：

初回ログイン時は、以下 のいずれかになります。

  • ユーザーはそのままログインできます。

これは、これまでに組織内のユーザーが組織全体を代表して同意している場合に発生します。

  • お客様は、お客様自身でアクセス許可に同意することを求められます。

これは、これまでにいずれのユーザーも組織内で組織全体を代表して同意を提供していない場合に発生します。

AutomationCenterConsentEndUser.png

  • 組織を代表して同意するよう求められます。

これは、ユーザーが組織の Entra ID (Azure AD) 内で管理者権限レベルが割り当てられている場合に発生することがあります。

AutomationCenterConsentAdmin.png

  • ログインするには、管理者の承認が必要です。

Automation Center は、組織の Entra ID 内にアプリをインストールします。組織のポリシーによっては、IT 担当者 (グローバル管理者) による承認が必要な場合があります。

AutomationCenterConsentLearner.png

 

Reporter の設定

  • Contact email address：これは、Subscription（レポート）が正常に取得された場合、またはSubscription（レポート）取得中にエラーが発生した場合の通知に使用されます。
    通知で参照される時間はすべて UTC 時間が使用されます。
  • Learn365 API key：初回ログイン時に入力されます。 Reporter はこれを使用して Learn365 環境にアクセスします。このキーは、カスタム列にデータを書き込むために、フルコントロールのアクセス許可を持っている必要があります。
    テナントで Learn365 API キーを生成する方法については、こちらを参照してください。
  • Upload to SharePoint library：このオプションを有効にして、Learn365 Reporter から生成された Subscription（レポート）を 特定の Sharepoint サイトの保存することができます。
    追加の「SharePoint access」の設定が必要です。

注記：

SharePoint access の設定のについては、このガイドの後半で説明しています。

 

Subscriptions

必要なロール：前提条件とアクセス で説明されている権限を持つユーザー

Reporter のメイン画面でもある「Subscriptions」ページには、テナント内で作成されたすべてのSubscription（レポート）が表示されます。

ここでは、Subscription（レポート）の検索、取得、ダウンロード、編集、作成などを行うことができます。

Subscriptions ページには、以下の情報が表示されます。

  • Title：作成したSubscription（レポート）の名前。この名前は、レポートの作成時に自動的に生成され、後で変更できます。
  • Update date：Subscription（レポート）の更新または変更が行われた最新の日付。Subscription（レポート）の取得とステータスの変更も対象となります。
  • Last pulled by：直近で Subscription（レポート）を取得したユーザーのメールアドレス。
  • Last pull date：Subscription（レポート）が最後に取得された日付。Subscription（レポート）を取得するとは、Learn365 データ センターから最新のデータを取得することを意味します。この取得は手動でいつでも行うことができます。
  • Next pull date：次に予定されている取得の日時。Subscription＞Basic details で、データの取得をスケジュールすることができます。
  • Upload to SharePoint：Subscription（レポート）が SharePoint ライブラリにアップロードされるかどうかを示します。
  • Recurrence：Subscription（レポート）の次回の取得予定日を表示します。
  • Status：Subscription（レポート）のステータスが表示されます。ステータスは次のいずれかになります。
    • Subscribed：Subscriptions（レポート）は作成されているが、取得されていない。
    • Ready for download：Subscriptions（レポート）が取得され、ダウンロードできる。
    • Being pulled：Subscriptions（レポート）を取得している。
    • Failed：Subscriptions（レポート）の取得に失敗した。

 

Subscription（レポート）の作成

必要なロール：前提条件とアクセス で説明されている権限を持つユーザー

Subscription（レポート） の作成は、次の手順で行います。

1．左側ナビゲーション メニューで「Reporter」＞「Subscriptions」を選択します。

2．「Create new」を選択します。「Subscription」の作成パネルが開きます。

作成パネルには「JSONからのインポート」オプションがあります。

レポートを定義した任意の  JSON ファイルをインポートできます。

このガイドの最下部から、JSON ファイルのサンプルをダウンロードすることができます。

詳細は「サンプル（JSON ファイル）」をご参照ください。

 

「Subscription」の作成パネルには 3 つのセクションがあります。

 

Basic details

Basic details セクションで、次の情報を入力します。

  • Title：これは必須フィールドです。Subscription（レポート）の名前を入力します。
  • Description：これは必須フィールドです。Subscription（レポート）の説明を入力します。
  • Output type：これは必須フィールドです。ドロップダウンリストで出力するファイルタイプを選択します。
  • Scheduling enabled：データの取得をスケジュールします。
  • Upload to SharePoint：SharePoint 環境へのアップロード設定します。

Scheduling enabled

このオプションを有効にするには、トグルをオンに切り替えます。以下のフィールドが設定可能になります。

  • Scheduled Report Pull：次回、レポートを取得する日付を指定します。 定期的に取得する場合、ここで指定した日付が基点になります。
  • Report Pull Time：次回、レポートを取得する時刻を指定します。

Recurrence

このオプションを有効にするには、トグルをオンに切り替えます。以下のフィールドが設定可能になります。

  • Every：レポートを再作成する間隔（データを更新する間隔）を数値で指定します。
  • Time unit：単位を選択します。（日、週、月）

 

Upload to SharePoint

注記：

Reporter ＞「settings」 ページで、「Upload to SharePoint library」オプションを有効にする必要があります。

 

Reporter＞ settings で「Upload to SharePoint library」オプションが有効の場合、設定した SharePoint ライブラリにレポートをアップロードすることができます。

 

Filters

Filters セクションの設定は任意です。必要に応じてフィルターを設定します。

Add rule / Add group

Filters の設定では、単一またはグループでルールを追加することができます。グループ化されたルールは、ルール間で異なるリレーションシップ（And / Or / Not）を使用したいときに必要となります。

Filters のルールを追加するには：

1．パネルの右上にある「＋ Add rule」または「 追加アイコン.png Add group」を選択します 。

2．関連するルールの条件（Not / And / Or）を選択します。

3．フィールドを定義します。

Filters のルールの作成では、４つのフィールドを設定します。すべてのフィールドが入力必須です。

  • Source：対象のソース（Enrollment, Learner, Courseなど）を選択します。
  • Select field：選択したソースに基づいて、フィルタリングする特定のフィールド（Department, Manager, Course title など）を選択します。
  • Operator：選択したフィールドに対する条件を選択します。既定の条件は「is equal to」です。
  • Value：追加されたフィルター条件に関する情報を入力します。
    入力できる値の種類は次のとおりです。
    • string：text
    • boolean：true / false
    • guid：unique ID
    • integer：number

 

Report fields

レポートの列を定義します。必要な数のフィールドを追加できます。

Report fields を追加するには：

1．「Add field」 を選択して、Subscription（レポート）の フィールドを作成します。

2．フィールドに対して、次の項目を設定します。

  • Select source：フィルタリングの対象となるソース（Enrollment, Learner, Courseなど）を選択します。
  • Select field：選択したソースに基づいて、フィルタリングする特定のフィールドを指定します。
  • Label (required)：このフィールドのSubscription（レポート）内の列名になります。既定では、ラベルは選択されたソースと選択されたフィールドを「. 」で区切ったものになります。

 

Subscriptions ページでの操作

Subscriptions ページでは選択したSubscription（レポート）に対して、さまざま操作を行うことができます。

レポートを選択すると、「Actions」パネルが開きます。パネルの上部には、次の情報が表示されます。

  • Subscription（レポート）のタイトル
  • Id ：この ID はコピーできます。
  • レポートが最後に取得された日時
  • レポートを更新したユーザー

「Actions」パネルからは次のことができます。

  • View：Subscription パネルが開き、設定を見ることができます。
  • Edit：Subscription パネルが開き、設定の変更を行うことができます。
  • Clone：Subscription（レポート）構成を保持したまま、そのSubscription（レポート）の複製を作成することができます。複製されたSubscription（レポート）を変更して使用することができます。
  • Pull Report Now：Subscription（レポート）の出力を手動で開始できます。システムがリクエストを処理します（これには時間がかかる場合があります）。準備ができたら、Subscription（レポート）のダウンロードができます。
  • Export to JSON：JSON 形式で Subscription（レポート）をエクスポートできます。出力したファイルは、Subscription（レポート）の作成時に JSON としてインポートできます。
  • Download report：取得した Subscription（レポート）をダウンロードできます。ダウンロードする準備ができていない場合、このアクションはグレーアウトしています。
  • Delete：Subscription（レポート）を削除します。

 

SharePoint Access のセットアップ

必要なロール：Microsoft 365 グローバル管理者

注記：

この手順は、Reporter＞Settings で「Upload to SharePoint」オプションを有効にした場合にのみ必要です。SharePoint へのアップロードは、Subscription（レポート）の作成において必須ではありません。

ここでは、Microsoft 365 グローバル管理者が、Reporter がレポート ファイルを SharePoint サイトにアップロードするために使用する、SharePoint アプリ登録について説明します。

重要！

このプロセスは、Microsoft 365 グローバル管理者またはサイト管理者ロールを持つ Learn365 カタログ 管理者が行います。

前提条件

  • テナントのグローバル管理者権限
  • サイト管理者ロールを持つカタログ管理者
  • ドキュメント ライブラリを含む SharePoint サイト コレクション（Learn365 カタログ サイトコレクション）

 

アプリ登録の認証情報の作成

サイト コレクションでアプリ登録の作成についての詳細は、こちらを参照してください。

 

アプリケーション登録の認証情報を作成する

テナントで Learn365コースカタログサイトに移動し、以下の手順を行います。

1．Learn365 の コースカタログのサイトページで、カタログ URL の後に以下の拡張子を入力します。

/_layouts/15/AppRegNew.aspx

例：https://contoso.sharepoint.com/sites/LMSCatalog/_layouts/15/AppRegNew.aspx

注記：

サイト コレクション URL は、Reporter が Subscription（レポート）をダウンロードするサイト コレクションになります。

重要！

このページにアクセスしてアクセス拒否のメッセージが表示された場合は、グローバル管理者権限を持っているか、またカタログ サイトのサイト管理者として割り当てられているか確認してください。

 

2．クライアント ID の「生成」を選択します。（表示されない場合、次の手順に進みます）

3．クライアント シークレットの「生成」を選択します。（表示されない場合、次の手順に進みます）

4．タイトルに登録するアプリの名前を入力します。「Learn365 Reporter」のようなものをお勧めします。

5．クライアント ID と クライアントシークレット をコピーして保存します。これらは後で使用します。

6．アプリケーション ドメイン に「www.learn365.com」を入力します。

7．リダイレクト URL に「https://www.learn365.com」を入力します。

8．「作成」を選択します。

※手順2，3をスキップした場合、「作成」を選択すると、クライアント ID、クライアント シークレットが生成されます。

重要！

後で使用するために、クライアント ID とクライアント シークレットの情報を保存します。

 

登録したアプリにアクセス許可を付与する

テナントで Learn365コースカタログサイトに移動し、以下の手順を行います。

1．Learn365 の コースカタログ サイトページで、カタログ URL の後に以下の拡張子を入力します。

/_layouts/15/AppInv.aspx

例：https://contoso.sharepoint.com/sites/LMSCatalog/_layouts/15/AppInv.aspx

注記：

サイト コレクション URL は、Reporter が Subscription（レポート）をダウンロードするサイト コレクションになります。

2．アプリケーション登録の認証情報を作成＞手順 5で保存した クライアント ID を入力し「検索」を選択します。

3．次の XML を入力して、サイトコレクションへの 「書き込み」アクセス許可を付与します。

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true">

<AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection" Right="Write" />

</AppPermissionRequests>

 

重要！

上記の XML 構文をコピーして使用する場合は、構文に直線引用符（straight quotation marks）が含まれていることを確認してください。曲線引用符（curved quotation marks）はエラーになる場合があります。

 

4．「作成」を選択します。

5．新しいアプリの登録を信頼するように要求された場合は、「信頼する」を選択します。

 

Reporter ソリューションに SharePoint へのアクセスを提供する

1．Reporter＞「settings」 に移動します。

2．「Upload to SharePoint library」オプショントグルを Yes に切り替えます。

3．アプリケーション登録の認証情報を作成＞ 手順 5で保存した「クライアント ID」と「クライアント シークレット」を入力します。

4．サイト コレクションの URL を入力します。例：https://contoso.sharepoint.com/sites/LMSCatalog

5．サイト コレクション の SharePoint ドキュメント ライブラリの名前を入力します。

6．「保存」を選択して 変更を確定します。

これで、 Subscription（レポート） の SharePoint へのアップロードが設定され、レポートが取得されると自動的にその場所に保存さ れます。

 

サンプル（JSON ファイル）

重要！

サンプルの「JSON ファイル」を使用して、レポートの作成を開始することを強くお勧めします。

これらのサンプルには、お客様の用途に応じたレポート情報がすべて含まれているわけではありませんが、フィールドやフィルターを使ったレポート作成の参考として活用することができます。

以下に、Reporter で使用できる 3 つの JSON ファイルを提供しています。これらのファイルをダウンロードし、「Import from JSON」で  Reporter に取り込むことができます。