Learn365のAIチャットボットは、Microsoft Teamsの「チャット」タブから利用できます。
ユーザーは、このAI機能を利用して、トレーニングの概要を確認したり、コースカタログから関連するトレーニングを検索したりできます。管理者は、トレーニングの作成や管理も行えます。
また、Microsoft Copilot のLearn365エージェントからも同じチャットボットを利用できます。チャットボットの機能自体は同じですが、Copilotでは複数のエージェントと1つのチャットでやり取りできるほか、会話を別のチャットに分けたり、会話内容を Microsoft Word にエクスポートしたりすることもできます。
Copilotでは、チャットボットとの過去の会話をサイドバーから確認できます。一方、Teamsの「チャット」タブでは、過去のやり取りが1つの会話として表示されます。
ここでは、Learn365のAIチャットボット機能の概要と活用方法について説明します。
Learn365におけるAI機能のデータ管理、プライバシー保護、およびセキュリティ対策については、「AIにおけるプライバシーとデータ保護」を参照してください。
目次
AIチャットボットの概要
Microsoft TeamsのAIチャットボットは、トレーニングの検索やトレーニング管理に役立つ機能です。
Microsoft Teamsでは、Learn365アプリの「チャット」タブから利用できます。
このAIチャットボットは、大規模言語モデル（LLM）と自然言語処理（NLP）技術を活用しています。特定のコマンドや定型的な入力形式は必要ありません。知りたいことや実行したい内容を日常的な言葉で入力すると、チャットボットが内容を理解して応答します。
AIチャットボットを利用すると、トレーニングの検索、受講状況の確認、Learn365に関する情報の確認ができます。チャット形式で操作できるため、必要な情報へ迅速にアクセスできます。
また、AIチャットボットは会話の内容や文脈を考慮して応答するため、複数の条件を含む質問にも対応できます。
注記：
AIチャットボットはAIを活用しているため、期待どおりの結果が得られない場合があります。その場合は、フィードバックの提供にご協力ください。いただいたフィードバックは、今後の機能改善に活用されます。
AIチャットボットの主な用途はLearn365での学習支援です。
天気予報など、Learn365に関連しない一般的な質問にも回答できますが、回答は2024年9月末時点の情報に基づいて生成されるため、最新の情報が反映されていない場合があります。
AIチャットボットを有効にする
この操作に必要なロール：LMS管理者、またはMicrosoft 365 グローバル管理者
AIチャットボットを利用する前に、AI機能を有効にする必要があります。
Learn365でAI機能を有効にする方法については、「Learn365で生成AI機能を有効にする」を参照してください。
Microsoft TeamsのLearn365アプリでAIチャットボットを開く
AIチャットボットは、Microsoft TeamsのLearn365アプリ内にある「チャット」タブから利用できます。
AIチャットボットが有効になっていない場合は、ユーザーが質問を入力しても回答は表示されません。代わりに、AIチャットボットが有効になっていないことを知らせるメッセージが表示されます。
会話を開始する
Learn365のAIチャットボットとの会話は、「こんにちは」などのメッセージを入力するだけで開始できます。
会話を開始すると、AIチャットボットはあいさつとともに、ユーザーに関連する情報を表示します。トレーニングの受講状況や進捗状況を確認できるほか、部下を持つユーザーは、部下のトレーニングに関する情報も確認できます。
AIチャットボットは、ユーザーの役割やトレーニングの進捗状況に基づいて、関連性の高い情報や確認が必要な項目を提示します。そのため、個別に質問しなくても、優先的に対応すべき内容を確認できます。
たとえば、受講者には期限を過ぎたトレーニングの受講を促すメッセージが表示される場合があります。ラインマネージャーには、部下のトレーニング進捗状況や期限超過のコースに関する情報、コースのホームページへのリンクなどが表示されます。対応が必要な項目がない場合は、その旨が表示されます。
AIチャットボットが表示する情報や提案は、最新の受講状況やアクティビティに応じて変化します。そのため、新規登録やトレーニングの進捗状況の更新など、最新の情報を確認できます。
AIチャットボットで利用できる機能を確認する
AIチャットボットで利用できる機能を確認するには、「どのようなことができますか？」と質問します。ユーザーの役割に応じて利用可能なトピックや、質問例が表示されます。
表示された質問例を選択して利用することも、自分の言葉で質問することもできます。追加の質問をすると、検索結果をさらに絞り込むことができます。
たとえば、次のような質問ができます。
- 「次に受講すべきトレーニングは何ですか」
- 「期限を過ぎたコースを一覧表示してください」
- 「必須トレーニングのみ表示してください」
注記：
現時点では、チャットボットの最初のメッセージに表示された情報の詳細を続けて確認することはできません。詳細を確認するには、「トレーニングの概要を表示してください」のように、改めて質問してください。
AIチャットボットを利用して関連するトレーニングを検索する
AIチャットボットを利用すると、学習目的や受講状況に応じたトレーニングを検索できます。
目的に合ったトレーニングを検索する
学習目的や今後のキャリア目標に応じて、コースやトレーニングプランを検索できます。
検索は、ユーザーがアクセス可能なすべてのコースカタログを対象に、次の情報に基づいて実行されます。
- トレーニング名
- 説明
- カテゴリー
- タグ
- トレーニングのタイプ
- ユーザーがアクセス権を持っているトレーニング
- ユーザーが登録していないトレーニング
例：
マネジメントに関するトレーニングを探す場合は、「マネジメントに関するコースを探しています」と質問します。
チャットボットは、条件に一致するトレーニングを表示します。
学習状況からトレーニングを検索する
Learn365での受講状況や進捗状況に基づいて、トレーニングを検索できます。未開始、進行中、完了済みなどの条件を基に検索結果を絞り込めます。
検索は、ユーザーがアクセス可能なすべてのコースカタログを対象に、次の情報に基づいて実行されます。
- トレーニングID
- トレーニング名
- トレーニングのタイプ
- トレーニングの進捗
例：
「まだ開始していないコースはありますか」と質問します。
チャットボットは、ユーザーがアクセス可能なすべてのコースカタログの中から、未開始のトレーニングを表示します。
未開始のトレーニングの一覧が表示された後、さらに会話を続けることで検索結果を絞り込むことができます。
例えば、「結果を必須で絞り込む」と入力すると、未開始のトレーニングのうち、必須のトレーニングのみが表示されます。
AIチャットボットのコースカタログを切り替える
トレーニング一覧の表示やカテゴリー検索は、現在選択されているコースカタログを対象に実行されます。
現在選択されているコースカタログを確認するには、「現在のカタログを確認する」「現在のカタログは？」と入力します。
カタログを切り替えるには、「カタログを切り替える」「別のカタログで検索する」と入力します。チャットボットに表示されるコースカタログの選択カードから、検索対象のコースカタログを選択します。ドロップダウンリストには、ユーザーがアクセス可能なコースカタログのみが表示されます。
AIチャットボットを利用してコースを作成する
この操作に必要なロール：カタログ管理者
カタログ管理者は、Learn365のAIチャットボットを利用して、e-ラーニング コースまたは集合トレーニング コースを作成できます。
コースの作成手順は、CopilotのLearn365エージェントを利用する場合と同じです。
詳しくは、「Microsoft CopilotからLearn365を利用する」を参照してください。
AIチャットボットを利用してトレーニングの進捗を確認する
ユーザーは、Learn365のAIチャットボットを利用して自身のトレーニング進捗状況を確認できます。また、ラインマネージャーは部下のトレーニング進捗状況を確認できます。
操作手順は、CopilotのLearn365エージェントを利用する場合と同じです。
詳しくは、以下を参照してください。
AIチャットボットの会話履歴をクリアする
AIチャットボットはAIを活用しているため、誤った回答や意図しない結果が返される場合があります。そのような場合は、「会話をリセットする」と入力して、現在の会話の内容をリセットできます。
リセット後は、それまでの会話内容を参照せずに応答します。
なお、チャット履歴自体は削除されません。これまでのやり取りは引き続き確認できます。
AIチャットボットからリセット完了のメッセージが表示されたら、新しい会話を開始できます。
AIチャットボットでサポートされている言語
ユーザーは、Learn365でサポートされている言語でAIチャットボットを利用できます。チャットボットからの回答も同じ言語で表示されます。
AIチャットボットに質問する際は、検索対象の情報と同じ言語を使用することをおすすめします。たとえば、日本語のコースを検索する場合は、コース名も日本語で入力すると、AIチャットボットが目的のコースをより正確に検索しやすくなります。
フィードバックとお問い合わせ
AI機能の利用に関するご質問やご意見、コンプライアンスまたはプライバシーに関するご質問がある場合は、Learn365 サポートにお問い合わせください。
AI機能の改善に関するご提案、ご要望、ご意見がある場合は、お客様担当者またはLearn365 サポートまでお寄せください。
Learn365のAI機能に関する問題が発生した場合は、Learn365 サポートにご連絡ください。