ラーニングモジュール内のファイルのダウンロードを禁止する

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LMS365 でトレーニング(コース / トレーニングプラン)を作成すると、そのトレーニング用に SharePoint グループも作成されます。この SharePoint グループには、トレーニングの受講者が含まれ、既定で閲覧権限が付与されます。

この SharePoint権限によって、受講者はLMS365プレイヤーでコースを受講しながら、ラーニングモジュールに含まれるファイルをダウンロードできます。

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組織の機密情報が含まれているようなファイルは流出を防ぐため、ファイルのダウンロードを禁止するする必要があります。

ここでは、SharePoint のアクセス許可を制限することによって、ユーザーによるラーニングモジュール内のファイルのダウンロードを防止する方法についてご説明します。

  • ここで説明する手順を実行するには、カタログ管理者とSharePoint管理権限の両方が必要です。
  • ファイルのダウンロードが禁止されるのは受講者だけです。カタログ管理者とコース管理者は、制限なくコンテンツをダウンロードすることができます。

SharePointでアクセス許可レベルを作成する

最初に、SharePointでアクセス許可レベルを作成します。

アクセス許可レベルを作成は、次の手順で行います。

1. SharePoint のコースホームページで、設定(歯車アイコン)>サイトのアクセス許可>高度なアクセス許可の設定 を選択します。

2.権限・アクセス許可レベル ページで、「アクセス許可レベル」を選択し、

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「アクセス許可レベルの追加」を選択します。

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3.名前と説明を入力し、以下のチェックボックスにチェックをします。

  • リストの権限の下にある「アイテムの表示

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サイトの権限の下にある「ページの表示、ユーザー情報の閲覧、開く権限

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4.「作成」を選択します。

新しく作成されたアクセス許可レベルは、コースカタログの既存のアクセス許可レベルのリストに追加されます。

SharePoint内のドキュメントサブフォルダーにアクセス許可レベルを割り当てる

次の手順では、SharePointの関連するドキュメントサブフォルダーに新しいアクセス許可レベルを割り当てます。

コース内のラーニングモジュールに最初にファイルをアップロードすると、SharePoint サイトの 「Learning Module Documents」フォルダ内にコースのドキュメントサブフォルダーが作成されます。このサブフォルダーには、このコースに関連付けられているすべてのラーニングモジュールのすべてのドキュメントが含まれます。
サブフォルダーにアクセス許可レベルを割り当てると、サブフォルダーとその中のすべてのドキュメントに固有のアクセス許可が付与されます。

ドキュメントサブフォルダーへのアクセス許可レベルを割り当ては、次の手順で行います。

1.LMS 365管理センターで、関連するコースを開き、ファイルを追加するラーニングモジュールを開きます(またはラーニングモジュールを作成します)。

2.コンテンツタイプ「ドキュメントライブラリション」を選択し、開いたパネルで「ラーニングモジュールのドキュメントに移動」を選択します。

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これにより、SharePointのラーニングモジュールドキュメントフォルダー内にこのコースのドキュメントサブフォルダーがに開きます。このサブフォルダーには、コースにあるラーニングモジュールに含むドキュメントを保存できます。

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3.サブフォルダ名は後で必要になるため、メモしておいてください。

4.カタログ内のすべてのラーニングモジュールのサブフォルダーを表示するには、「Learning Module Documents」を選択します。

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5.手順3でメモした名前のフォルダを選択し、メニューアイコン.pngアイコンから、「アクセス許可の管理」を選択します。

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6.「詳細設定」を選択します。

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7.コースの「受講者」 グループのチェックボックスを選択して、 「ユーザー権限の編集」 を選択します。

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8.権限の編集ページで、次の図に示すように、「閲覧」のチェックボックスをオフにし、新しく作成したアクセス許可レベルのチェックボックスをオンにします。

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9.「OK」を選択して変更を保存し、サブフォルダーに適用します。

 

ラーニングモジュールにファイルのリンクを追加する

今度は、 SharePoint のドキュメントサブフォルダーにファイルをアップロードし、これらのファイルへのリンクをコース内の関連するラーニングモジュールに追加します。

ラーニングモジュールにファイルのリンクを追加する手順は、次のとおりです。

1.SharePoint でコースのドキュメントサブフォルダーに移動し、ファイルをアップロードします。

※この方法でラーニングモジュールに追加されたビデオファイルは、LMS365プレイヤー内ではなく別ウィンドウで開きます。

2.ファイルを選択し、メニューアイコン.png アイコンから、共有>共有の設定(歯車アイコン)>「既存アクセス権を持つユーザー」を選択し、適用します。

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3.開いたパネルで「リンクのコピー」を選択します。

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4. LMS365管理センターで該当するコースに戻り、「コースコンテンツの管理」で該当するラーニングモジュールを編集(または新しいラーニングモジュールを作成)します。

5.ラーニングモジュールの編集(作成)パネルで、コンテンツタイプから「ファイルにリンク」を選択し、「ファイルへのリンク」パネルで、ファイルの名前を入力し、手順3でコピーしたリンクを貼り付けます。

6.その他のドキュメントを追加する場合は、この手順を繰り返します。

7.ラーニングモジュールを「保存」します。

 

アクセス権限の変更によるラーニングモジュール内のファイルについて

ラーニングモジュール内のファイルのダウンロードは不可となります。作成したアクセス許可を適用したファイルは次のように動作します。

ビデオの場合:

LMS365プレイヤーからビデオを選択すると、ビデオファイルのリンク先に移動し Microsoft Streamで開きます。これにより、ユーザーは SharePoint Learning Module Documentsフォルダー内のファイルパスを見つけることができますが、「ダウンロード」オプションは使用できません。

Microsoft Stream には、Microsoft Stream 管理センターでビデオの共有とアクセス許可を制御する組み込み機能があります。詳細については、Microsoftのドキュメント「共有とアクセス許可」をご参照ください。

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通常の表示:

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PDFファイルの場合:

LMS365プレイヤー内で呼び出したファイルメニューに「コピーのダウンロード」は表示されません。

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通常の表示:

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ユーザーはファイルメニューで「PDF に印刷」を選択できますが、先に進むことはできません。代わりにメッセージが表示されます。

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Word ファイルの場合:

「コピーをダウンロードする」は使用できませんが、引き続き「PDFに印刷」は利用できます。