Learn365 では、コースやトレーニングプランを完了したユーザーに、認定証を付与することができます。
標準的なフローでは、ユーザーがトレーニングを開始する前に、トレーニングの設定で認定証を設定します。ですが、この標準的なフローとは異なるケースもあります。
たとえば、ユーザーがトレーニングを再度受講することなく、コースまたはトレーニングプランの認定証を認定証を更新、または再発行する必要がある場合、また、当初認定証が設定されていなかったコースやトレーニング プランの受講者に、遡って付与したい場合などがあります。
認定証は、Learn365 標準フロー、トレーニングまたはユーザーの進捗ダッシュボード、外部トレーニングのインポートオプション、Learn365 APIエンドポイントなど、さまざまな方法で付与および再発行することができます。
ここでは、認定証の付与と再発行の方法について説明します。
Learn365 標準フローで認定証を付与する
コース/トレーニングプランの設定で、登録されたユーザーがトレーニングを完了したときに付与する認定証を設定します。このフローは、eラーニング、インストラクター主導型、およびトレーニングプランで同じです。
※ 認定証テンプレート ドロップダウンメニューで利用できる認定証は、コースとトレーニングプランで異なります。これは、認定証テンプレートが、コース用またはトレーニングプラン用として作成されるためです。認定証テンプレートの詳細については、こちらを参照してください。
トレーニングまたはユーザーの進捗ダッシュボードからの付与と再発行
必須ロール:カタログ管理者、またはコース管理者
トレーニングの進捗ダッシュボードとユーザーの進捗ダッシュボードでは、以下の方法により認定証を付与または再発行することができます。
- 手動でトレーニングを完了し付与する:該当するユーザーのコース/トレーニングプランを手動で完了します。これにより、ユーザーに認定証が付与され、コース/トレーニングプランの完了、認定証およびスキルの付与に関連するすべての通知が受信者に送信されます。これらの通知の送信が不要な場合、予め、通知を無効にすることができます。
- コース/トレーニングプランの進捗を削除した後、手動で完了して再発行する:ユーザーのコース/トレーニングプランの進捗を削除すると、ユーザーの現在の認定証、スキルおよびトレーニングの出席は削除されます。コース/トレーニングプランのステータスはリセットされ「未開始」になります。コース/トレーニングプランの進捗を削除した後、管理者は手動でそれを完了にします。
これにより、ユーザーに認定証が付与され、コース/トレーニングプランの完了、認定証およびスキルの付与に関連するすべての通知が受信者に送信されます。これらの通知の送信が不要な場合、予め、通知を無効にすることができます。
- コースの進捗を編集して再発行する:コースの進捗の編集で、完了トグルを「いいえ」に変更して保存します。コースステータスが「未開始」になります。その後、再び完了トグルを「はい」にして、ユーザーのコースを手動で完了にします。
これにより、ユーザーに認定証が付与され、コースの完了、認定証やスキルの付与など、関連するすべての通知が受講者に送信されます。これらの通知の送信が不要な場合、予め、通知を無効にすることができます。
- コース/トレーニングプランの再受講で再発行する:ユーザーのコース/トレーニングプランを強制的に再受講にします。強制的な再受講では、完了したコース/トレーニングプランのユーザーの進捗はリセットされます。リセットされたコースの「完了」トグルを「はい」にすることで、ユーザーのトレーニングを手動で完了することができます。
これにより、ユーザーに認定証が付与され、コース/トレーニングプランの完了、認定証やスキルの付与など、関連するすべての通知が受講者に送信されます。これらの通知の送信が不要な場合、予め、通知を無効にすることができます。
トレーニング データのインポートによる付与と再発行
必要なロール:カタログ管理者
トレーニング データのインポートオプションでは、サードパーティシステムでのトレーニングの完了記録を Learn365 にインポートできます。
ここでは、このオプションを使って、コースの認定証を付与し、再発行する方法について説明します。
トレーニング データのインポートは、eラーニングおよびインストラクター主導型コースでのみ利用できます。
このオプションは次のようなケースに役立ちます。
- ユーザーがコースを完了した時点で、認定証がコースに設定されていなかった場合
- 何らかの理由でユーザーの認定証を更新する必要がある場合
- コースを完了したかどうかに関わらず、ユーザーに認定証を付与する必要がある場合
- 外部システムのトレーニングの認定証を付与する場合
既存のコース、またはインポートしたコースにトレーニングの記録をインポートするときに、コースの認定証をアップロードまたは生成することができます。インポート時に設定する完了日は認定証の付与日となり、有効期限は任意で設定できます。変更を保存すると、認定証がユーザーに付与されます。
トレーニング データのインポートを使用して認定証を付与した場合、ユーザーに通知が送信されることはありません。インポートの際、認定証の有効期限を設定した場合は、ユーザーに認定証の有効期限についてのリマインダーと、認定証の期限が切れたことを知らせる通知が送信されます。
付与された認定証は、トレーニング ダッシュボードおよびユーザーの受講履歴に表示されます。
ただし、ユーザーが登録されている既存のコース(登録済みまたはキャンセル ステータス)に対して認定証が付与され、登録日がトレーニング データのインポート時に設定された完了日より前の場合、この認定証はユーザーのトレーニングダッシュボードに表示されません。
LMS365 API エンドポイントを使った認定証の付与または再発行
必要なロール:API キーの利用ができるユーザー
認定証は、Learn365 API エンドポイントを使用してユーザーに付与できます。
詳細は、こちらを参照してください。
Power Automateフローでは、この Learn365 API を使用して、複数のユーザーに認定証を付与できます。
既に付与されている認定証の場合は、別の Learn365 API エンドポイントを使用して、認定証のフォーマットの変更、適用するテンプレートの変更、有効期限を更新できます。詳細については、こちらを参照してください。