Learn365 では、組織内で共有されたOutlook予定表を使用して、予定されたコースセッションを簡単に共有できます。これにより、この共有予定表を使用して、コースカタログ内のコースセッションを Outlook で直接表示することができます。ユーザーは、この共有予定表と自分の予定表を並べて開くことで、自分のスケジュールに合ったセッションを見つけることができます。
ここでは、組織の共有 Outlook 予定表にコースカタログの予定を表示するための設定について説明します。
目次
共有の有効化
必要なロール：カタログ管理者コースセッションを組織の Outlook 予定表に共有するには、以下の手順を行います。
1．Learn365 管理センター＞カタログ設定＞通知 に移動します。
2．「Microsoft 365 接続設定」を選択します。
3．開いたパネルで「コース セッションを組織のカレンダーで共有」を ON にします。
4．表示された「共有 Outlook カレンダーの電子メール アドレス」フィールドに、メール アドレスを入力します。共有メールボックスのメール アドレスも利用できます。
Exchange Online で共有メールボックスを作成する方法については、こちらの Microsoft のドキュメントを参照してください。
ここでは「接続されているアカウント」と同じメール アドレスは使用しないでください。
接続されているアカウントで使用したメール アドレスは、Eメール通知の送信、セッションの会議室の予約、現在のカタログの Microsoft Teams 会議を作成するために使用されており、このメール アドレスが「共有 Outlook カレンダーの電子メール アドレス」で指定された場合、メール アドレスが受信するトレーニングの予定招待が共有カレンダーで公開されることになります。
指定されたメール アドレスは、コース カタログのカレンダー イベント、たとえば、新しいセッションが追加されたとき、セッションが削除されたとき、またはセッションが更新されたときに、会議の出席依頼を受信します。共有 Outlook カレンダーのメールアドレスが設定される以前に予定されたイベントについての通知は受信しません。
注記：
コース カタログ の予定表のすべてのイベントを共有 Outlook の予定表に表示するには、このメール アカウントを管理するユーザーが手動でイベントの招待を承諾するか、このアカウントの会議出席依頼を自動的に受け入れるように設定します。
Exchange Online で会議の出席依頼を自動で受け入れる方法については、以下の Microsoftのドキュメントを参照してください。
5．「保存」します。操作を中止する場合は、「キャンセル」を選択します。
共有予定表のセッションへのアクセス制限
Outlook 共有予定表にコースカタログの予定表が公開されると同時に、すべてのセッションが Microsoft Teams のバーチャル セッションに参加するためのアクティブなリンクとともに表示されます。
共有予定表でこのリンクを選択すると、どんなユーザーでもMicrosoft Teams のセッションに参加することができます。
適切な人だけがセッションに参加できるようにするには、Microsoft Teams 管理センターで管理されるMicrosoft Teams 会議ロビー機能を設定します。そこで、ロビーをバイパスできる参加者、開催者が参加を許可を出すまで待機しなければならない参加者について組織全体の既定値を設定できます。
Microsoft Teams 会議ロビー 設定の詳細については、以下の Microsoft のドキュメントを参照してください。
共有が有効な場合
Learn365 管理センターでコース カタログ の予定表の共有を有効にした場合、組織の共有 Outlook 予定表との同期が完了するまで最長 10分程度かかります。同期が完了すると、ユーザーは共有カレンダーで現在のコース カタログのセッションを見ることができます。
ユーザーは共有カレンダーでセッションを選択し、その詳細を確認することができます。ユーザーがコース カタログにアクセスできれば、招待を承諾することができます。セッションを展開すると、コース名、場所 / 会議のURL、セッションの開始日と終了日、コース ホーム ページへのリンクが表示されます。
共有カレンダーにアクセスできる場合でも、コース カタログにアクセスできないユーザーは、セッションの詳細を表示することはできますが、コース ホーム ページへの移動や会議の承諾はできません。
セッションに登録されているユーザーは、「参加」ボタンを選択してバーチャル セッションに参加できます。Teams 会議のセッションでロビー機能が有効になっている場合、セッションに登録されていないユーザーは、開催者が「参加許可」した場合に限り、セッションに参加できます。ロビー機能が設定されていない場合は、これらのユーザーも「参加」ボタンを選択してセッションに参加できます。
共有予定表に表示される情報
共有予定表に表示される現在のコース カタログの予定は、組織の共有 Outlook 予定表にアクセスできる組織内のユーザーが利用できます。
共有予定表にアクセスできる場合でも、関連するコース カタログへのアクセス権がない場合、ユーザーはセッションの詳細を表示することはできますが、コース ホーム ページへの移動や会議の承諾はできません。