Learn365 ではコースやトレーニング プランの受講を完了した受講者に認定証を付与することができます。認定証の付与は、eラーニング コース、集合トレーニング、トレーニング プランの設定パネルで設定します。
認定証には、指定した日付またはトレーニング完了後の経過日数による有効期限が設定できるため、受講者がトレーニングで習得した知識を、一定期間、証明することができます。
Learn365 では、認定証の外観や記載される内容が異なる認定証テンプレートを作成することができます。コース管理者は、コースやトレーニング プランで認定証の付与を設定する際、利用可能なテンプレートの中から選択できます。
ここでは、認定証テンプレートの作成、設定、編集する方法について説明します。
目次
認定証を管理する場所
必要なロール:カタログ管理者
認定証を管理するには、Learn365 管理センター>カタログ設定>認定証テンプレート に移動します。
認定証テンプレートの作成
新しい認定証テンプレートの作成は、以下の手順で行います。
1.Learn365 管理センター>カタログ設定>認定証テンプレート に移動します。「認定証テンプレート」ページが開きます。
2.「+認定証テンプレートの作成」を選択し、コースまたはトレーニング プランを選択します。
「認定証テンプレートの作成」パネルが開きます。
3.「認定証テンプレートの作成」パネルで、フィールドに入力します。
- 名前*:このフィールドは入力必須です。認定証テンプレートの名前を入力します。この名前は、コースやトレーニング プランの設定パネルで認定証テンプレートの選択ドロップダウンリストに表示されます。
- 説明:テンプレートについての説明を入力します。認定証テンプレート ページのリストに表示されます。
- 背景画像:既定の背景画像が設定されています。新しい画像をアップロードするか、画像コレクションから既存の画像を選択してカスタマイズできます。最大 4 MB の画像を追加できます。
注記:
認定証を読み込むときに問題が発生する場合は、認定証テンプレートのファイルサイズが原因となっていることが考えられます。この問題を解決するには、背景画像に使用する画像のファイルサイズを小さくしてください。
サポートされている背景画像のファイル形式は、PNG、JPEG (JPG)、BMP、GIF です。
A4 用紙で印刷する場合、以下の画像サイズを推奨します。
- 150 dpi = 1240 x 1754 pixels
- 300 dpi = 2480 X 3508 pixels
別の画像を適用するには、「画像の選択」を使用して、画像コレクションから選択します。選択されている画像は青枠で囲まれます。「保存」で画像を認定証テンプレートの背景として適用します。
新しい画像をアップロードするには、画像の選択>「アップロード」で、デバイスから選択した画像を画像コレクションに追加します。アップロードした画像を選択し、「保存」で画像を認定証テンプレートの背景として適用します。
画像コレクションから画像を削除するには、画像を選択し「削除」を選択します。使用中の画像は削除できません。この場合、「認定証テンプレートは使用中のため削除できません。」というメッセージが表示されます。
- 背景画像上で左マウスボタンをホールドしながら、テキストを表示する領域を選択します。
-
コンテンツ:認定証テンプレートに表示するテキストを入力します。変数を使用することもできます。フィールドの上にある「プレビュー」で、テキストの表示を確認することができます。
- 変数:名前、部署、認定証の取得日など、受講者ごとに異なる情報を追加することができます。該当する変数をコピーして、コンテンツ フィールドの適切な位置に貼り付けてください。
トレーニング プラン テンプレートでは、変数:{training plan} と {courses} が利用できます。
また、変数:{instructors} はコースのテンプレートでのみ利用できます。
注記:
- 認定証の日付と時刻のフォーマットは、変数オプションから選択できます。 該当する変数の横にある「
すべてのフォーマット」を選択すると、すべての日付と時刻のフォーマットが表示されます。適用するフォーマットの変数をコピーして、コンテンツ フィールドの適切な位置に貼り付けてください。
日付と時刻に関連する変数の言語は、認定証テンプレートを使用するコース/ トレーニングプランの「地域の設定」によってコントロールされます。これらの変数の言語を変更するには、関連するコース/ トレーニング プランの「地域設定」>「地域」フィールドの値を変更します。認定証の言語についての詳細は、こちらを参照してください。
- 認定証に表示する CEU数のフォーマットを指定することができます。変数 {ceu:F2} と入力します。ここでの ”2 ”は小数点以下の桁数です。数値フォーマットの詳細については、こちらの Microsoft のドキュメントを参照してください。
- テキストの配置:ドロップダウン リストから、左揃え、中央揃え、右揃えのいずれかを選択します。
- 垂直方向の配置:上揃え、中央揃え、下揃えのいずれかを選択します。
- 影付き:テキストに陰影をつける場合に、このトグルをオンにします。
- フォント:ドロップダウンリストから、テキストのフォントを選択します。
- フォント サイズ:ドロップダウンリストから、テキストのフォント サイズを選択します。
- フォント スタイル:テキストに適用するスタイルのトグルをオンにします。
4.「保存」して、認定証テンプレートの作成を完了します。
認定証テンプレートの検索
認定証テンプレート ページでは、以下の方法でテンプレートを検索することができます。
- 「すべての認定証テンプレート」フィルターのドロップダウン リストから、認定証のタイプ(すべての認定証テンプレート、コース、トレーニング プラン)を選択して、リストをフィルタリングします。
- 「検索」フィールドで、複数のワードを組み合わせて、認定証テンプレートを検索することができます。検索結果には入力したすべてのワードを含むテンプレートが表示されます。
認定証有効期限のリマインダー設定
Learn365 では、コースやトレーニング プランを完了した受講者に認定証を付与することができます。
認定証には有効期限を設定することができます。有効期限を設定することで受講者にトレーニングの再受講を促し、完了後に新しい認定証を付与することができます。
有効期限が設定されている認定証には、「有効」、「期限切間近」、「期限切れ」のいずれかのステータスが設定されます。
認定証有効期限のステータスは、「認定証有効期限のお知らせ」通知の設定に基づいています。
認定証有効期限のリマインダーの設定は、以下の手順で行います。
1.Learn365 管理センター>カタログ設定>通知 に移動します。
2.コースの場合は「認定証有効期限のお知らせ」テンプレート、トレーニング プランの場合は「トレーニング プラン認定証有効期限のお知らせ」テンプレートを選択します。
3.開いたパネルで「テンプレートの編集」を選択します。
4.「リマインダーメールを送信」フィールドに、認定証有効期限までのに日数を入力します。既定値は、60、30、14、7 日前です。フィールドの数値は正の整数である必要があります。
5.「保存」で変更を保存します。変更を破棄するには、「キャンセル」を選択します。
例
認定証は 2022 年 5 月 4 日に受講者に付与され、認定証有効期限は 2022 年 5 月 31 日です。「リマインダー メールを送信」は、60、3、2 日前に設定されています。
システムでは、指定された日数前にのみステータスの変更が確認されます。したがって、この例では、2022 年 5 月 28 日と 2022 年 5 月 29 日 (有効期限の 3 日前と 2 日前) にステータスが確認されます。60 日前にあたる日付は、認定証が付与される前に経過しているため、確認されません。その結果、ステータスは 3 日前の 2022 年 5 月 28 日に「期限切間近」に変更されます。
注記:
認定証の有効期限が過ぎている場合、認証のステータスは、ユーザーを手動で再登録することによってのみ変更できます。
認定証期限切れのリマインダー設定
認定証の有効期限が到来すると、受講者に「認定証の有効期限が切れています」通知が送信されます。カタログ管理者は、認定証の有効期限が切れた後、追加で受講者に通知を送信することができます。
認定証期限切れのリマインダーの設定は、以下の手順で行います。
1.Learn365 管理センター>カタログ設定>通知 に移動します。
2.コースの場合は「認定証の有効期限が切れています」テンプレート、トレーニング プランの場合は「トレーニング プラン認定証期限切れ」テンプレートを選択します。
3.開いたパネルで「テンプレートの編集」を選択します。
4.「さらに通知を送信」フィールドに、有効期限到来後の日数を入力します。カンマ区切りで複数の値を入力できます (例:21, 14, 7)。既定では、このフィールドは空です。
5.「保存」で変更を保存します。変更を破棄するには、「キャンセル」を選択します。
認定証テンプレートの編集
認定証を編集は、以下の手順で行います。
1.Learn365 管理センター>カタログ設定>認定証テンプレート に移動します。
2.編集する認定証テンプレートを選択し、開いたパネルで「認定証テンプレートの編集」を選択します。
3.必要な変更を行います。
4.「保存」して変更を適用するか、「キャンセル」を選択して変更を破棄します。
認定証テンプレートの言語や日付と時間のフォーマットの変更については、こちらを参照してください。
認定証テンプレートの削除
認定証テンプレートの削除は、以下の手順で行います。
1.Learn365 管理センター>カタログ設定>認定証テンプレート に移動します。
2.削除する認定証テンプレートを選択し、開いたパネルで「認定証テンプレートの削除」を選択します。
3.確認ダイアログで「削除」を選択します。操作を中止する場合は「キャンセル」を選択します。
コースやトレーニング プランで使用中の認定証テンプレートは削除できません。この場合、「認定証テンプレートの削除」を選択すると、表示されたダイアログに「認定証テンプレートは使用中のため削除できません。」というメッセージが表示されます。