SharePoint の制限により、コースとトレーニングプランへの登録と1つのコースカタログ内に作成できるコースとトレーニングプランの数には限りがあります。
カタログのトレーニングが SharePoint の制限に近づいている場合や、すでに制限に達した場合、管理センターに警告メッセージが表示され、LMS 管理者にメール通知が送信されます。
ここでは、LMS 管理者に送信される通知、制限に達した場合に SharePoint に追加のカタログサイトを作成する方法、新しい受講者を受け入れるための SharePoint グループの自動作成について説明します。
目次
制限に関する警告と通知
SharePoint の制限に近づいている場合
1つのカタログ内の SharePoint グループ数が 7,000 に達すると、Learn365管理センターに警告のバナー通知が表示され、あわせて次のメッセージを含むメールが LMS 管理者に送信されます。
『このカタログ サイトの SharePoint グループ数が Microsoft の上限に近づきつつあります。新しいトレーニングを作成するには、このカタログに追加の SharePoint サイトが必要です。』
また、すべてのカタログの Learn365管理センター＞「カタログ管理」ページでは、上限に近づいているカタログ名の横に アイコンが付きます。
上限に近づいているカタログのカタログ管理者には、対象のカタログの Learn365管理センター＞「トレーニング管理」ページに、警告バナー通知を表示します。
SharePoint の制限に達した場合
1 つのカタログ内の SharePoint グループ数が 8,000 に達すると、Learn365管理センターに警告バナー通知が表示され、あわせて次のメッセージを含むメールが LMS 管理者に送信されます。
『このカタログのSharePointサイトは、Microsoftが推奨するグループ数の制限に達したため、コースやトレーニングプランを作成できません。このカタログ用に追加のSharePointサイトを作成してください。』
また、すべてのカタログの Learn365管理センター＞「カタログ管理」ページでは、上限に近づいているカタログ名の横に アイコンが付きます。
この場合、LMS 管理者が追加のカタログサイトを作成するまで、次の操作は利用できません。
- トレーニングの作成
- コースのインポート
- コースのコピー
追加のカタログサイトを作成する
カタログのトレーニングが SharePoint の制限に近づいている場合、または制限に達した場合、追加のカタログサイトを作成できます。
手順：
- すべてのカタログの Learn365管理センター＞「カタログ管理」ページに移動します。
- 上限に達した（または、近づいた）カタログを選択します。「コースカタログ管理」パネルが開きます。
- 「サイトの作成」をクリックします。
追加の SharePoint サイトが作成されると、このカタログの警告バナー通知と「カタログ管理」ページの アイコンは表示されなくなります。
追加された SharePoint サイトは、コースに関連するドキュメントの保存先として使用されますが、コースカタログ、コース、ダッシュボードは持ちません。
コースに関連するドキュメントがプライマリサイトに保存されているか、セカンダリサイトに保存されているかは、コースの表示や動作に影響しません。
ここでいう「プライマリサイト」とは、最初に作成されたコースカタログを持つ SharePoint サイトを指します。一方、「セカンダリサイト」とは、トレーニングの上限に達した際に追加で作成される、ドキュメント保存用の補助的な SharePoint サイトです。
SharePoint におけるグループの自動作成
カタログ内のすべての受講者および管理者は、各コース・トレーニングプランの「受講者」グループまたは「管理者」グループに属するだけでなく、カタログサイトの「閲覧者」グループにも自動的に追加されます。
カタログの「閲覧者」グループの作成
「閲覧者」グループの数は、カタログ内のすべてのコースにおいて登録されている受講者数（重複のないユニークな数）に応じて決まります。
たとえば、カタログ内のすべてのコースにおいて登録されているユニークな受講者が 5,000人を超えると、2つ目の「閲覧者」グループが SharePoint 上で自動的に作成されます。
この処理は自動で行われるため、管理者の操作は必要ありません。
コースの「受講者」グループの作成
1つのコースに登録されている受講者数が 5,000人に達すると、そのコース用に新しい「受講者」グループが SharePoint 上で自動的に作成されます。
たとえば、コースに 4,999人の受講者が登録されている状態で、管理者が 10人の受講者を追加した場合、このうち 1人は、既存の「受講者」グループに追加されます。これにより、グループの人数は 5,000人に達するため、新しい「受講者」グループが SharePoint 上で自動的に作成され、残りの 9人がここに追加されます。
この処理は自動で行われるため、管理者の操作は必要ありません。