場合よっては、Learn365 環境に、取引先、関連会社、あるいは顧客など、社外の人々にアクセスを提供するケースもあると思います。
Learn365 では、Learn365 環境にアクセスするために招待された組織外の人々を「外部ユーザーまたはゲスト」と呼びます。
ここでは、Learn365 の外部共有設定と Learn365 コース カタログに外部ユーザー (ゲスト) を招待する手順、およびゲストが Learn365 にアクセスする手順について説明します。
目次
外部ユーザー (ゲスト) の招待を有効にする
必要なロール：Microsoft 365 グローバル管理者、または SharePoint 管理者
Learn365 に外部ユーザー (ゲスト) を招待するには、テナントで以下の外部共有設定を行う必要があります。
- Learn365 管理センターで通知メールが有効になっていることを確認します。詳細については、こちらを参照してください。通知が有効でない場合、ゲストに招待メールを送信できません。
- テナントの Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) の外部コラボレーションを設定します。設定の手順については、 こちらの Microsoft のドキュメントを参照してください。
- 組織 (テナント) レベルと個々のコース カタログ (サイト) レベルで SharePoint 環境の外部共有を設定します。設定の手順については、こちらを参照してください。
注記：
外部共有設定が適切に構成されていない場合、外部ユーザー (ゲスト) が Learn365 のコース カタログ ページにアクセスしたとき、アクセス許可の問題が発生します。
外部ユーザー (ゲスト) をカタログに招待する
必要なロール：カタログ管理者
外部ユーザー (ゲスト) がコース カタログへにアクセスするには、Learn365 管理センターから関連するコース カタログへの招待をユーザーに送信する必要があります。そのためには、そのユーザーの現在のプライマリ メールアドレスが必要です。
ユーザーをコースやトレーニング プランに登録する前に、すべてのユーザーを「ユーザー」ページに追加することをお勧めします。
外部ユーザーのメール アドレス
外部ユーザー (ゲスト) を Learn365 に招待するには、メール アドレスを使用します。
Learn365 は Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) を使用して、外部ユーザー (ゲスト) を識別します。
ユーザーの Eメール アドレスは、あえて Microsoft アカウントに紐づけないでください。Gmail のような任意のサービス プロバイダーのメール アドレスを使用することもできます。
外部ユーザー (ゲスト) が Learn365 コース カタログへの招待を受け入れると、この外部ユーザーのゲスト アカウントが組織の Microsoft テナントに自動的に作成されます。Microsoft Entra の管理センター (Azure Active Directory) では、ユーザーのゲスト アカウントは、下の図で示すように、「user.account#EXT#@テナント ドメイン.onmicrosoft.com」の形式で表示されます。
この外部ユーザー (ゲスト) は、通常のメール アドレスを使用して Learn365 にログインします。
Learn365 管理センターでは、ユーザーが Learn365 にログインするために使用する通常のメール アカウントが表示されます。
外部ユーザー (ゲスト) を「ユーザー」ページに追加する
ユーザーをコースやトレーニング プランに登録する前に、すべてのユーザーを「ユーザー」ページに追加することをお勧めします。これにより、ユーザーはコース カタログ内のすべてのコースとトレーニング プランを表示することができ、カタログ内を移動する際、SharePoint からのアクセス拒否を防ぐことができます。
ユーザーを招待し「ユーザー」ページに追加しても、Learn365 サブスクリプションのライセンスは消費されません。
Learn365 サブスクリプションのライセンスは、ユーザーが受講者としてコースやトレーニング プランに登録されている場合に使用されます。サブスクリプションのユーザー数の計算方法については、こちらを参照してください。
「ユーザー」ページに追加されたユーザーは、コース カタログ サイト コレクションの SharePoint 閲覧者グループに追加され、このカタログ内のすべてのコースとトレーニング プランへのアクセス許可を持ち表示することができます。特定のトレーニングに対して、カタログ内の特定のユーザーのみがアクセスできるようにする場合は、「トレーニング対象者」と「コースの対象者設定」オプションを使用します。
既定の SharePoint サイト グループについては、こちらの Microsoft のドキュメントを参照してください。
ユーザー ページから Learn365 にゲストを招待する場合、Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) を介して追加の同意と認証を求められることがあります。
同意または認証を行うには：
1．Learn365 管理センター＞ユーザー を選択します。
2．ユーザー ページで、「＋ユーザーの追加または招待」を選択します。ユーザーの追加または招待 パネルが開きます。
3．「ユーザーの追加または招待」パネルで、情報アイコン を選択します。
4．開いた情報メッセージで、次の操作を行います。
- Learn365 でゲスト ユーザーを招待できるようにするためには、Microsoft 365 グローバル管理者による追加の同意承認が必要となります。「承諾」リンクを選択し、ゲスト (外部ユーザー) を組織に招待することに同意します。
- Learn365 でゲスト ユーザーを招待できるようにするためには、Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) を介した認証が必要となります。本人確認を行うため、「サインイン」リンクを選択し、サインインします。
情報メッセージにリンクが表示されない場合、ユーザーによる操作は必要ありません。
Learn365 に外部ユーザー (ゲスト) を招待するには：
1．Learn365 管理センター＞「ユーザー」 を選択します。ユーザー ページが開きます。
2．ユーザー ページで、「＋ユーザーの追加または招待」を選択します。
3．開いたパネルの「既存のユーザーまたはゲストを入力してください」フィールドに、招待する外部ユーザー (ゲスト) のメール アドレスを入力します。
カンマ、セミコロンで区切られたリストとして、一度に最大 50人のユーザーまたは 1500文字を入力できます。
無効なメール アドレスや認識できないユーザーが入力された場合、これらを修正するまで次に進むことはできません。無効なメールアドレスとユーザーは赤色で強調されます。
ユーザー数が上限に達した場合、上限を超えたアドレスは自動的にリストから削除され、その旨を通知するメッセージが表示されます。
4．「追加」ボタンを選択します。
ゲストへの招待状の送信処理が完了すると、管理センターの通知 に次の確認メッセージが表示されます：「招待通知をゲストに送信しました」
50 人以上のユーザーまたは 1,500 文字以上を入力するには、手順 1 ～ 4 を繰り返します。
招待された外部ユーザー (ゲスト) は、コース カタログへの招待の承諾と、必要な情報を入力するためのメールを受け取ります。招待状のリンクの有効期間は 90日間です。
5．外部ユーザーが招待を受け入れるとコース カタログの「ユーザー」ページに追加され、コースやトレーニング プランに登録することができます。
外部ユーザーによる招待の承諾
カタログ管理者が Learn365 コース カタログへの招待メールを外部ユーザー (ゲスト) に送信すると、ユーザーはコースカタログへの参加を求める Eメール通知を受け取ります。
受け取ったメールで以下の手順を行うと、招待されたコース カタログへのアクセスが可能になります。
ここでは Gmail アカウント ユーザーの招待メールを例に説明します。
1．受信した招待メールで、ユーザーは「招待の承諾」リンクを選択して、コース カタログへの招待を受け入れます。
2．ユーザーは、Microsoft のサインイン ページにリダイレクトされます。そこで「コード送信」を選択します。
3．ユーザーに、アカウント認証コードが Eメールで届きます。認証コードは 30分間有効です。Microsoft のサインイン ページに戻り、このコードを入力（コピーしたコードを貼り付け）してサインインします。
外部ユーザー (ゲスト) はコース カタログ ホーム ページにリダイレクトされ、コースやトレーニング プランを表示することができます。
外部ユーザー (ゲスト) が、このテナントで初めてコース カタログへの招待を承諾する場合、組織からアクセス許可を要求されることがあります。「承諾」を選択すると、コース カタログ ページにリダイレクトされます。