LMS365の登録フロー

  • 更新

LMS365では「登録フロー」オプションでコースやトレーニングプランへの登録を制限することができます。


目次


登録フローの種類

LMS365の登録フローには次のものがあります。

  • 自動登録:ユーザーがコース/トレーニングプランのホームページで受講を選択すると、すぐに受講者として登録されます。
  • ライン管理者による登録:ユーザーがコース/トレーニングプランに登録するためには、ライン管理者による登録が必要となります。ユーザーのライン管理者は、Microsoft Entra ID(Azure Active Directory)で設定します。
  • 管理者の登録:ユーザーがコース/トレーニングプランに登録するためには、コース管理者またはカタログ管理者による登録が必要となります。
  • 外部登録(Webhook):カスタムフローを使用した登録ができます。カスタムフローは、Microsoft Power Automate で、Webhook イベント 'EnrollmentApprovalRequest' を使用して設定できます。

コース/トレーニングプランで使用できる登録フローは、カタログレベルで、カタログ管理者によって管理されます。

 

受講申請の管理

ユーザーからの受講の申請がある場合、トレーニング管理ページの上部に「受講申請」フィルタが表示されます。フィルターの丸数字は申請の数を示しています

申請のあったコース/トレーニングプランのタイトルの横には赤い感嘆符マークが付きます。

Enrollment flows1.png

ユーザーの受講申請を管理するには

  1. LMS365 管理センター > トレーニング管理ページで「受講申請」フィルター 選択し、受講申請が保留されているコース/トレーニングプランを確認します。
  2. 該当するコースまたはトレーニングプランを選択し、開いた「コース管理」または「トレーニングプラン管理」パネルから「受講申請の管理」を選択します。
    「受講申請の管理」パネルが開き、ここでユーザーからの受講申請を登録、または却下することができます。また、ここでは、このコース/トレーニングプランに対して行われた、すべての受講申請の履歴を確認することができます。
  3. リストでユーザーを選択し、受講申請を登録または却下します。

受講申請の登録と却下

ユーザーからの受講申請は、次の方法で登録または却下できます。

  • Eメールや Microsoft Teams 通知から行う。(Teamsで通知を受け取るには設定が必要です。)
    カタログ管理者、コース管理者、ライン管理者は受け取った通知から、そのトレーニングの受講申請を処理することができます。
  • LMS365管理センターで行う。
    LMS365管理センターでは、カタログ管理者、コース管理者、ライン管理者はすべてのコースまたはトレーニングプランの受講申請を処理することができます。

EメールとTeams 通知からの登録却下

ユーザーが、コース/トレーニングプランのホームページで受講をライン管理者または管理者の登録が必要なコース/  トレーニングプランに登録すると、登録者に、「コースへの受講申請」メールとMicrosoft Teams 通知が送信されます。このメールには、申請者、トレーニングに関する情報、および登録、却下のリンク(ボタン)が記載されています。

例:Eメールで受け取る通知

Enrollment flows2.png例:Teamsで受け取る通知

Enrollment flows3.png

 

登録:

登録者が登録を選択すると「受講登録の確認」ページが表示されます。
このページには、コースのタイプと名前(リンク)、登録を申請したユーザーの名前、その他設定されたコースの情報が記載されています。

Enrollment flows4.png

複数のグループまたは単独セッションタイプの場合、コースセッションやセッショングループに関する情報も表示されます。単独のセッションの場合は、日付、開始日時、終了日時が記載されます。セッショングループの場合、グループ内の最初のセッションの開始日時と、グループ内の最後のセッションの終了日時が記載されます。セッション名とセッショングループ名は記載されません。

Enrollment flows5.png

1つのセッションまたはグループタイプの場合、コースセッションまたはセッショングループに関する情報も表示されます。単独のセッションの場合は、日付、開始日時、終了日時が記載されます。セッショングループの場合、グループの場合は、グループ内の最初のセッションの開始日時と、グループ内の最後のセッションの終了日時が記載されます。セッション名とセッショングループ名は記載されません。

Enrollment flows6.png

「登録」ボタンを選択して、申請を登録します。

受講申請数が 5,000 ( SharePoint による制限です)を超えた場合、残りの受講者を受け入れるために追加の SharePoint 受講者グループが自動的に作成されます。この場合、通知でお知らせします。
詳細は「SharePointで追加のカタログサイトとグループを作成する」をご参照ください。

却下:

登録者が却下を選択すると「登録却下の確認」ページが表示されます。
このページには、次の情報が表示されます。

  • コースのタイプと名前(リンク)、登録を申請したユーザーの名前、その他設定されたコースの情報が記載されています。
  • 1つ、および複数のグループまたは単独セッションに登録するタイプの場合、コースセッションまたはセッショングループに関する情報も表示されます。単独のセッションの場合は、日付、開始日時、終了日時が記載されます。セッショングループの場合、グループの場合は、グループ内の最初のセッションの開始日時と、グループ内の最後のセッションの終了日時が記載されます。セッション名とセッショングループ名は記載されません。

「却下理由」フィールドに、登録を却下する理由を入力します。入力されると「却下」ボタンが有効になります。

Enrollment flows7.png

登録申請が正常に却下されると、メッセージが表示されます。

ユーザーには、却下の理由が記載された「受講申請却下の確認」通知が送信されます。

Enrollment flows8.png

 

LMS365管理センターでの登録と却下

LMS365 管理センターでは、「登録待ち」の申請の登録、または却下することができます。

  1. LMS365 管理センター > トレーニング管理ページで「受講申請」フィルター 選択し、受講申請が保留されているコース/トレーニングプランを確認します。
  2. 該当するコースまたはトレーニングプランを選択し、開いた「コース管理」または「トレーニングプラン管理」パネルから「受講申請の管理」を選択します。
    受講申請の管理パネルが開き、既定では登録待ちのユーザーが表示されています。
  3. ユーザーを選択して「登録」または「却下」を選択します。

Enrollment flows9.png

受講申請数が 5,000 ( SharePoint による制限です)を超えた場合、残りの受講者を受け入れるために追加の SharePoint 受講者グループが自動的に作成されます。この場合、通知でお知らせします。
詳細は「SharePointで追加のカタログサイトとグループを作成する」をご参照ください。

 

「受講申請の管理」パネルはコースのタイプによって表示される情報に違いがあります。

  • 登録フロー:登録フローのタイプを表示します。
  • 受講者のセッション登録方法:セッションの 登録タイプを表示します。※インストラクター主導型コースにのみ表示します。
  • セッションリスト:1つのグループまたはセッションタイプのインストラクター主導型コースの場合にのみ表示します。既定ではコース内のすべてのセッションの申請が表示されます。ドロップダウンリストで、特定のセッションまたはグループを選択できます。
  • 登録ステータスフィルター:登録ステータスでフィルターして表示します。既定では、登録待ちステータスのユーザーが表示されます。
  • Excel にエクスポート:パネルに表示されているパネルの内容(フィルターが適用された状態)を Excelファイルとしてローカルデバイスにダウンロードします。
  • 名前:受講者の名前を表示します。
  • Eメール:Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) で指定した、ユーザーのメールアドレスを表示します。
  • 部署:Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) で指定した、ユーザーの所属部署を表示します。
  • ライン管理者:Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) で指定した、ユーザーの管理者(上司)を表示します。
  • 申請ステータス:ユーザーの現在の申請ステータスを表示します。
    • 受講登録済:申請が登録され、コースに受講登録された状態。
    • 登録待ち:ライン管理者または管理者による登録が保留となっている状態。
    • キャンセル:申請が登録、または却下される前に、ユーザーが申請を取り消した、またはユーザーがトレーニングから登録を解除した状態。キャンセルの詳細は「キャンセルと却下のメッセージ」をご参照ください。
    • 却下済み:ライン管理者または管理者によって申請が却下された状態。登録者が申請を却下した際に、ユーザーに送ったメッセージをツールチップで見ることができます。
  • 最終更新日時:受講申請の最終更新日時を表示します。(現在のサイトの地域設定に従います。)
  • 更新者:申請の登録/却下を最後に行ったユーザーを表示します。
  • セッションリスト:複数のグループまたは単独セッションに登録するタイプの場合、ユーザーが登録の際に選択したセッションまたはセッショングループの数を括弧内に表示します。リンクを選択すると、セッションとセッショングループの詳細情報が表示されます。
  • セッション:1つのグループまたはセッションにタイプのセッションリストで「すべてのコースセッション」が選択されている場合、ユーザーが登録の際に選択したセッションまたはセッショングループの名前を表示します。

登録、却下のプロセスは、コースのタイプと登録フローよって異なります。

Eラーニングコースとトレーニングプラン:

「受講申請の管理」パネルで申請を登録するには、

  1. 該当するユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列のタイトル「名前」のチェックボックスを選択します。
  2. 「登録」ボタンを選択します。ユーザーはコース/トレーニングプランに登録され、申請ステータスは「受講登録済」になります。

「受講申請の管理」パネルで申請を却下するには、

  1. 該当するユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列のタイトル「名前」のチェックボックスを選択します。
  2. 「却下」ボタンを選択します。「申請却下の確認」ダイアログが表示されます。テキストボックスに却下の理由を入力します。
  3. 「OK」 を選択して却下します。ユーザーの申請ステータスは「却下済み」になります。

Enrollment flows10.png

1つのグループまたはセッション:

既定では「すべてのコースセッション」の登録待ちの申請が表示されます。リストから、特定のセッションまたはセッショングループへの申請を表示できます。「すべてのコースセッション」が選択された場合「セッション」列が表示され、ユーザーが申請の際に選択したセッションまたはセッショングループの名前が表示されます。

Enrollment flows9.png

コースに設定されたセッションまたはセッショングループに関する情報を表示するには、ドロップダウンリストを展開します。

  • 「すべてのコースセッション」には、コース内のすべてのセッションおよびセッショングループに対する保留中の申請の数が表示されます。
  • 各セッションまたはセッショングループに保留となっている申請がある場合、その数が表示されます。
  • セッション名
  • セッションの開始日時と終了日時
  • セッションのタイム ゾーン
  • セッションのインストラクターの名前(設定されている場合)
  • スセッションの会議室(設定されている場合)
  • セッショングループ名
  • セッショングループ内の最初のセッションの開始日時、とグループ内の最後のセッションの終了日時

Enrollment flows11.png

「受講申請の管理」パネルで申請を登録するには、

  1. 該当するユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列のタイトル「名前」のチェックボックスを選択します。
  2. 「登録」ボタンを選択します。ユーザーはコースと選択したセッション、またはセッショングループのすべてのセッションに登録され、登録ステータスが「登録済み」に変更されます。

「受講申請の管理」パネルで申請を却下するには、

  1. 該当するユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列のタイトル「名前」のチェックボックスを選択します。
  2. 「却下」ボタンを選択します。「申請却下の確認」ダイアログが表示されます。テキストボックスに却下の理由を入力します。
  3. 「OK」 を選択して却下します。ユーザーの申請ステータスは「却下済み」になります。

複数のグループまたは単独セッション:

既定では、このコースのすべての登録待ちの申請が表示されます。

Enrollment flows12.png

該当するユーザーの 「セッションリスト(n)」 を選択すると、ユーザーが選択したセッションまたはセッショングループに関する情報が表示できます。開いたセッションパネルで、ユーザーが選択したセッションとセッション グループを確認できます。セッショングループを展開して、グループ内のセッションに関する情報も確認できます。

ここでは、セッションまたはセッショングループの名前、各セッションの開始日と終了日、タイムゾーン、場所、セッションURLリンクを表示します。

Enrollment flows13.png

申請を登録または却下すると、そのユーザーの保留となっているすべてのセッションとセッショングループに適用されます。

「受講申請の管理」パネルで申請を登録するには、

  1. 該当するユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列のタイトル「名前」のチェックボックスを選択します。
  2. 「登録」ボタンを選択します。ユーザーはコースと選択したセッションとセッショングループのすべてのセッションに登録され、登録ステータスが「登録済み」に変更されます。

「受講申請の管理」パネルで申請を却下するには、

  1. 該当するユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列のタイトル「名前」のチェックボックスを選択します。
  2. 「却下」ボタンを選択します。「申請却下の確認」ダイアログが表示されます。テキストボックスに却下の理由を入力します。
  3. 「OK」 を選択して却下します。ユーザーの申請ステータスは「却下済み」になります。

全グループおよびセッション:

既定では、このコースのすべての登録待ちの申請が表示されます。

「受講申請の管理」パネルで申請を登録するには、

  1. 該当するユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列のタイトル「名前」のチェックボックスを選択します。
  2. 「登録」ボタンを選択します。ユーザーはコースと選択したセッション、とセッショングループのすべてのセッションに登録され、登録ステータスが「登録済み」に変更されます。

「受講申請の管理」パネルで申請を却下するには、

  1. 該当するユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列のタイトル「名前」のチェックボックスを選択します。
  2. 「却下」ボタンを選択します。「申請却下の確認」ダイアログが表示されます。テキストボックスに却下の理由を入力します。
  3. 「OK」 を選択して却下します。ユーザーの申請ステータスは「却下済み」になります。

Enrollment flows14.png

 

キャンセルと却下のメッセージ

受講申請の管理パネルは、既定でステータスが「登録待ち」のユーザーを表示します。

ドロップダウンリストで、すべての登録ステータス、登録待ち、受講登録済み、却下済み、キャンセルのステータスを選択することができます。

受講申請がキャンセルまたは却下された場合、ステータスにカーソルを合わせると、その理由を確認することができます。

  • ユーザーがトレーニングをキャンセルした場合、キャンセルメッセージに入力されたテキストが、ツールチップで表示されます。

Enrollment flows15.png

  • ユーザーがコースを再受講した場合、ツールチップで表示されます。

Enrollment flows16.png

  • 単独セッションへの登録が登録待ちで、このセッションが削除された場合、ツールチップには「キャンセルされました。選択したセッションは削除されています」と表示されます。

Enrollment flows18.png

  • セッションがセッショングループから削除され、ユーザーの受講申請がキャンセルされた場合、ツールチップには「セッションがセッショングループから削除されたためキャンセルされました」と表示されます。
  • 単独セッションがセッショングループの一部になったため、ユーザーが単独セッションから登録解除された場合、ツールチップに「選択したセッションがセッショングループに移動したため、キャンセルされました」と表示されます。
  • 登録申請が却下された場合、ツールチップには却下の理由が表示されます。

Enrollment flows19.png

 

受講申請情報のエクスポート

現在「受講申請の管理」パネルに表示されている情報をExcelに出力することができます。
__________.pngExcelにエクスポート」を選択すると、以下の形式の Excelファイルがローカルコンピューターにダウンロードされます。

コースのすべての受講申請情報をエクスポートしたい場合、エクスポートを選択する前に、ステータスフィルターのドロップダウンリストで「すべての登録ステータス」を選択してください。

capture24.png