Learn365 では、登録フローを設定することで、受講者数や受講者リストを管理できます。

ここでは、Learn365 の登録フローと登録の管理について説明します。

登録フロー

コースおよびトレーニングプランで使用できる登録フローは、カタログレベルでカタログ管理者によって管理されます。

Learn365 では、コースやトレーニングプランに対して以下の 5つの登録フローを設定できます。

• 自動承認：ユーザーが［登録］を選択すると、すぐに登録が完了します。
• コース管理者の承認：コース管理者による承認が必要なフローです。ユーザーが［登録をリクエスト］を選択すると、コース管理者に「コース受講申請」通知が届きます。カタログ管理者も Learn365管理センターから承認できますが、通知は届きません。
• コース管理者またはカタログ管理者の承認：コース管理者またはカタログ管理者のいずれかによる承認が必要なフローです。ユーザーが［登録をリクエスト］を選択すると、両方の管理者に「受講コース受講申請」通知が届きます。
• ラインマネージャーによる承認：ユーザーのラインマネージャー（直属の上司）による承認が必要なフローです。ユーザーが［登録をリクエスト］を選択すると、ラインマネージャーに「コース受講申請」通知が届きます。
• 外部承認（Webhook）：独自のカスタムフローを使用した登録ができます。カスタムフローは、Microsoft Power Automate で、Webhook イベント 'EnrollmentApprovalRequest' を使用して設定できます。

補足：

承認ベースの登録フローが設定されているコースまたはトレーニングプランに、コース管理者やカタログ管理者がコースホームページやコースカタログ ページから自己登録した場合、管理者の権限に応じて、以下の通り承認プロセスが自動でスキップ（迂回）されます。

• カタログ管理者：「コースまたはカタログ管理者の承認」「コース管理者の承認」「ラインマネージャーによる承認」のすべての承認をスキップして直接登録できます。
• コース管理者：自分が管理しているコースに限り、承認をスキップして直接登録できます。

受講申請の管理

ユーザーから受講申請がある場合は、対象のカタログの Learn365管理センター＞「トレーニング管理」ページに［受講申請］フィルターが表示されます。フィルターに表示される数字は、申請の件数を示しています。

また、画面では、受講申請があるコースまたはトレーニングプランに赤い感嘆符（）が付きます。

手順：

1. 対象のカタログの Learn365管理センター＞「トレーニング管理」ページで［受講申請］フィルターを選択し、受講申請が届いているコースまたはトレーニングプランを表示します。
2. 対象のコースまたはトレーニングプランを選択し、開いた管理パネルで［受講申請の管理］を選択します。
3. 「受講申請の管理」パネルが開き、選択したコースまたはトレーニングプランにおいて、現在「承認待ち」のユーザーが一覧で表示されます。ここでは、以下の管理操作を行うことができます。

• 受講申請の承認または却下。
• フィルターを切り替えて、過去のすべての申請の確認。
• 受講申請がキャンセルまたは却下された理由の確認。

「受講申請の管理」パネルについては、受講申請の承認と却下＞Learn365管理センターからの承認/却下の項で詳しく説明しています。

受講申請の承認と却下

ユーザーからの受講申請は、次の方法で承認または却下できます。

• メールや Microsoft Teams（通知が有効化されている場合）で受け取った「コース受講申請」通知から、その申請を直接承認・却下できます。
• Learn365管理センターから、関連する申請を一括または個別に承認・却下できます。

通知メール・Teamsからの承認/却下

ユーザーが承認を必要とするトレーニングへの［登録をリクエスト］を行うと、承認者（ラインマネージャーや管理者）へメールとTeams（通知が有効化されている場合）を通じて「コース受講申請」通知が送信されます。

通知には、申請者名、トレーニング名、および「承認」「却下」を行うためのリンクが含まれています。

通知メール・Teamsでの承認

［承認］リンクをクリックすると「登録承認の確認」ページにリダイレクトされます。

画面には、コースタイプ、トレーニング名（リンク）、申請者名、その他カテゴリー、ID、期限、連絡先などコースに設定された情報が表示されます。

集合トレーニングの場合、申請されたコースのセッションおよび/またはセッショングループに関する情報も表示されます。

単体セッションの場合は、開催日、開始時刻、終了時刻を確認できます。

セッショングループの場合は、グループ内の最初のセッションの開始日時と、最後のセッションの終了日時を確認できます。

セッション名およびセッショングループ名は表示されません。

［承認］をクリックすると、ユーザーはコースまたはトレーニングプランに受講登録され、登録ステータスは「登録済み」となります。集合トレーニングコースの場合は、この申請に関連するすべてのセッション（単体セッションまたはセッショングループ内のセッション）にも登録されます。

注記：

受講申請の数が 5,000（SharePoint による制限）を超えた場合、残りの登録に対応するため追加の SharePoint 受講者グループが自動的に作成されます。この場合、通知が送信されます。

詳細については、「SharePoint で追加のカタログサイトとグループを作成する」をご参照ください。

通知メール・Teamsでの却下

［承認］リンクをクリックすると「登録承認の確認」ページにリダイレクトされます。

画面には、コースタイプ、トレーニング名（リンク）、申請者名、その他カテゴリー、ID、期限、連絡先などコースに設定された情報が表示されます。

集合トレーニングの場合、申請されたコースのセッションおよび/またはセッショングループに関する情報も表示されます。

単体セッションの場合は、開催日、開始時刻、終了時刻を確認できます。セッショングループの場合は、グループ内の最初のセッションの開始日時と、最後のセッションの終了日時を確認できます。

セッション名およびセッショングループ名は表示されません。

「却下の理由」フィールドに、申請を却下する理由を入力すると、「✖却下」ボタンが利用可能になります。

Learn365管理センターからの承認/却下

「承認待ち」ステータスの受講申請は、管理画面からいつでも「承認」「却下」を行うことができます。

対象のカタログの Learn365管理センター＞「トレーニング管理」ページで［受講申請］フィルターを選択し、申請が届いているコースまたはトレーニングプランのみを表示します。

対象のコースまたはトレーニングプランを選択し、開いた管理パネルで［受講申請の管理］を選択すると、「受講申請の管理」パネルが開きます。

既定では、「承認待ち」のユーザーが一覧に表示されます。

「受講申請の管理」パネル

「受講申請の管理」パネルには、コースと登録タイプに応じて以下の情報が表示されます。

• 登録フロー：登録フローのタイプ
• 登録タイプ（集合トレーニング コースのみ）：コースの登録タイプ
• セッション フィルター（集合トレーニング コース 登録タイプ「1つのグループまたはセッション」のみ）：既定ではコース内のすべてのセッションに対する申請が表示されています。ドロップダウンリストで、特定のセッションまたはグループを選択できます。
• ステータス フィルター：既定では、「承認待ち」ステータスのユーザーが表示されます。ドロップダウンリストから、「すべての登録／登録済み／却下／キャンセル」を選択できます。
• Excel にエクスポート：パネルに表示されている情報（フィルターが適用された場合はその状態で）を Excel ファイルとしてローカルデバイスにダウンロードできます。
• 名前：申請したユーザーの名前
• Ｅメール：Microsoft Entra ID で指定された、ユーザーのメールアドレス
• 部署：Microsoft Entra ID で指定された、ユーザーの所属部署
• ラインマネージャー：Microsoft Entra ID で指定された、ユーザーのマネージャー（上司）
• 申請ステータス：ユーザーの現在のステータス
  • 登録済み：申請が承認され、受講登録は完了しています。
  • 承認待ち：承認が必要なトレーニングへの登録を申請しており、承認を待っています。
  • キャンセル：ユーザーが承認または却下される前に受講申請を取り消した、またはトレーニングの受講登録を解除しています。管理者は、キャンセルの理由を確認できます。
  • 却下：ユーザーの受講申請は、カタログ管理者、コース管理者、またはラインマネージャーによって却下されています。承認者が入力した却下の理由は、ステータス上のツールチップで確認できます。
• 最終更新日： 受講申請が最後に更新された日時（現在のサイトの地域設定に基づいて表示されます）。
• 更新者：受講申請を最後に更新したユーザー
• コースセッション（集合トレーニング コース 登録タイプ「複数のグループまたはセッション」のみ）：ユーザーが選択した単体セッションおよびセッショングループの数を表示します。リンクをクリックすると詳細情報が表示されます。
• セッション（集合トレーニング コース 登録タイプ「1つのグループまたはセッション」のみ）：セッション フィルターで「すべてのコースセッション」が選択されている場合に表示されます。ユーザーが選択したセッションまたはセッショングループの名前が表示されます。

e-ラーニング コース・トレーニングプラン・登録タイプ「すべてのグループとセッション」の集合トレーニング：

当該コースまたはトレーニングプランのすべての受講申請を確認するには、ステータスフィルターで「すべての登録ステータス」を選択します。

登録タイプ「1つのグループまたはセッション」の集合トレーニング：

「セッション」列は、ドロップダウンリストで「すべてのコースセッション」が選択されている場合に表示され、ユーザーが申請時に選択したセッション名またはセッショングループ名が表示されます。特定のセッションを選択した場合は表示されません。

ドロップダウンリストでは、コース内のセッションまたはセッショングループの詳細情報を確認できます。

• 「すべてのコースセッション」では、コース内のすべてのセッションおよびセッショングループに対する「承認待ち」の数が表示されます。
• 各セッションまたはセッショングループに承認待ちがある場合、その数を表示します。
• セッション名
• セッションの開始日時と終了日時
• セッションのタイムゾーン
• セッション講師の名前（設定されている場合）
• セッションの会議室（設定されている場合）
• セッショングループ名
• セッショングループ内の最初のセッションの開始日時と、グループ内の最後のセッションの終了日時

登録タイプ「複数のグループまたはセッション」の集合トレーニング：

「コースセッション」列の「セッションリスト（数）」をクリックすると、「セッション」パネルが開き、ユーザーが選択したセッション・セッショングループを確認できます。

セッショングループの場合、展開してグループ内のセッションを確認できます。

パネルには、セッション・セッショングループ名、セッションの開始日時と終了日時、タイムゾーン、場所、セッションURLリンクが表示されます。

Learn365管理センターでの承認

手順：

1. 「受講申請の管理」パネルで対象のユーザーを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列名「名前」のチェックボックスを選択します。
2. ［承認］をクリックすると、ユーザーはコースまたはトレーニングプランに受講登録され、登録ステータスは「登録済み」となります。集合トレーニングコースの場合は、この申請に関連するすべてのセッション（単体セッションまたはセッショングループ内のセッション）にも登録されます。

注記：

受講申請の数が 5,000（SharePoint による制限）を超えた場合、残りの登録に対応するため追加の SharePoint 受講者グループが自動的に作成されます。この場合、通知が送信されます。

詳細については、「SharePoint で追加のカタログサイトとグループを作成する」をご参照ください。

Learn365管理センターでの却下

手順：

1. 「受講申請の管理」パネルで対象のユーザーを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列名「名前」のチェックボックスを選択します。
2. ［却下］をクリックするとダイアログボックスが表示されます。テキストフィールドに却下の理由を入力します。
3. ［OK］を選択すると、ユーザーの受講申請は却下され、登録ステータスは「却下」となります。

キャンセルまたは却下された理由を確認する

ユーザーが受講申請をキャンセルまたは申請が却下された理由は、Learn365管理センターで確認できます。

手順：

1. 対象のカタログの Learn365管理センター＞「トレーニング管理」ページで、対象のコースまたはトレーニングプランを選択します。
2. アクションパネルで［受講申請の管理］を選択します。「受講申請の管理」パネルが開きます。
3. 既定では、「承認待ち」ステータスが選択されています。ドロップダウンリストから「すべての登録ステータス／却下／キャンセル」のいずれかを選択し、キャンセルまたは却下された申請を表示します。

4. 「申請ステータス」列でキャンセルまたは却下にカーソルを合わせると、ツールチップで理由が表示されます。

キャンセルには以下のようなケースがあります。

• ユーザーが受講申請をキャンセルした場合：キャンセルメッセージに入力されたテキストが表示されます。

• ユーザーがコースを再受講した場合：『Learner retakes the course（受講者再受講）』と表示されます。

• ユーザーが登録を解除した場合：登録解除メッセージに入力されたテキストが表示されます。

• ユーザーがトレーニングプランから登録を解除し、トレーニングプラン内のすべてのコースから登録解除された場合：『Canceled via Training Plan（トレーニングプランを通じてキャンセルされました）』と表示されます。

• 「承認待ち」ステータスの間に、ユーザーが申請時に選択した単体セッションが削除された場合：『キャンセルされました。選択したセッションは削除されています。』と表示されます。

• 「登録済み」ステータスで、セッショングループが削除された場合：「セッションがセッショングループから削除されたため、キャンセルされました。」というツールチップが表示されます。
• ユーザーが選択した単体セッションがセッショングループに追加された場合：『選択したセッションはセッショングループに移動されたため、キャンセルされました。』と表示されます。

受講申請が却下された場合、ツールチップには却下の理由が表示されます。

受講申請情報のエクスポート

「受講申請の管理」パネルの［Excel にエクスポート］を使用して、現在パネルに表示されている情報を、Excel ファイルでローカルデバイスにダウンロードできます。

コースのすべての受講申請情報をエクスポートする場合は、［Excel にエクスポート］を選択する前に、メニューバーのドロップダウンリストから「すべての登録ステータス」を選択してください。