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Learn365 の登録フロー

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Learn365 では「登録フロー」オプションによりコースやトレーニング プランの登録をコントロールし、登録するユーザー数の調整と管理をすることができます。

ここでは、Learn365 の登録フローと登録の管理について説明します。

目次

登録フロー

Learn365 には以下の登録フローがあります。

  • 自動承認：ユーザーがコース/ トレーニング プランのホームページで「登録」を選択すると、すぐに受講者として登録されます。
  • ライン マネージャーの承認：ユーザーがコース/ トレーニング プランに登録するためには、ライン マネージャーの承認が必要となります。ライン マネージャーは、Microsoft Entra ID（Azure Active Directory）で設定します。
  • 管理者の承認：ユーザーがコース/ トレーニング プランに登録するためには、コース管理者またはカタログ管理者による承認が必要となります。
  • 外部認証（Webhook）：カスタムフローを使用した登録ができます。カスタムフローは、Microsoft Power Automate で、Webhook イベント 'EnrollmentApprovalRequest' を使用して設定できます。

コース/トレーニング プランで使用できる登録フローは、カタログレベルで、カタログ管理者によって管理されます。

 

登録申請の管理

ユーザーからの登録の申請がある場合、トレーニング管理ページの上部に「登録申請」フィルタが表示されます。フィルターの丸数字は申請の数を示しています

保留中の登録申請があるコース/ トレーニング プランには赤い感嘆符マークが付きます。

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ユーザーの登録申請を管理するには、

1．Learn365 管理センター＞トレーニング管理ページで「登録申請」フィルター 選択し、申請が保留されているコース/トレーニング プランを確認します。

2．コースまたはトレーニング プランを選択し、開いたコース管理/トレーニング プラン管理 パネルで「登録申請の管理」を選択します。

「登録申請の管理」パネルが開き、ここでユーザーからの申請を承認または却下することができます。また、ここでは、このコース/ トレーニング プランに対して行われた、すべての申請の履歴を確認することができます。

3．ユーザーを選択し、申請を承認または却下します。

 

登録申請の承認と却下

ユーザーからの登録申請は、次の方法で承認または却下できます。

通知からは、その登録申請のみを処理できます。Learn365管理 センターでは、すべてのコース/ トレーニング プランで保留されている申請を処理できます。

 

ＥメールとTeams の通知から行う

ユーザーが、ホーム ページからコース/トレーニングプラン に登録し、その登録にライン マネージャーまたは管理者の承認が必要な場合、EメールとTeams（このオプションが有効な場合） を通じて、承認者に登録申請の通知が送信されます。

通知には、申請したユーザー、トレーニングに関する情報、申請を承認または却下するためのリンクが含まれています。

Ｅメールの通知

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Teams の通知

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承認者が「承認」を選択すると「登録承認の確認」ページにリダイレクトされます。

このページには、コースのタイプと名前（リンク）、申請したユーザーの名前、その他カテゴリー、ID、期限、連絡先など設定されたコースの情報が記載されています。

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登録タイプ「複数のグループまたはセッション」の集合 トレーニングの場合、選択されたセッションやセッション グループに関する情報も表示されます。

単独のセッションの場合は、開始日時、終了日時が記載されます。セッション グループの場合、グループ内の最初のセッションの開始日時と、グループ内の最後のセッションの終了日時が記載されます。セッション名とセッショングループ名は記載されません。

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登録タイプ「１つのグループまたはセッション」の集合 トレーニングの場合、選択されたセッションやセッション グループに関する情報も表示されます。

単独のセッションの場合は、開始日時、終了日時が記載されます。セッション グループの場合、グループ内の最初のセッションの開始日時と、グループ内の最後のセッションの終了日時が記載されます。セッション名とセッショングループ名は記載されません。

Enrollment flows-6.png

注記：

登録申請の数が 5,000 ( SharePoint による制限です)を超えた場合、残りの登録に対応するため追加の SharePoint 受講者グループが自動的に作成されます。この場合、通知でお知らせします。
詳細については、こちらを参照してください。

 

承認者が「却下」を選択すると「登録却下の確認」ページにリダイレクトされます。

このページには、次の情報が表示されます。

  • コースのタイプと名前（リンク）、申請したユーザーの名前、その他カテゴリー、ID、期限、連絡先など設定されたコースの情報が記載されています。

  • 登録タイプ「１つ、および複数のグループまたはセッション」の集合トレーニングの場合、選択されたセッションまたはセッショングループに関する情報も表示されます。
    単独のセッションの場合は、開始日時、終了日時が記載されます。セッション グループの場合、グループ内の最初のセッションの開始日時と、グループ内の最後のセッションの終了日時が記載されます。セッション名とセッショングループ名は記載されません。

「却下の理由」フィールドに、申請を却下する理由を入力します。入力されると「✖ 却下」ボタンが有効になります。

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「✖ 却下」を選択すると、次のメッセージが表示されます。：受講申請は正常に却下されました。

ユーザーには、却下の理由が記載された「コース 登録却下」の通知が送信されます。

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Learn365 管理センターで行う

「承認待ち」ステータスの登録申請は、Learn365 管理センターで承認、または却下することができます。

以下の手順で行います。

1．Learn365 管理センター＞トレーニング管理ページで「登録申請」フィルター 選択し、申請が保留されているコース/トレーニング プランを確認します。

2．コースまたはトレーニング プランを選択し、開いたコース管理/トレーニング プラン管理 パネルで「登録申請の管理」を選択します。

「登録申請の管理」パネルが開き、ここでユーザーからの申請を承認または却下することができます。

既定では承認待ちのユーザーが表示されます。

3．ユーザーを選択し、申請を承認または却下します。

Enrollment flows-9.png

注記：

登録申請の数が 5,000 ( SharePoint による制限です)を超えた場合、残りの登録に対応するため追加の SharePoint 受講者グループが自動的に作成されます。この場合、通知でお知らせします。
詳細については、こちらを参照してください。

 

「登録申請の管理」パネルはコースのタイプに応じて、次の情報が表示されます。

  • 登録フロー：登録フローのタイプ

  • 登録タイプ：集合トレーニングコースの場合、登録タイプを表示します。

  • セッション フィルター：登録タイプ「1つのグループまたはセッション」の集合トレーニング コースで表示されます。既定ではコース内のすべてのセッションに対する申請が表示されています。ドロップダウン リストで、特定のセッションまたはグループを選択できます。

  • 登録ステータス フィルター：既定では、「承認待ち」ステータスのユーザーが表示されます。ドロップダウン リストから、すべての登録ステータス，登録済み，却下，キャンセルを選択できます。
  • Excel にエクスポート：パネルに表示されているパネルの内容（フィルターが適用された場合はその状態で）を Excelファイルとしてローカルデバイスにダウンロードします。

  • 名前：登録を申請したユーザーの名前

  • Ｅメール：Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) で指定された、ユーザーのメールアドレス

  • 部署：Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) で指定された、ユーザーの所属部署

  • ライン マネージャー：Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) で指定された、ユーザーのマネージャー（上司）

  • 登録ステータス：ユーザーの現在の登録ステータス

    • 登録済み：ユーザーはコースに登録されています。
    • 承認待ち：ユーザーは、登録フローにライン マネージャーの承認、または管理者の承認が設定されたトレーニングへの登録を申請しており、申請の承認を待っています。
    • キャンセル：承認または却下される前に、ユーザーが登録申請をキャンセルした、またはユーザーはトレーニングから登録解除されています。キャンセルの理由の追跡については、「キャンセルと却下のメッセージ」を参照してください。
    • 却下：ユーザーの登録申請は、カタログ管理者、コース管理者、またはライン マネージャーによって却下されています。管理者によってユーザーに送信された却下の理由は、ステータス上のツールチップで見ることができます。

  • 最終更新日：登録申請の最終更新日時（現在のサイトの地域設定に従います。）

  • 更新者：登録申請を最後に変更したユーザー

  • コースセッション：登録タイプ「複数のグループまたはセッション」の集合トレーニング コースの場合、ユーザーが選択した単独のセッション/ セッション グループの数を括弧内に表示します。リンクを選択すると、セッションとセッション グループの詳細情報が表示されます。

  • セッション：登録タイプ「1つのグループまたはセッション」の集合トレーニング コースの場合、セッション フィルターで「すべてのコース セッション」が選択されると、ユーザーが選択したセッションまたはセッショングループの名前が表示されます。

 

登録の承認/却下のプロセスは、コースのタイプと登録フローに応じます。

e-ラーニングコースとトレーニング プラン

「登録申請の管理」パネルで登録申請を承認する

1．ユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。リスト内のすべてのユーザーを選択するには、列見出し「名前」のチェックボックスを選択します。

2．「承認」を選択します。ユーザーはコース/トレーニングプランに登録され、登録ステータスは登録済みになります。

 

「登録申請の管理」パネルで登録申請を却下する

1．ユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。リスト内のすべてのユーザーを選択するには、列見出し「名前」のチェックボックスを選択します。

2．「却下」を選択します。「却下のメッセージ」ダイアログが表示されます。テキストボックスに却下の理由を入力します。

3．「OK」を選択して却下します。ユーザーの登録ステータスは却下になります。

 

現在のコース/ トレーニング プランに対するすべてのステータスの登録申請を表示するには、登録ステータス フィルターで「すべての登録ステータス」を選択します。

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集合トレーニング 登録タイプ「1つのグループまたはセッション」

「登録申請の管理」パネルの セッション フィルターでは「すべてのコースセッション」が選択されています。このビューでは、セッション列が表示され、ユーザーが申請の際に選択したセッションまたはセッション グループを表示します。

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セッション フィルターを展開し、ドロップダウン リストでコース内のセッションまたはセッション グループの詳細情報を表示することができます。

  • 「すべてのコースセッション」では、コース内のすべてのセッションおよびセッション グループに対する 承認待ち の数が表示されます。
  • それぞれのセッションまたはセッショングループに承認待ちがある場合、その数を表示します。
  • セッション名
  • セッションの開始日時と終了日時
  • セッションのタイム ゾーン
  • セッション講師の名前（設定されている場合）
  • セッションの会議室（設定されている場合）
  • セッション グループ名
  • セッション グループ内の最初のセッションの開始日時、とグループ内の最後のセッションの終了日時

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「登録申請の管理」パネルで登録申請を承認する

1．ユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。リスト内のすべてのユーザーを選択するには、列見出し「名前」のチェックボックスを選択します。

2．「承認」を選択します。ユーザーはコースと選択したセッション、またはセッショングループのすべてのセッションに登録され、登録ステータスは登録済みになります。

 

「登録申請の管理」パネルで登録申請を却下する

1．ユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。リスト内のすべてのユーザーを選択するには、列見出し「名前」のチェックボックスを選択します。

2．「却下」を選択します。「却下のメッセージ」ダイアログが表示されます。テキストボックスに却下の理由を入力します。

3．「OK」を選択して却下します。ユーザーの登録ステータスは却下になります。

 

集合トレーニング 登録タイプ「複数のグループまたはセッション」

「登録申請の管理」パネルの 登録ステータスフィルターでは「承認待ち」が選択されています。このビューでは、コースのセッション/ セッショングループへの登録が承認待ちになっているユーザーを追跡することができます。

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ユーザーが選択したセッション/ セッション グループに関する情報を表示するには、コースセッション列の「セッション リスト」を選択します。

開いたパネルで、ユーザーが選択したセッションとセッション グループを確認できます。セッション グループを展開して、グループ内のセッションに関する情報も確認できます。

このパネルには、セッション/ セッショングループの名前、セッションの開始日時と終了日時、タイムゾーン、場所、セッションURLリンクが表示されます。

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登録申請を承認または拒否すると、その操作は、ユーザーの承認待ちのすべてのセッション/ セッション グループに適用されます。

「登録申請の管理」パネルで登録申請を承認する

1．ユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。リスト内のすべてのユーザーを選択するには、列見出し「名前」のチェックボックスを選択します。

2．「承認」を選択します。ユーザーはコースと選択したセッション/ セッショングループのすべてのセッションに登録され、登録ステータスは登録済みになります。

 

「登録申請の管理」パネルで登録申請を却下する

1．ユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。リスト内のすべてのユーザーを選択するには、列見出し「名前」のチェックボックスを選択します。

2．「却下」を選択します。「却下のメッセージ」ダイアログが表示されます。テキストボックスに却下の理由を入力します。

3．「OK」を選択して却下します。ユーザーの登録ステータスは却下になります。

 

集合トレーニング 登録タイプ「すべてのグループとセッション」

「登録申請の管理」パネルの 登録ステータスフィルターでは「承認待ち」が選択されています。このビューでは、コースとすべてのセッション/ セッショングループへの登録が承認待ちになっているユーザーを追跡することができます。

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「登録申請の管理」パネルで登録申請を承認する

1．ユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。リスト内のすべてのユーザーを選択するには、列見出し「名前」のチェックボックスを選択します。

2．「承認」を選択します。ユーザーはコースとすべてのセッション/ セッショングループに登録され、登録ステータスは登録済みになります。

 

「登録申請の管理」パネルで登録申請を却下する

1．ユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。リスト内のすべてのユーザーを選択するには、列見出し「名前」のチェックボックスを選択します。

2．「却下」を選択します。「却下のメッセージ」ダイアログが表示されます。テキストボックスに却下の理由を入力します。

3．「OK」を選択して却下します。ユーザーの登録ステータスは却下になります。

 

キャンセルと却下のメッセージ

既定では、登録申請の管理 パネルは「承認待ち」ステータスのユーザーが表示されます。ドロップダウン リストから次のいずれかを選択して表示を変更することができます。：すべての登録ステータス，登録済み，却下，キャンセル

 

登録申請がキャンセルまたは却下された場合、ステータスにカーソルを合わせると、その理由を確認することができます。

  • ユーザーがトレーニングをキャンセルした場合、キャンセルメッセージに入力されたテキストが、ツールチップで表示されます。

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  • ユーザーがコースを再受講した場合、ツールチップで表示されます。

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  • ユーザーがトレーニングプランから登録を解除し、トレーニングプラン内のすべてのコースから登録された場合、これらのコースのツールチップには「Canceled via Training Plan」と表示されます。（トレーニング プランにコースが追加される一般的な事例 CASE 2 場合）

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  • ユーザーの単独のセッションの申請が承認待ちになっているにもかかわらず、このセッションが削除された場合、ステータスはキャンセルに変更され、ツールチップには「選択したセッションが削除されたためキャンセルされました。」と表示されます。

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  • ユーザーの申請が承認待ちになっているにもかかわらず、ユーザーが選択したセッション グループが削除された場合、ステータスはキャンセルに変更され、ツールチップには「選択したセッションが削除されたためキャンセルされました。」と表示されます。

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  • ユーザーが選択した単独のセッションがセッション グループの一部になった場合、ステータスはキャンセルに変更され、「キャンセル」にカーソルを置くと、ツールチップに「選択したセッションがセッショングループに移動したため、キャンセルされました。」と表示されます。

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  • 登録申請が却下された場合、ツールチップには却下の理由が表示されます。

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登録申請のエクスポート

「登録申請の管理」パネルに表示されている情報をExcelに出力することができます。

「Excelにエクスポート」を選択すると、以下の形式の Excelファイルがローカルコンピューターにダウンロードされます。

コースのすべての登録申請情報をエクスポートしたい場合、エクスポートを選択する前に、ステータスフィルターのドロップダウンリストで「すべての登録ステータス」を選択してください。

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