検索

SharePoint で追加のカタログ サイトとグループを作成する

  • 更新

SharePoint の制限により、コースとトレーニングプランへの登録と1つのコースカタログ内に作成できるコースとトレーニングプランの数には限りがあります。

カタログのトレーニングが SharePoint の制限に近づいている場合や、すでに制限に達した場合、管理センターに警告メッセージが表示され、LMS 管理者にメール通知が送信されます。

ここでは、LMS 管理者に送信される通知、制限に達した場合に SharePoint に追加のカタログ サイトを作成する方法、新しい受講者を受け入れるための SharePoint グループの自動作成について説明します。

 

目次

 

制限に関する警告と通知

SharePoint の制限に近づいている場合

1 つのカタログ内の SharePoint グループ数が 7,000 に達すると、Learn365 管理センターに警告のバナー通知が表示され、あわせて次のメッセージを含むメールが LMS 管理者に送信されます。

『このカタログ サイトの SharePoint グループ数が Microsoft の上限に近づきつつあります。新しいトレーニングを作成するには、このカタログに追加の SharePoint サイトが必要です。』

また、グローバル設定＞ コースカタログ管理ページでは、上限に近づいているカタログには、名前の横に 注意アイコン赤.png アイコンが付きます。

上限に近づいているカタログについては、カタログ管理者に対して Learn365 管理センターの「トレーニング管理」ページに、警告バナー通知を表示します。

SharePoint の制限に達した場合

1 つのカタログ内の SharePoint グループ数が 8,000 に達すると、Learn365 管理センターに警告バナー通知が表示され、あわせて次のメッセージを含むメールが LMS 管理者に送信されます。

『このカタログのSharePointサイトは、Microsoftが推奨するグループ数の制限に達したため、コースやトレーニングプランを作成できません。このカタログ用に追加のSharePointサイトを作成してください。』

また、グローバル設定＞ コースカタログ管理ページでは、上限に達したカタログには、名前の横に 注意アイコン赤.png アイコンが付きます。

この場合、LMS 管理者が追加のカタログ サイトを作成するまで、次の操作は利用できません。

  • トレーニングの作成
  • コースのインポート
  • コースのコピー

追加のカタログ サイトを作成する

カタログのトレーニングが SharePoint の制限に近づいている場合、または制限に達した場合、追加のカタログ サイトを作成できます。

追加のカタログ サイトの作成手順：

1．Learn365 管理センター＞グローバル設定 に移動します。「コース カタログ管理」ページが開きます。

2．コース カタログ管理 ページで、上限に達した (または、近づいた) カタログを選択します。「コース カタログ管理」パネルが開きます。

3．「サイトの作成」を選択します。

追加の SharePoint サイトが作成されると、このカタログの警告バナー通知とコースカタログ管理ページでカタログに付いた 注意アイコン赤.png アイコンが消えます。

course_catalog_warning_create_site.png

 

追加されたSharePoint サイトは、コースに関連するドキュメントの保存先として使用されますが、コース カタログ、コース、ダッシュボードは持ちません。

コースに関連するドキュメントがプライマリ サイトに保存されているか、セカンダリ サイトに保存されているかに関わらず、コースの表示や動作に違いはありません。

ここでいう「プライマリ サイト」とは、最初に作成された コースカタログを持つ SharePoint サイトを指します。一方、「セカンダリ サイト」とは、トレーニング上限に達した際に追加で作成される、コース ドキュメント保存用の補助的な SharePoint サイトです。

 

SharePoint におけるグループの自動作成

カタログ内のすべての受講者および管理者は、各コース/ トレーニング プランの「受講者」グループまたは「管理者」グループに属するだけでなく、カタログ サイトの「閲覧者」グループにも自動的に追加されます。

カタログの「閲覧者」グループの作成

「閲覧者」グループの数は、カタログ内のすべてのコースにおいて登録されている受講者数（重複のないユニーク数）に応じて決まります。

たとえば、カタログ内のすべてのコースにおいて登録されているユニークな受講者が 5,000 人を超えると、SharePoint 上で 2 つ目の「閲覧者」グループが SharePoint 上で自動的に作成されます。

この処理は自動で行われるため、管理者側での操作は必要ありません。

コースの「受講者」グループの作成

1 つのコースに登録されている受講者数が 5,000 人に達すると、そのコース用に新しい「受講者」グループが SharePoint 上で自動的に作成されます。

たとえば、コースに 4,999 人の受講者が登録されている状態で、管理者が 10 人の受講者を追加した場合、このうち 1 人は、既存の「受講者」グループに追加されます。これにより、グループの人数は 5,000 人に達するため、新しい「受講者」グループが SharePoint 上で自動的に作成され、残りの 9 人がここに追加されます。

この処理は自動で行われるため、管理者側での操作は必要ありません。