トレーニング プランにユーザーを登録することで、ユーザーは当該トレーニング プランとその中のすべてのコースの受講者となります。
ここでは、管理者がユーザーをトレーニング プランに登録する方法と、トレーニング プラン内のコースの登録ロジックについて、5つの事例で説明します。
重要！
- カタログ管理者は、コースやトレーニング プランに登録する前に、関連するすべてのユーザー、 Microsoft Entra (Azure Active Directory) グループ、カスタム ユーザー グループを「ユーザー」リストに追加することをお勧めします。これにより、ユーザーはこのカタログのすべてのコースとトレーニング プランページに適切にアクセスできるようになり、ユーザーがカタログ内を移動したとき、SharePoint によるアクセスの拒否メッセージが表示されることを防ぐことができます。
トレーニング対象者と限定公開を使用して、特定のトレーニングにカタログ内の特定のユーザーのみがアクセスできるようにすることができます。
- SharePoint のネイティブな共有機能を使用する代わりに、上記のオプションを使用することをお勧めします。SharePoint サイトの所有者は、コースカタログの SharePoint サイトのSharePointグループにユーザーを追加できます。このオプションにより、これらのユーザーはこのカタログのカタログ、コース、トレーニング プランのページにアクセスすることはできますが、これらのユーザーは自動的にカタログの「ユーザー」ページに追加されません。そのため、ユーザーは Learn365 での操作が制限されることがあります。
ユーザーページから登録する
必要なロール： カタログ管理者
カタログ管理者は、Learn365 管理センターの「ユーザー」ページからユーザーをトレーニング プランに登録することができます。
この手順の詳細については、こちらを参照してください。
トレーニング プラン設定パネルから登録する
必要なロール：カタログ管理者、コース管理者はトレーニング プラン作成後にトレーニング プランを編集および管理することができます。
トレーニング プランへの登録は、「ユーザー」セクションで行います。
ユーザーをトレーニング プランに登録するには、
トレーニング プラン設定パネルの「ユーザー」セクションの「受講者」タブで、「＋受講者登録」を選択します。
1．ユーザー セクションの「受講者」タブで「＋受講者登録」を選択します。
2．開いたパネルの「ユーザーまたはグループを検索」フィールドに、登録するユーザー、Microsoft Entra (Azure Active Directory) グループ、Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループ、セキュリティ グループ、またはカスタム ユーザー グループの名前を入力します。
カンマ、セミコロンで区切られたリストとして、一度に最大 50人のユーザーまたは 1500文字を入力できます。
「すべてのユーザー」と「外部ユーザー以外のすべてのユーザー」は追加できません。
無効なメール アドレスや認識できないユーザーが入力された場合、これらを修正するまで次に進むことはできません。無効なメールアドレスとユーザーは赤色で強調されます。
最大50メールアドレスまたは1,500文字を超えると、該当する情報メッセージが表示されます。
50ユーザーまたは 1500文字以上 を追加する場合は、この手順を繰り返します。
Microsoft Entra (Azure Active Directory) グループ、カスタム ユーザー グループを追加した場合、グループ内のすべてのユーザーがカウントされます。
3．「登録」を選択します。
すべてのユーザーを登録するには数分かかることがあります。この間、登録済受講者のリストでは、ユーザーの名前はグレーアウトしており、非アクティブとなります。
登録された受講者とグループは、追加された順番に関係なく、アルファベット順に表示されます。登録されたグループには括弧内にユーザー数が表示されます。
受講者の名前とグループ名がアクティブになると、「メールの送信」と「登録解除」オプションが利用できるようになります。
注記：
受講者を選択するとアクションパネルが開き、 「メールの送信」 オプションが表示されます。
トレーニング プランが作成されると、カタログおよびコース管理者はユーザーセクション、またはコース管理パネルの「受講者にメール」オプションから、トレーニング プランに登録されている受講者にE メールメッセージを送信することができます。
詳細については、こちらを参照してください。
受講者の登録は自動的にトレーニング プランに保存されます。
Microsoft Entraまたはカスタム ユーザー グループを管理してユーザーを登録する
必要なロール：
- Microsoft 365 グローバル管理者は、Microsoft Entra (Azure Active Directory) グループ内のユーザーを管理できます。
- LMS 管理者は、API を通じてでカスタム ユーザー グループ内のユーザーを管理できます。
- カタログ管理者とコース管理者は、Microsoft Entra グループをトレーニング プランに登録できます。
Microsoft Entra またはカスタム ユーザー グループがトレーニング プランに登録されると、グループの現在のメンバーは元より、後からグループに追加されるユーザーも自動的にトレーニング プランに登録されます。
Microsoft Entra またはカスタム ユーザー グループをトレーニング プランに登録することで、一定の役職を持つすべてのユーザーを自動的に同じトレーニングに登録することができます。役職を与えられたユーザーは、関連する Microsoft Entra またはカスタム ユーザー グループに追加されます。たとえば、管理職、新入社員、あるいは特定の部署のMicrosoft Entra グループがある場合、必要なトレーニングにこれらのグループを登録することができます。
Microsoft 365 グローバル管理者ロールを持つユーザーは Microsoft Entra グループ内のユーザー管理を担う一方、 LMS 管理者はカスタム ユーザー グループからのユーザー管理を担います。
Microsoft 365 グローバル管理者が Microsoft Entra グループにユーザーを追加した場合、またはLMS 管理者がカスタム ユーザー グループにユーザーを追加すると、そのユーザーは自動的にグループが登録されているトレーニング プランとその中のコースにに登録されます。ユーザーがグループから削除されると、そのグループが登録されているトレーニング プランとその中のコースから自動的に登録が解除されます。
Microsoft Entra または Microsoft 365 グループを使用してユーザーをトレーニング プランに登録する方法については、こちらを参照してください。
API による カスタム ユーザー グループの作成については、こちらを参照してください。
Learn365 API による登録
Learn365 API を使用して、ユーザーをトレーニング プランに登録することができます。
詳細については、こちらを 参照してください。
トレーニング プランの登録ロジック
一般的な流れ
ユーザーがトレーニング プランに登録されると、自動的にその中のすべてのコースに登録されます。
例
トレーニング プラン「LMS365を始めよう」には3つのコースがあります。このトレーニング プランに登録すると、ユーザーは自動的にトレーニン グプランを構成する3つのコースすべてに登録されます。このトレーニング プランから登録解除すると、自動的に3つのコースすべてから受講者の登録は解除されます。
- ユーザーがトレーニング プランに登録されても、同じコースを含む他のトレーニング プランに自動的に登録されることはありません。
- ユーザーが、既に受講者として登録されているコースがトレーニング プランの一部となった場合でも、そのユーザーがトレーニング プランに自動的に登録されることはありません。
- ユーザーが、既に完了しているコースを含んだトレーニング プランに登録された場合、このコースのステータスは完了になります。ユーザーがトレーニング プランに登録されるまでは、既に完了しているコースも含めて、コースのステータスは表示されません。
ユーザーがトレーニング プランに登録されると、完了しているコースは、トレーニング プラン内で完了と表示されます。
トレーニング プランにコースが追加される一般的な事例
CASE 1
受講者は、トレーニング プランの一部のコースを進行または完了しています。トレーニング プランのステータスは 「進行中」 です。
管理者がこのトレーニング プランにコースを追加すると次のようになります。
※このケースでは、受講者は追加するコースに登録されていないことを前提とします。
- 追加されたコースは、自動的にトレーニング プランの完了に必須として設定されます。受講者がトレーニング プランを完了するには、この追加されたコースを完了する必要があります。
必要に応じて、管理者はトレーニング プラン設定パネルの「コース」セクションから「完了に必須」の設定を変更することができます。
- このトレーニング プランにおける受講者の進捗ステータス（進行中）に変わりはありませんが、トレーニング プランの進捗率は、完了に必要なコース数の更新に応じて再計算されます。
- 追加されたコースは、トレーニング プランの一部としてトレーニングプラン ホーム ページに表示されます。コースはロックされ、受講者には次のメッセージが表示されます。：「このコースは、あなたが登録するまでロックされています。」
- 受講者は、追加されたコースに登録するまで、そのコースに関するメール通知を受け取ることはありません。
- 受講者は、追加されたコースに自動的に登録されることはありません。次のいずれかの方法で追加されたコースに登録する必要があります。
- トレーニング プラン内のその他コースをすべて完了すると、自動的にこのコースに登録されます。
- カタログまたはコース管理者が、手動で受講者をこのコースに登録します。
- 受講者がコース ホームページから自分で登録します。トレーニング プランのホームページで該当するコースのタイトルを選択し、コース ホーム ページに移動してこれを行います。
コースへの登録と通知の流れはコースのタイプにより異なります。
- トレーニング プラン内のその他コースをすべて完了すると、自動的にこのコースに登録されます。
- 受講者が追加されたコースに正常に登録されると、ｅラーニング コースの場合は 「コース登録確認」通知、集合トレーニングの場合は 「集合トレーニングへの登録の確認」通知 と選択したセッションに関連する「集合トレーニングの開催について: 予定の招待状 」 を受け取ります。
CASE 2
受講者は、トレーニング プランの一部のコースを進行または完了しています。トレーニング プランのステータスは 「進行中」 です。
管理者がこのトレーニング プランにコースを追加すると次のようになります。
※このケースでは、受講者は追加するコースに登録されていることを前提とします。
- 受講者のこのコースに対する既存の登録と、学習の進捗は維持されます。
- 追加されたコースは、自動的にトレーニング プランの完了に必須として設定されます。受講者がトレーニング プランを完了するには、この追加されたコースを完了する必要があります。
必要に応じて、管理者はトレーニング プラン設定パネルの「コース」セクションから「完了に必須」の設定を変更することができます。
- このトレーニング プランにおける受講者の進捗ステータス（進行中）に変わりはありませんが、トレーニング プランの進捗率は、完了に必要なコース数の更新に応じて再計算されます。
- 追加されたコースは、トレーニング プランの一部としてトレーニングプラン ホーム ページに表示されます。
- 受講者が、追加されたコースを完了するまで、そのコースに関連するメール通知を受け取ることはありません。
CASE 3
受講者が既に完了しているトレーニング プラン（ステータス「完了」）に、管理者がコースを追加すると次のようになります。
※このケースでは、ユ受講者は追加するコースに登録されていることを前提とします。
- 受講者のこのコースに対する既存の登録と、学習の進捗は維持されます。
- このトレーニング プランにおける受講者のステータス（完了）は変わりません。
- 追加されたコースは、完了したトレーニング プランの一部として、トレーニングプラン ホーム ページに表示されます。
- 受講者は、追加されたコースやトレーニング プランの進捗に関する通知を受け取ることはできません。
- 受講者が追加したコースを個別のコースとして、またはトレーニング プランから完了すると、「コース 完了確認」通知を受け取ります。
- 追加されたコースは、自動的にトレーニング プランの完了に必須として設定されます。必要に応じて、管理者はトレーニング プラン設定パネルの「コース」セクションから「完了に必須」の設定を変更することができます。
- トレーニング プランを完了するために、追加されたコースを完了する必要がある場合、カタログまたはコース管理者は、「進捗削除」オプション、「強制的再受講」オプション、またはトレーニング プランの進捗の編集により、受講者のトレーニング プランの進捗をリセットします。
詳しくはこちらを参照 してください。 通知フローは、選択したオプションによって異なります。
CASE 4
受講者が既に完了しているトレーニング プラン（ステータス「完了」）に、管理者がコースを追加すると次のようになります。
※このケースでは、受講者は追加するコースに登録されていないことを前提とします。
- 受講者は、追加されたコースやトレーニング プランの進捗に関する通知を受け取ることはできません。
- このトレーニング プランにおける受講者のステータス（完了）は変わりません。
- 追加されたコースは、トレーニング プランの一部としてトレーニングプラン ホーム ページに表示されます。コースはロックされ、受講者には次のメッセージが表示されます。：「このコースは、あなたが登録するまでロックされています。」
- 受講者は、追加されたコースに自動的に登録されることはありません。次のいずれかの方法で追加されたコースに登録する必要があります。
- カタログまたはコース管理者が、手動で受講者をこのコースに登録します。
- 受講者がコース ホームページから自分で登録します。トレーニング プランのホームページで該当するコースのタイトルを選択し、コース ホーム ページに移動してこれを行います。
コースへの登録と通知の流れはコースのタイプにより異なります。
- カタログまたはコース管理者が、手動で受講者をこのコースに登録します。
- 追加されたコースは、トレーニング プランの完了に必須として自動的に設定されます。必要に応じて、管理者はトレーニング プラン設定パネルの「コース」セクションから「完了に必須」の設定を変更することができます。
- トレーニング プランを完了するために、追加されたコースを完了する必要がある場合、カタログまたはコース管理者は、「進捗削除」オプション、「再受講の強制」オプション、またはトレーニング プランの進捗の編集により、受講者のトレーニング プランの進捗をリセットします。
詳しくはこちらを参照 してください。 通知フローは、選択したオプションによって異なります。
注記：
コースがトレーニング プランに追加された後で、受講者が個別のトレーニングとして追加されたコースの1つを完了した (あるいは、カタログまたはコース管理者がそのコースを手動で完了した) 場合は、次のようになります。
- 受講者のトレーニング プランのステータス（完了）は変わりません。
- 受講者は、トレーニング プランの進捗に関するメール通知を受け取りません。
- 受講者は、トレーニング プランに追加された他のすべてのコースに自動的に登録され、それらのコースの「コース 登録確認」通知を受け取ります。
- 受講者がトレーニング プランを完了するために追加されたコースを完了する必要がある場合、カタログまたはコース管理者は、「進捗削除」オプション、「再受講の強制」 オプション、またはトレーニング プランの進捗の編集により、受講者のトレーニング プランの進捗をリセットする必要があります。
詳しくはこちらを参照 してください。通知フローは、選択したオプションによって異なります。コースがトレーニング プランに追加された後で、受講者が個別のトレーニングとして追加されたコース（未開始または受講中 ステータス）の1つに登録された場合、次のようになります。
- 受講者のトレーニング プランのステータス（完了）は変更されません。
- 受講者は、トレーニング プランの進捗に関するメール通知を受け取りません。
- 受講者は、コースを完了するまでトレーニング プランに追加された他のコースに自動的に
CASE 5
受講者が既に完了しているトレーニング プラン（ステータス「完了」）に、管理者がコースを追加すると次のようになります。
※このケースでは、追加されるコースは、個別のトレーニングとして受講者によって既に完了されていることを前提とします。
- このトレーニング プランにおける受講者のステータス（完了）は変わりません。
- 追加されたコースにおける受講者のステータス（完了）は変わりません。
- 受講者は、トレーニング プランの進捗に関するメール通知を受け取りません。
- 受講者はコースの進捗に関するメール通知を受け取りません。
- 受講者は、トレーニング プラン ホームページでこれらのコースをレビュアーすることができます。