代理人とは、現在の組織階層を変更したり崩すことなく、特定のユーザーを管理できるユーザーです。
ラインマネージャーやプロキシ マネージャーを含め、すべての Learn365 ユーザーを代理人として任命することができ、組織内の任意のユーザーを管理できます。
ここでは、代理人の機能と管理について説明します。
ここで説明する操作を行うには、LMS 管理者ロールが必要です。
注記：
- 代理人の割り当て、編集、または割り当て解除を行っても、Microsoft Entra における組織階層には影響しません。
- Learn365 のロールにかかわらず、テナント内のすべてのユーザーを代理人として任命できます。ライン マネージャーやプロキシ マネージャーも代理人になることができます。
- 代理人は、異なるチームに所属するユーザーも管理できます。
- 代理人の管理対象には、個々のユーザー、Learn365 ユーザーグループ、Microsoft Entra グループを割り当てることができます。
- 代理人機能は Learn365 ユーザー専用であり、Flow365 ユーザーは利用できません。
- 自分の代理人として自分自身を割り当てることはできません。
- 1 人の代理人に複数のチームメンバーを割り当てることができます。
- 双方向での代理関係は設定できません。元の代理関係を解除して、再設定します。
代理人の機能
代理人はライン マネージャーのダッシュボードから、管理対象者に対して以下の業務を行うことができます。
- トレーニング ダッシュボード＞「概要」セクションの「マイ チームのトレーニング ステータス」で、チーム メンバーの進捗を確認できます。
- トレーニング ダッシュボードの左ナビゲーション メニューに、 ［ライン マネージャー ダッシュボード］リンクが表示されます。 トレーニング ダッシュボードについては、こちらをご参照ください。
- ライン マネージャー ダッシュボードで、代理人として任命されたチーム メンバーを確認できます。代理人自身がライン マネージャーまたはプロキシ マネージャーである場合、自分の直属の部下とその部下も表示されます。
- ライン マネージャー ダッシュボードの［受講の進捗を閲覧］から、受講者の進捗確認と関連する操作を実行できます。ライン マネージャーダッシュボードの「受講者の進捗ダッシュボード」で表示される情報については、こちらをご参照ください。
- ライン マネージャー ダッシュボードの「直属の部下の管理」パネルから、直属の部下とその部下に対してスキルの付与、スキルの取り消し、スキルの熟達度を管理できます。
- 「チームのスキルの熟達度」ページを表示し、利用可能な操作を実行できます。代理人自身がライン マネージャーでもある場合、自分の直属の部下とその部下の情報も含まれます。代理人がプロキシ マネージャーを兼任している場合、代行するライン マネージャーの直属の部下とその部下の情報も含まれます。
- ライン マネージャー ダッシュボードの「レポート」ページの表示、およびレポートのダウンロードができます。代理人自身がライン マネージャーでもある場合、セッション出席 / トレーニングの進捗レポート / 受講者の進捗レポート には、自分の直属の部下とその部下の情報も含まれます。代理人がプロキシ マネージャーを兼任している場合、代行するライン マネージャーの直属の部下とその部下の情報も含まれます。「下位レベル」パラメータを含むレポートについても、同様のルールが適用されます。
- ラインマネージャー ダッシュボードのカタログ セレクタから、チーム メンバーと同等のカタログにアクセスできます。カタログへのアクセスについては、こちらをご参照ください。
- チームメンバーを、コースやトレーニングプランに登録、または登録解除できます。
- チームメンバーに関連する通知（スキルや認定証の有効期限切れ、セッション登録リクエスト、トレーニングの開始日や期限、スキルの取り消し、監督者の割り当てや割り当て解除、レビュー用に送信された評価など）を受け取ります。
- 評価の監督者として割り当てられている場合、また評価の監督者がライン マネージャーである場合、チームメンバーの評価をレビューし承認できます。
ライン マネージャー ダッシュボードの機能とユーザー管理については、以下をご参照ください。
代理人の管理
代理人は、Learn365 管理センター ＞ グローバル設定 ＞ ユーザー管理 ＞「代理人」で管理します。
「代理人」画面には、以下の情報が表示されます。
- 代理人：代理人を割り当てたユーザー
- メールアドレス：代理人のメールアドレス
- 役職，部署，事業所，市・区，国：代理人の基本情報
- チーム メンバー：代理人が管理するチーム メンバーの数
-
アクション：編集
と削除
列見出しをクリックして、画面に表示された情報をアルファベットまたは数値の 昇順 / 降順 に並べ替えることができます。
各列のフィルターから該当するチェックボックスを選択して、表示する情報を絞り込むこともできます。
「検索フィールド」で、プロキシ マネージャーを検索できます。検索は、代理人 / メールアドレス を対象に実行されます。
代理人の割り当て
1．代理人 画面で［＋代理人の追加］を選択します。
2．開いたパネルで必要な情報を入力します。どちらのフィールドも入力必須＊です。
- 選択された代理人＊：代理人として任命するユーザー。ユーザー名、メールアドレス、またはそれらの一部を入力して検索できます。※ 複数のユーザーを追加できます。
- 選択されたチーム メンバー＊：代理人の管理対象となる、個々のユーザー、Learn365 ユーザーグループ、Microsoft Entra グループ。※ 複数追加できます。
3．［保存］を選択します。「代理人」画面に、新しく追加された代理人が表示され、代理人は、ラインマネージャーダッシュボードにアクセスし、関連する業務にアクセスできるようになります。
注記：
「選択されたチーム メンバー」 フィールドには、以下を追加できます。
- 個々のユーザー
- Learn365 ユーザー グループ
- Microsoft Entra ユーザー グループ
ユーザー グループをチーム メンバーとして追加すると、代理人はそのグループに所属するすべてのユーザーを管理できるようになります。
そのユーザーグループに新しく追加されたユーザーは、自動的に代理人のチームメンバーになります。ユーザーがユーザーグループから削除されると、そのユーザーに対する代理人の役割も自動的に解除されます。
代理人の編集
チーム メンバーを追加または削除することができます。
1．代理人 画面で、編集する代理人の横にある編集アイコン を選択します。「代理人の編集」パネルが開きます。
2．「選択されたチーム メンバー」フィールドでメンバーを追加または削除します。
※「選択された代理人」フィールドは編集できません。
3．［保存］します。「代理人の編集」ダイアログが表示されます。［はい］を選択して変更を保存します。
代理人の割り当て解除
1．代理人 画面で、割り当てを解除する代理人の横にある削除アイコン を選択します。
「代理人の割り当てを解除」ダイアログが表示されます。
2．メッセージを確認し、［割当ての解除］を選択します。
代理人の割り当てが解除されると、管理センターの通知 にメッセージが表示されます。
この割り当ては、代理人 画面から削除されます。
代理人を解除した後、同時ユーザーに再び代理人を割り当てることができます。また、以前のチームメンバーを代理人に、以前の代理人をチームメンバーとして割り当てることもできます。
監査証跡で代理人の履歴を確認する
Learn365 の監査証跡機能では、代理人に関連する次のイベント履歴を追跡できます。
- 代理人の割り当て
- 代理人の編集
- 代理人の割り当て解除
代理人に関連する操作の履歴のみ表示するには、
1．グローバル設定 ＞ 監査証跡 に移動します。
2．監査証跡 画面のトップ バーにある「フィルター」を選択します。「フィルター」パネルが開きます。
3．「活動」フィールドで、以下のいずれかを選択します（同時に複数選択できます）。
- 代理人が割り当てられました
- 代理人の割り当てが解除されました
- 代理人が更新されました
4．［適用］を選択します。