Learn365 では、カタログ管理者が Learn365 の通知の表示・内容の変更、および受信者を指定することができます。
ここでは、通知テンプレートを編集する方法と、通知テンプレートを既定値にリセットする方法について説明します。
Learn365 通知の管理、有効／無効にする方法については、こちらを参照してください。
通知を管理する場所
この操作に必要なロール：カタログ管理者
通知テンプレートの管理・編集は、Learn365 管理センター＞カタログ設定＞「通知」で行います。
通知テンプレートの編集による影響
通知テンプレートの「宛先」、「CC」、「件名」、「本文」、「リマインドメールを送信する」、「通知も送信」フィールドに変更が加えられると、以下のような影響が生じます。
- 変更されたフィールドは、今後、通常の製品アップデートでは更新されません。
- ローカリゼーションは既定の内容に基づいているため、フィールドの変更は、言語のローカリゼーションには対応しません。
- 編集された通知テンプレートは、「テンプレート」列に「カスタム」と表示されます。
編集によりテンプレートをカスタマイズした場合の影響については、こちらを参照してください。
通知テンプレートの編集（カスタマイズ）
一般的な手順
この操作に必要なロール：カタログ管理者
1．「通知」ページで、該当する通知テンプレートを選択します。
2．開いたパネルで「テンプレートの編集」を選択します。
複数のテンプレートが選択されている場合、「テンプレートの編集」は無効になります。
3．必要な変更を加えます。
4．「保存」または「キャンセル」を選択し、操作を確定します。
宛先とCc
この操作に必要なロール：カタログ管理者
宛先／Ccフィールドをクリックし、ドロップダウンリストからロールを選択するか、テナントのユーザー名を入力して、通知の受信者を指定します。
注記：
- Microsoft Entra グループを追加することができます。
- 一部のテンプレートでは、宛先とCcフィールドは変更できません。
件名
「件名」フィールドの情報は、ユーザーが受信する通知のタイトルに表示されます。
必要に応じてフィールドを編集します。
「件名」フィールドに {MEETING URL} のような変数を含めることもできます。ここで変数を使用する場合、余分なスペースを入れず、正しい記号の括弧をつけて正確に入力してください。正確に入力されていない場合、Learn365 はデータを正確に挿入することができません。
本文
この操作に必要なロール：カタログ管理者
「本文」フィールドは入力必須です。通知の本文に記載されるテキストを入力します。
既定の値を編集するか、任意のテキストに置き換えることができます。通知テンプレートの下欄にある「変数」を使用することができます。表示される変数は、各通知テンプレートに固有のもので、Learn365によって提供されます。
ここで変数を使用する場合、余分なスペースを入れず、正しい記号の括弧をつけて正確に入力してください。正確に入力されていない場合、Learn365 はデータを正確に挿入することができません。
「本文」フィールドではリッチテキストエディタが利用でき、コンテンツの追加や編集、リンクの挿入、画像のアップロード、テーブルの作成など、通知の内容を充実させることができます。
リッチテキストエディタの「フルスクリーン」アイコンを選択すると、テキストフィールドを拡張することができます。これにより、本文を入力するスペースが広がります。
Learn365 プロフェッショナル サブスクリプション のお客様は、リッチテキストエディタにスペルチェック、アクセシビリティチェッカー、PowerPaste 機能が含まれています。
通知テンプレートで、リンクを表示させたい位置を選択し、「リンクの挿入/編集」アイコンを選択します。「リンクの挿入/編集」ダイアログが開きます。関連するURL、リンクのテキスト（表示するテキスト）、ツールチップ（タイトル）を入力します。リンク先を新しいウィンドウで開くかどうかを選択します。
「保存」を選択して続けるか、「キャンセル」を選択して破棄します。
画像を表示したい位置を選択し、「画像の挿入/編集」アイコンを選択します。
「画像の挿入/編集」ダイアログが開きます。「ソース」フィールドに画像のURL、代替の説明文（画像の説明）、および画像のタイトル（ツールチップ）を入力します。
画像の幅と高さをピクセル単位で設定し、縦横比を固定するかどうかを選択します。
「保存」を選択して続けるか、「キャンセル」を選択して破棄します。
注記：
画像が正しく表示されるように、パブリックアクセスが可能な画像サービス、または公開されているWebサイトに画像を保存することをお勧めします。パブリックにアクセス可能な画像サービスの例としては、組織のWebサイトや、マーケティングチームが社内で使用している他の画像ホスティングサービスなどが挙げられます。
通知テンプレートで、「表」を挿入する位置を選択し、「表」アイコン＞「表」を選択して、表のサイズを指定します。空の「表」が表示され、テキストを入力できます。
非アクティブのトレーニングに送信
この操作に必要なロール：カタログ管理者
カタログ管理者は、非アクティブなトレーニングに対して、認定証の有効期限と、スキルの失効に関連する通知を無効にできます。
コースやトレーニングプランがアクティブでない場合、ユーザーはそれらを再度受講することができないため、ユーザーがこれらの通知を受け取る必要がないことがあります。
カタログ管理者は、未公開、期限切れ、削除されたトレーニング、およびカタログ内の現行のコースに関連しないインポートされた外部認定証について、認定証の有効期限と、スキルの失効に関連する通知を無効にできます。
これは、当該通知テンプレートの「非アクティブのトレーニングに送信」オプションによって行います。
このオプションは、以下の通知テンプレートで利用できます。
- 認定証期限切れ
- トレーニングプラン認定証期限切れ
- 認定証有効期限のお知らせ
- トレーニングプラン認定証有効期限のお知らせ
- スキル失効のお知らせ
- スキルが失効しました
既定では、これらの通知は非アクティブなトレーニングに対して有効になっていますが、「非アクティブのトレーニングに送信」をオフにすることで無効にすることができます。
登録解除した受講者に送信
この操作に必要なロール：カタログ管理者
既定では、特定の通知テンプレートで「登録解除した受講者に送信」オプションが有効になっています。これは、登録を解除された受講者がこの通知を受け取ることを意味します。
登録を解除された受講者に、この通知が必要ない場合、カタログ管理者がトグルをオフに設定してオプションを無効にします。
このオプションは、以下の通知テンプレートで利用できます。
- 認定証期限切れ
- 認定証有効期限のお知らせ
- トレーニングプラン認定証期限切れ
- トレーニングプラン認定証有効期限のお知らせ
- スキル失効のお知らせ
- スキルが失効しました
リマインドメールを送信する
この操作に必要なロール：カタログ管理者
このオプションでは、イベントの何日前にリマインダー通知を送信するかを設定できます（正の整数値）。既定の日数は、通知によって異なります。
このオプションは、以下のテンプレートで利用できます。
- 承認リマインダー
- 認定証有効期限のお知らせ
- コース受講期限のお知らせ
- 集合トレーニング開始のお知らせ
- セッションの登録承認に関するお知らせ
- スキル失効のお知らせ
- トレーニングプラン承認申請の確認
- トレーニングプラン認定証有効期限のお知らせ
- トレーニングプランの受講期限のお知らせ
「認定証有効期限のお知らせ」テンプレートの「リマインドメールを送信する」オプションの例は、こちらを参照してください。
通知も送信
この操作に必要なロール：カタログ管理者
このオプションでは、特定のイベントがすでに終了していることを受講者に知らせるために、追加の通知を送信することができます。
このオプションは、以下の通知テンプレートで利用できます。
- コースの受講期限を過ぎました
- トレーニング プラン受講期限超過の連絡
- 認定証の有効期限が切れています
- トレーニング プラン認定証期限切れ
- スキルが失効しました
1．Learn365 管理センター＞カタログ設定＞「通知」に移動して、通知テンプレートを選択します。
2．開いたパネルで「テンプレートの編集」を選択します。
3．「通知も送信」フィールドに、受講者に通知が送信されるまでの経過日数を入力します。
4．変更を保存します。変更を破棄するには「キャンセル」を選択します。
変数
変数とは、通知を送信する際に、Learn365 が自動的に値を代入するものです。
変数は、渡す情報に応じて、受信者ごとに通知テンプレート固有のものにすることができます。
例
通知テンプレートで変数「{NAME}」を使用すると、この通知に受信者の名前が表示され、メッセージをパーソナライズすることができます。変数「{COURSE TITLE}」を使用すると、コースを開設した後で、コースのタイトルを変更した場合でも、通知に正しいタイトルが使用されます。
変数は、通知の「件名」フィールドと「本文」フィールドで使用できます。
使用可能な変数のリストは、通知テンプレートによって異なります。通知テンプレートで使用できる変数は、そのテンプレートの下部で確認できます。
「本文」フィールドで変数を使用する場合は、スペースは追加せず、正確に入力してください。また、正しい括弧を使うよう注意してください。正しくない場合、関連する情報が通知に表示されません。
通知テンプレートの変数とその説明については、こちらを参照してください。
通知テンプレートのリセット
通知テンプレートをリセットすると、カスタマイズした内容はすべて失われ、テンプレートは Learn365 をインストールした時の元の形式に戻ります。
今後、通知テンプレートは、製品の一般的なアップデートとローカライズに合わせて更新されます。
テンプレートのリセットは、以下の手順で行います。
1．「通知」ページで、カスタマイズされたテンプレートを選択します（「テンプレート」列に「カスタム」と表示されています）。
2．開いたパネルで「テンプレートの編集」を選択します。「テンプレートの編集」パネルが開きます。
3．右下隅にある「テンプレートリセット」を選択します。確認メッセージが表示されます。
4．通知テンプレートを既定値に戻し、今後の製品のアップデートでこのテンプレートを更新する場合は、「既定値に戻す」を選択します。
5．「テンプレートの編集」パネルの「保存」を選択し、リセットを確定します。