Learn365では、通知の内容や送信先など、通知テンプレートをカスタマイズすることができます。
ここでは、通知テンプレートの編集と、既定の設定に戻す（リセット）方法について説明します。
Learn365の通知機能および通知の有効化・無効化については、「Learn365の通知の概要と管理」をご参照ください。
通知テンプレートを管理する場所
通知には、特定のカタログに適用される「カタログ通知」と、テナント内のすべてのカタログに適用される「グローバル通知」があります。
カタログ通知
カタログの通知は、カタログ管理者が以下の場所で編集、管理します。
対象のカタログのLearn365管理センター＞カタログ設定＞「通知」
グローバル通知
グローバル通知は、LMS管理者が以下の場所で編集、管理します。
すべてのカタログのLearn365管理センター＞グローバル設定＞「通知」
通知テンプレートを編集した場合の影響
通知テンプレートの「宛先」、「CC」、「件名」、「本文」、「リマインドメールを送信する」、「通知も送信」を変更すると、次の影響があります。
- 変更した項目（フィールド）は、今後の製品アップデートによる更新対象から外れます。
- 変更した項目（フィールド）は、言語のローカライズが適用されなくなります。これは、ローカライズが既定の内容を基準として提供されるためです。
編集された通知テンプレートは、「テンプレート」列に「カスタム」と表示されます。
詳しくは、「通知テンプレートのカスタマイズによる影響」をご参照ください。
注記：
通知テンプレートに追加された動的変数を含め、生成される通知コンテンツ（中身）に影響を与える変更がある場合、イベント本文が再生成される可能性があります。
テンプレートに、時間の経過とともに値が変化する変数（例: {LEARNERS}、{SESSION INFORMATION} 、{COURSE ADMIN} 、その他のコース情報）が含まれている場合、新しい受講者の登録、コース管理者の追加、セッション情報の変更などの操作によって、これらの変数の値が更新されます。このような変数値の更新によりイベント本文の内容が変わるため、システムはこれを予定（アポイントメント）の更新として検知します。その結果、セッションの主要な設定を意図的に変更していない場合でも、登録済みの受講者、講師、およびコース管理者全員に対して通知が送信されることがあります。
通知テンプレートを編集する
テンプレートの編集は、以下の手順で行います。
- グローバルまたはカタログの「通知」ページで、対象の通知テンプレートを選択します。
- 開いたパネルで［テンプレートの編集］を選択します。 複数のテンプレートが選択されている場合、［テンプレートの編集］は使用できません。
- テンプレートパネルで必要な変更を行います。＊が付いた項目は入力（設定）必須です。
- ［保存］をクリックします。確認ダイアログでもう一度［保存］をクリックして操作を確定します。
宛先＊とCC
通知の受信者を指定します。
「宛先」または「CC」フィールドでドロップダウンリストから対象のロール（役割）を選択するか、テナント内のユーザー名を入力します。
ロールを指定した場合は、そのロールに該当するユーザーに通知が送信されます。ユーザー名を直接指定した場合は、そのユーザーに通知が送信されます。
注記：一部のテンプレートは、「宛先」と「Cc」フィールドを変更できません。
件名＊
受信者が受け取る通知の件名を設定します。
{MEETING URL} などの変数を含めることもできます。変数を使用する場合は、余分なスペースを入れず、括弧の記号を正しく使用して、正確に入力してください。入力に誤りがあると、Learn365 がデータを正しく挿入できなくなります。
本文＊
通知の本文を入力します。
既定の内容を編集することも、自社向けの文章に置き換えることもできます。また、通知テンプレート パネルの下部に表示される変数を使用することができます。表示される変数は通知テンプレートごとに異なり、Learn365 によって提供されます。
変数を使用する場合は、余分なスペースを入れず、括弧の記号を正しく使用して、正確に入力してください。入力に誤りがあると、Learn365 がデータを正しく挿入できなくなります。
本文の入力には、リッチテキストエディターを使用できます。ローカルコンピューター上の動画・画像・ファイルを挿入できるほか、「全画面表示」（アイコン）でテキストフィールドを拡大して編集することもできます。また、ご利用のサブスクリプションプランによって、スペルチェック、アクセシビリティチェッカー、PowerPaste機能が含まれています。
リンクを挿入する場合は、配置場所を選択し、ツールバーの挿入＞「リンク…」または アイコンをクリックします。「リンクの挿入/編集」ダイアログが開きます。
関連するURL、リンクのテキスト（表示するテキスト）、ツールチップ（タイトル）を入力し、リンク先を新しいウィンドウで開くかどうかを選択して［保存］します。
テーブルを挿入する場合は、配置場所を選択し、ツールバーの挿入＞「表」または アイコンをクリックし、表のサイズを選択します。
空の表が挿入されるので、各セルにテキストを入力できます。
画像を挿入する場合は、画像の保存場所によって異なります。
- SharePoint外に保存されている画像を追加する
画像を配置する場所を選択し、ツールバーの挿入＞「画像…」または アイコンをクリックします。「画像の挿入/編集」ダイアログが開きます。
「ソース」 フィールドに画像のURL、画像とともに表示される代替テキスト、ツールチップとして表示される画像タイトル、画像の 幅と高さをピクセル単位で設定し、必要に応じて「縦横比を固定（鍵アイコン）」を選択して［保存］します。
注記：
画像が正しく表示されるようにするため、画像は一般公開されている画像ホスティングサービスまたは外部からアクセス可能なWebサイトに保存することをお勧めします。
このようなサービスの例としては、自社の公式Webサイトや、社内で利用している画像ホスティングサービスなどが該当します。
これらの場所に保存されている画像であれば、メールを受信したユーザーの利用環境や認証状態に関係なく、通知メール内で画像が正しく表示されます。
- SharePointに保存されている画像を追加する
画像のURLは、SharePointから取得します。画像へのリンクを取得する方法はいくつかありますが、通知テンプレートに画像を正しく追加するには、ここで説明する方法で行ってください。
- 画像が保存されているSharePointフォルダーに移動します。
- 対象の画像をクリックして表示します。
- 開いたページ上部にある 省略メニュー…＞［オリジナルを表示］を選択します。
- 表示されたページのアドレスバーでURLをコピーします。
- Learn365の通知テンプレートを開き、画像を配置する場所を選択し、ツールバーの挿入＞「画像…」または
アイコンをクリックします。「画像の挿入/編集」ダイアログが開きます。
「ソース」 フィールドに画像のURL、画像とともに表示される代替テキスト、ツールチップとして表示される画像タイトル、画像の 幅と高さをピクセル単位で設定し、必要に応じて「縦横比を固定（鍵アイコン）」を選択して［保存］します。
オプション機能
非アクティブのトレーニングに送信
このオプションが利用可能な通知テンプレート：
- 認定証の有効期限が切れています
- トレーニングプラン認定証期限切れ
- 認定証有効期限のお知らせ
- トレーニングプラン認定証有効期限のお知らせ
- スキル失効のお知らせ
- スキルが失効しました
既定では、オプションの対象となるすべての通知テンプレートでオンに設定されており、トレーニングが非アクティブであっても、ユーザーに該当する通知メールが送信されます。
非アクティブなトレーニングは、ユーザーがアクセス（再受講）することはできません。
非アクティブなトレーニングにおいて、ユーザーに認定証の期限切れやスキルの失効に関する通知を送信する必要がない場合は、「非アクティブのトレーニングに送信」トグルをオフに設定することで、該当する通知メールの送信を停止できます。
登録解除した受講者に送信
このオプションが利用可能な通知テンプレート：
- 認定証期限切れ
- 認定証有効期限のお知らせ
- トレーニングプラン認定証期限切れ
- トレーニングプラン認定証有効期限のお知らせ
- スキル失効のお知らせ
- スキルが失効しました
既定では、オプションの対象となるすべての通知テンプレートでオンに設定されています。オンの場合、受講登録を解除されたユーザーに対しても該当の通知メールが送信されます。
受講登録を解除されたユーザーに対して、認定証の期限切れやスキルの失効に関する通知を送信する必要がない場合は、「登録解除した受講者に送信」トグルをオフに設定することで、該当する通知メールの送信を停止できます。
完了した登録について送信する
このオプションが利用可能な通知テンプレート：
- コース登録のキャンセル
- コース受講の確認
- 集合トレーニングへの登録のキャンセル
- 集合トレーニングへの登録の確認
- トレーニング プランの登録解除
- トレーニング プラン受講の確認
- セッションへの登録申請
既定では、オプションの対象となるすべての通知テンプレートでオンに設定されており、受講を完了した受講者に対しても該当の通知メールが送信されます。
受講を完了した受講者に対して、登録の確認や登録の解除に関する通知を送信する必要がない場合は、「完了した登録について送信する」トグルをオフに設定することで、該当する通知メールの送信を停止できます。
注記：
「完了した登録について送信する」オプションは、Learn365の通知の送信に対してのみ適用されます。
Microsoftが送信するカレンダー予定通知（例: 集合トレーニングへの招待やキャンセル通知）には影響しません。
リマインドメールを送信する
このオプションが利用可能な通知テンプレート：
- 承認リマインダー
- 認定証有効期限のお知らせ
- コース受講期限のお知らせ
- 集合トレーニング開始のお知らせ
- セッションの登録承認に関するお知らせ
- スキル失効のお知らせ
- トレーニングプラン承認申請の確認
- トレーニングプラン認定証有効期限のお知らせ
- トレーニングプランの受講期限のお知らせ
既定では、オプションの対象となる通知テンプレートに応じて初期値（日数）が設定されており、指定されたタイミングでイベントに関するリマインダー通知が送信されます。
リマインダーを送信しない場合は、フィールドを空欄にします。
参考：「認定証有効期限のお知らせ」テンプレートのリマインダー設定
通知も送信
このオプションが利用可能な通知テンプレート：
- コースの受講期限を過ぎました
- トレーニング プラン受講期限超過の連絡
- 認定証の有効期限が切れています
- トレーニング プラン認定証期限切れ
- スキルが失効しました
受講者に、受講や認定証の期限が過ぎたこと、およびスキルが失効したことを再通知します。
オプションの対象となる通知テンプレートで、フィールドに日数を設定することで、指定されたタイミングで受講者に該当する通知メールを送信します。
既定では、オプションの対象となるすべての通知テンプレートで初期値（日数）は設定はされていません（追加の通知は送信されません）。
変数
変数は、通知の送信時に Learn365によって自動的に置き換えられる情報です。通知テンプレートの受信者ごとに、提供される情報に基づいて異なる内容（値）が表示されます。
たとえば、{NAME} 変数を使用して受信者の氏名を自動的に表示できます。これにより、受信者ごとにパーソナライズされた通知を送信できます。また、{COURSE TITLE} 変数を使用すると、対象コースのタイトルを自動的に表示できます。コース公開後にタイトルが変更された場合でも、通知には最新のコースタイトルが反映されます。
変数は、通知の「件名」および「本文」に使用できます。利用可能な変数は通知テンプレートによって異なり、各テンプレートの下部に表示されます。
変数を使用する場合は、余分なスペースを入れず、括弧の記号を正しく使用して、正確に入力してください。入力に誤りがあると、Learn365 がデータを正しく挿入できなくなります。
詳しくは、「Learn365 通知テンプレートの変数」をご参照ください。
通知テンプレートをリセットする
通知テンプレートをリセットすると、これまでにカスタマイズした内容はすべて削除され、Learn365のインストール時に提供された既定のテンプレートに戻ります。
テンプレートを既定の状態に戻すことで、今後の製品アップデートやローカライズに伴う更新が自動的に適用されるようになります。
手順：
- グローバルまたはカタログの「通知」ページで、対象の通知テンプレート（「カスタム」テンプレート）を選択します。
- 開いたパネルで［テンプレートの編集］を選択します。「テンプレートの編集」パネルが開きます。
- パネル右下の［テンプレートリセット］をクリックします。
- メッセージダイアログが表示されます。［既定値に戻す］を選択します。
- 「テンプレートの編集」パネルで［保存］をクリックします。
- 確認ダイアログが表示されます。［保存］をクリックするとリセットが実行され、「通知」ページでは該当するテンプレートは「カスタム」から「既定値」に変わります。