通知テンプレートの編集とリセット

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LMS365通知テンプレートは、通知の受信者や、通知の内容をカスタマイズすることができます。

ここでは、通知テンプレートを編集する方法と、カスタマイズしたテンプレートを既定値に戻す方法について説明します。

LMS365の通知については「LMS365 の通知:概要と管理」をご参照ください。

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通知テンプレートの場所

通知テンプレートは、LMS365管理センター>カタログ設定>通知 にすべてのテンプレートがリスト表示されます。

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カスタマイズの注意事項

通知テンプレートの宛先、CC、件名、本文、リマインドメールを送信する、通知も送信フィールドを変更した場合、次のような影響があります。

  • 変更したフィールドは、製品全般のアップデートの対象として更新されなくなります。

  • ローカライゼーションは既定の内容に基づいているため、変更したフィールドは言語のローカライゼーションに応答しません。

カスタマイズされた通知テンプレートは、テンプレート列に「カスタム」と記されます。

通知テンプレートのカスタマイズによる影響については、「通知テンプレートをカスタマイズした際に受ける影響」をご参照ください。

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通知テンプレートの編集(カスタマイズ)

一般的な手順

必要なロール:カタログ管理者

1.通知ページで、テンプレートを選択し、「アクション」パネルを開きます。

2.アクションパネルで「テンプレートを編集」を選択します。

※複数のテンプレートを一度に編集することはできません。「テンプレートの編集」は使用できません。

3.テンプレートに必要な変更を加えます。が付いたフィールドは入力必須です。

4.変更を保存する場合は「保存」を、変更を破棄する場合は「キャンセル」を選択します。

 

宛先とCC

必要なロール:カタログ管理者

ドロップダウンリストからロールを選択するか、テナントのユーザー名を入力して、通知の受信者を設定します。

  • Microsoft Entra ID(Azure Active Directory)のグループを追加できます。
  • 一部のテンプレートでは、宛先と CC を変更することはできません。

件名

「件名」フィールドの情報は、ユーザーが受信する通知メールのタイトルに表示されます。

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件名フィールドに {MEETING URL} のよう変数を含めることもできます。

変数を使用する場合は、余分なスペースを入れず、括弧に正しい記号を使用して、正確に入力してください。そうでない場合、システムは正しいデータを挿入することはできません。

本文

必要なロール:カタログ管理者

通知の本文を入力ます。

既定のメッセージを編集したり、自由にメッセージを入力することもできます。
本文フィールドの下に表示される、LMS365が提供する変数を挿入することもできます。提供される変数は各通知テンプレートによって異なります。

変数を使用する場合は、余分なスペースを入れず、括弧に正しい記号を使用して、正確に入力してください。そうでない場合、システムは正しいデータを挿入することはできません。

本文フィールドではリッチテキストエディタが利用でき、テキストの書式変更や、リンクの挿入、画像のアップロード、テーブルの作成などができます。

フルスクリーンアイコンを選択すると、本文フィールドを拡大して編集できます。

LMS365 プロフェッショナルサブスクリプションをご契約の場合、テキストエディタにスペルチェック、アクセシビリティチェッカー、パワーペースト機能が追加されています。

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本文にリンクを追加するには、リンクの挿入/編集アイコン リンクアイコン.png を選択します。

リンクの挿入/編集ダイアログが開きます。URL、表示するテキスト、タイトル(ツールチップ)を入力し、リンクを開く方法を選択して「保存」します。

本文に画像を追加するには、画像の挿入/編集アイコン 画像アップロードアイコン.png を選択します。

画像の挿入/編集ダイアログが開きます。「ソース」フィールドに画像のURL、代替の説明文、画像タイトル(ツールチップ)、画像の幅と高さをピクセル単位入力し、縦横比率を固定するかどうかを選択して「保存」します。

画像を正しく表示するためには、外部からアクセス可能な画像サービスや一般公開されているWebサイトに画像を保存することをお勧めします。
たとえば、一般にアクセス可能な画像サービスとしては、組織のWebサイトや、マーケティングチームが社内で使用している他の画像ホスティングサービスなどが挙げられます。

本文にテーブルを追加するには、テーブルアイコン テーブルアイコン.png を選択し、表>列・行数を決定します。
空の表が表示され、そこにテキストを入力できます。

非アクティブのトレーニングに送信

必要なロール:カタログ管理者

これは、「認定証の有効期限」と「スキルの失効」に関する通知テンプレートのオプションです。

コースやトレーニングプランが利用できない状態の場合、ユーザーは再受講できないため、これらの通知が不要となることがあります。

コースやトレーニングプランが未公開、公開終了、削除された場合、およびカタログ内のコースに帰属しないインポートされた外部の認定証に対して、認定証の期限切れとスキルの失効に関する通知の送信を停止することができます。

このオプションは、以下のテンプレートで利用できます。既定では、これらの通知の「非アクティブのトレーニングに送信」オプションはON になっています。OFF にすると送信を停止することができます。

  • 認定証有効期限のお知らせ
  • 認定証の有効期限が切れています
  • トレーニングプラン認定証有効期限のお知らせ
  • トレーニングプラン認定証期限切れ
  • スキル失効のお知らせ
  • スキルが失効しました

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登録を解除した受講者に送信

必要なロール:カタログ管理者

これは、「認定証の有効期限」と「スキルの失効」に関する通知テンプレートのオプションです。

コースやトレーニングプランから受講者登録を解除されたユーザーへの送信を停止することができます。

このオプションは、以下のテンプレートで利用できます。既定では、これらの通知の「登録を解除した受講者に送信」オプションはON になっています。OFF にすると送信を停止することができます。

  • 認定証有効期限のお知らせ
  • 認定証の有効期限が切れています
  • トレーニングプラン認定証有効期限のお知らせ
  • トレーニングプラン認定証期限切れ
  • スキル失効のお知らせ
  • スキルが失効しました

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リマインドメールを送信する

必須ロール:カタログ管理者

これは、承認やトレーニングの受講期限など、リマインドが必要と考えられる通知のオプションです。

リマインドを送信する場合は、フィールドにそのタイミングを日数で設定します。既定値は各通知によって異なります。

このオプションは以下のテンプレートで利用できます。

  • 承認リマインダー
  • 認定証有効期限のお知らせ
  • コース受講期限のお知らせ
  • 講師の指導によるトレーニングのお知らせ
  • セッションの登録承認に関するお知らせ
  • スキル失効のお知らせ
  • トレーニングプラン承認申請の確認
  • トレーニングプラン認定証有効期限のお知らせ
  • トレーニングプランの受講期限のお知らせ
  • 受講者が開始していないコース
  • 受講者が開始していないトレーニングプラン

このオプションの使用例については「認定証:コース/トレーニングプランの認定証の作成と管理>有効期限のリマインド通知を設定する」をご参照ください。

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通知も送信

必須ロール:カタログ管理者

これは、トレーニングの受講期限や認定証、スキルの有効期限がすでに切れているユーザーに、再度通知するためのオプションです。

通知を送信する場合は、フィールドにそのタイミングを日数で設定します。既定では空欄になっています。数値を入力してテンプレートを保存すると、それに従って送信します。

このオプションは以下のテンプレートで利用できます。

  • コースの受講期限を過ぎました
  • トレーニングプラン受講期限超過の連絡
  • 認定証の有効期限が切れています
  • トレーニングプラン認定証期限切れ
  • スキルが失効しました

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変数

変数とは、システムによって自動的に入力される値です。

変数は、渡される情報により、通知テンプレートの各受信者に固有の値を入れることができます。

例えば、変数{NAME}を使用して、通知に個々のユーザーの名前を表示することができます。
また、変数 {COURSE TITLE} を使用すると、コースの名前が変更された場合でも、常に最新のコース名が表示されます。

変数は、通知の「件名」と「本文」フィールドで使用できます。

使用できる変数は各通知テンプレートに依存します。通知テンプレートの下部に、そのテンプレートで使用できる変数がリスト表示されています。

本文フィールドで変数を使用する場合は、余分なスペースを追加せずに正確に入力してください。

また、正しい括弧を使用するように注意してください。そうでない場合、情報を挿入することはできません。

通知テンプレート変数と説明については「LMS365通知テンプレートの変数」をご参照ください。

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通知テンプレートのリセット

通知テンプレートをリセットすると、カスタマイズした内容は失われ、LMS365の既定のテンプレートに戻ります。リセットにより、通知テンプレートは製品全般の更新や言語のローカライズを反映します。

通知テンプレートがカスタマイズされると、製品のバージョンアップやローカライズが通知テンプレートに反映されなくなります。

テンプレートのリセットは、以下の手順で行います。

1.通知ページで、カスタマイズされたテンプレートを選択します。(テンプレート列で「カスタム」と記されています。)

2. アクションパネルで「テンプレートの編集」を選択します。テンプレートの編集パネルが開きます。

3.パネルの右下にある「テンプレートリセット」を選択します。確認メッセージが表示されます。

4.メッセージ内の「既定値に戻す」を選択します。通知テンプレートパネルの内容が既定の内容に戻ります。
5.通知テンプレートを「保存」します。

これ以降、製品のアップデートでこのテンプレートに変更が加えらます。

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