認定証:コースやトレーニング プランの認定証の作成、管理、削除

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目次

はじめに

LMS365 ではコースやトレーニング プランの受講を完了した受講者に認定証を付与することができます。認定証の付与は、eラーニング コース講師によるトレーニングトレーニング プランのそれぞれに設定できます。

認定証には、指定した日付または受講完了後の経過日数による有効期限が設定できるため、受講者がトレーニングで習得した知識を、一定の間証明することができます。

LMS365 では、認定証の外観や記載される内容に関してそれぞれ異なる設定を持つ認定証テンプレートを作成することができます。コース管理者は、コースやトレーニング プランに認定証を割り当てる際、利用可能なテンプレートから選択できます。

ここでは、LMS365 で認定証テンプレートを作成、設定、編集する方法の概要を説明します。

 

認定証を管理する場所

必要なロール:カタログ管理者

認定証を管理するには、Learn365 管理センター>カタログ設定>認定証テンプレート に移動します。

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認定証テンプレートを作成する

認定証テンプレートを新規作成するには:

1.Learn365 管理センター>カタログ設定>認定証テンプレート に移動します。「認定証テンプレート」ページが開きます。

2.「認定証テンプレート」ページの「+認定証テンプレートの作成」ドロップダウン リストで、認定証をコースまたはトレーニング プランのどちらで使用するかを選択します。

「認定証テンプレートの作成」パネルが開きます。

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3.「認定証テンプレートの作成」パネルで、フィールドに必要事項を入力します。

  • 名前:認定証テンプレートの名前を入力します。この名前は、コースやトレーニング プランを作成または編集する際に、該当する認定証テンプレートを特定するのに役立ちます。このフィールドは入力必須です。
  • 説明:ユーザーが認定証テンプレートのリストから特定の認定証テンプレートを検索する際に役立つ説明を入力します。このフィールドは省略可能です。
  • 背景画像:既定の背景画像が設定されています。他の画像をアップロードして適用するか、画像コレクションから画像から選択して、認定証テンプレートをカスタマイズできます。

サポートされている背景画像のファイル形式は、PNG、JPEG (JPG)、BMP、GIF です。

A4 用紙で印刷する場合、以下の画像サイズを推奨します。

150 dpi = 1240 x 1754 pixels

300 dpi = 2480 X 3508 pixels

別の画像を適用するには、「画像の選択」を使用して、画像コレクションから該当する画像を選択します。選択されている画像は青枠で囲まれます。「保存」して、画像を認定証テンプレートの背景として適用します。

カスタム画像をアップロードするには、画像の選択>アップロード を選択し、デバイスから画像を選択して画像コレクションに追加します。「保存」して、画像を認定証テンプレートの背景として適用します。

画像コレクションから画像を削除するには、該当する画像を選択し「削除」を選択します。使用中の画像は削除できません。この場合、「認定証テンプレートは使用中のため削除できません。」という警告メッセージが表示されます。

表示されている背景画像上で、認定証テキストを表示する領域を選択します。認定証テンプレートをプレビューするには、「プレビュー」を選択します。

 

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  • コンテンツ:認定証テンプレート上の選択領域に表示する認定証テキストを入力します。カスタム テキストを追加するか、変数リストに表示されている変数を使用することができます。テキストの表示をプレビューするには、「背景画像」の下にある「プレビュー」を選択します。
  • 変数:一覧にある変数を使用して、名前、部署、認定証の取得日など、受講者ごとに異なる情報を追加することができます。

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トレーニングプランテンプレートでは、変数:{training plan} と {courses} が利用できます。
また、変数:{instructors} はコースのテンプレートでのみ利用できます。

注記:

  • 認定証の日付と時刻のフォーマットは、変数を通じて設定できます。 該当する変数の横にある「すべてのフォーマット」を選択すると、すべての日付と時刻のフォーマットが表示され、そこから使用するフォーマットを選択できます。
    日付と時刻の変数で使用される言語については、こちらを参照してください。

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  • 認定証に表示する CEU のフォーマット {ceu:F2} を指定することができます。ここで、2 は区切り文字の後の桁数を示しています。数値フォーマットの詳細については、こちらのマイクロソフトのドキュメントを参照してください。
  • テキストの配置:ドロップダウン リストから、左揃え、中央揃え、右揃えのいずれかを選択します。
  • 垂直方向の配置:上揃え、中央揃え、下揃えのいずれかを選択します。
  • 影付き:テキストに陰影をつける場合に、このオプションを有効にします。
  • フォント:ドロップダウンリストから、認定証テキストのフォントを選択します。
  • フォント サイズ:ドロップダウンリストから、認定証テキストのフォント サイズを選択します。
  • フォント スタイル:認定証テキストに適用するフォント スタイルのトグルをオンにします。

4.認定証テンプレートを「保存」するか、「キャンセル」を選択して破棄します。

 

認定証テンプレートを検索する

認定証テンプレートは、以下の方法で検索することができます。

  • 「すべての認定証テンプレート」ドロップダウン リストの認定証の種類から、「すべての認定証テンプレート」、「コース」、「トレーニング プラン」のいずれかを選択して、リストをフィルタリングします。
  • 「検索」フィールドでは、1 つまたは複数のワードを組み合わせて、該当する認定証テンプレートを検索することができます。

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認定証有効期限のリマインダーを設定する

LMS365 では、コースやトレーニング プランを完了した受講者に認定証を付与することができます。

認定証有効期限を設定することもでき、有効期限が切れたら受講者に特定のトレーニングを再受講してもらい、新しい認定証を付与することができます。

有効期限が設定されている認定証には、「有効」、「期限切間近」、「期限切れ」のいずれかのステータスが設定されます。

認定証有効期限のステータスは、「認定証有効期限のリマインダー」の設定に依存します。

 

1.Learn365 管理センター>カタログ設定>通知 に移動します。

2.コースの場合は「認定証有効期限のリマインダー」テンプレート、トレーニング プランの場合は「トレーニング プラン認定証有効期限のリマインダー」テンプレートを選択します。

3.開いた「アクション」パネルで「テンプレートの編集」を選択します。

4.「テンプレートの編集」パネルの「リマインド メールを送信する」フィールドに、認定証有効期限の何日前に受講者に通知を送信するかの日数を入力します。規定値は、60、30、14、7 日前です。フィールドの数値は正の整数である必要があります。

5.「保存」を選択して、変更を保存します。変更を破棄するには、「キャンセル」を選択します。

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例:

認定書は 2022 年 5 月 4 日に受講者に付与され、認定証有効期限は 2022 年 5 月 31 日です。「リマインド メールを送信する」は、60、3、2 日前に設定されています。システムでは、指定された日数前にのみステータスの変更がチェックされます。したがって、この例では、2022 年 5 月 28 日と 2022 年 5 月 29 日 (有効期限の 3 日前と 2 日前) にステータスがチェックされます。60 日前にあたる日付は、認定証が付与される前に経過しているため、チェックされません。その結果、ステータスは 3 日前の 2022 年 5 月 28 日に「期限切間近」に変更されます。

 

注記:

認定証有効期限が過ぎている場合、ステータスを変更するには、ユーザーを手動で再登録する必要があります。

 

認定証期限切れのリマインダーを設定する

認定証の有効期限が到来すると、受講者に「認定証期限切れ」通知がメールで送信されます。カタログ管理者は、認定証の有効期限が切れた後に受講者に通知を送信する間隔をさらに設定できます。

1.Learn365 管理センター>カタログ設定>通知 に移動します。

2.コースの場合は「認定証期限切れ」テンプレート、トレーニング プランの場合は「トレーニング プラン認定証期限切れ」テンプレートを選択します。

3.開いた「アクション」パネルで「テンプレートの編集」を選択します。

4.「テンプレートの編集」パネルの「さらに通知を送信」フィールドに、認定証有効期限の何日後に受講者に通知を送信するかの日数を入力します。値をカンマで区切って複数の日を入力できます (例:21, 14, 7)。既定では、このフィールドは空です。

5.「保存」を選択して、変更を保存します。変更を破棄するには、「キャンセル」を選択します。

 

認定証テンプレートを編集する

認定証を編集するには:

1.Learn365 管理センター>カタログ設定>認定証テンプレート に移動します。

2.編集する認定証テンプレートを選択し、「アクション」パネルの「認定証テンプレートの編集」を選択します。

3.必要な変更を行います。

4.「保存」して変更を適用するか、「キャンセル」を選択して変更を破棄します。

認定証テンプレートの言語や日付と時間のフォーマットの変更については、こちらを参照してください。

 

認定証テンプレートを削除する

認定証テンプレートを削除するには:

1.Learn365 管理センター>カタログ設定>認定証テンプレート に移動します。

2.削除する認定証テンプレートを選択し、「アクション」パネルの「認定証テンプレートの削除」を選択します。

3.「確認」ダイアログで、「削除」を選択します。操作をキャンセルする場合は、「キャンセル」を選択します。

コースやトレーニングプランで使用中の認定証テンプレートは削除できません。この場合、「認定証テンプレートの削除」を選択すると、「認定証テンプレートは使用中のため削除できません。」というメッセージが表示されます。