LMS365 通知の概要と管理

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目次

はじめに

LMS365 には、Eメール、Microsoft Teams通知(ユーザーが個別に有効化)、モバイルアプリのプッシュ通知など、ユーザーに自動的に送信されるさまざまな通知が含まれています。

通知は、登録または登録解除の確認、認定証の期限切れを受講者にリマインドしたり、コースのセッションへの登録を促したり、カレンダーの招待を送るなど、トレーニングと各種コンプライアンスのフローをカバーします。コースカタログ管理者はこれらの通知のカスタマイズや、送信する通知を調整することができます。

ここでは、LMS365 通知の概要とそれをどのように管理するか、通知を管理する場所、LMS365 で通知メールを送信できるようにする方法、通知ページの概要、通知のタイプとテンプレート、通知を有効/無効にする方法、通知テンプレートの編集とリセットする方法について説明します。

 

通知を管理する場所

必要なロール:カタログ管理者

各カタログの通知は、LMS365 管理センター>カタログ設定>通知で、カタログ管理者により管理されます。

LMS365 ライセンスの有効期限やユーザー数の超過について管理者に送信されるアラート通知は、LMS 管理者、Microsoft 365 グローバル管理者、または SharePoint 管理者によってサブスクリプション情報ページで管理されます

 

LMS365で通知の送信を有効にする

必要なロール:カタログ管理者

カタログのLMS365 通知を有効にするには、当該カタログのMicrosoft 365接続設定を構成する必要があります。LMS365 でメール通知の送信、会議室の予約、Microsoft Teams会議の作成を有効にする方法については、こちらを参照してください。

 

通知ページの概要

必要なロール:カタログ管理者

LMS365 管理センターの通知ページには、すべての通知テンプレートのリストが表示され、さまざまなフィルタリングと並べ替えのオプションが用意されています。

既定では、すべての通知テンプレートが有効になっています。

notifications overview and management1.png

 

「通知」ページの列見出しをクリックすると、その列を使ってページ上の情報を並べ替えることができます。

  • 名前:通知テンプレートの名前。これは編集できません。
  • 有効:通知が有効で、ユーザーに送信されているかどうかを示します。
  • テンプレート:通知がデフォルトの形式か、編集(カスタマイズ)されているかを示します。
  • 受信者:通知の受信者を示します。
  • タイプ:通知の配信タイプ(Eメール、Microsoft Teams通知、アポイントメント、モバイルアプリ通知)を示します。
  • 関連先:通知がeラーニング、講師によるトレーニング、トレーニングプラン、またはコースカタログのどれに関連しているかを示します。

「通知」ページのメニューバーには、検索とフィルタリングのオプションが用意されています。:

  • 検索フィールドを使用して、関連するテンプレートを見つけます。この検索はテンプレート名での検索ができます。
  • ステータスによるフィルター(すべてのステータス、有効、無効)
  • テンプレートによるフィルター(すべてのテンプレート、既定、カスタム)
  • 受信者によるフィルター(すべての受信者、ロール別、ユーザー別)ユーザー別フィルターは、通知テンプレートの「宛先」または「Cc」フィールドに個別のユーザーが含まれている場合にのみ表示されます。
  • 配信タイプによるフィルター(すべての配信方法、Eメール、Eメール,Teams通知、アポイントメント、モバイル通知)
  • 通知の関連先によるフィルター(すべてに関連、Eラーニング、講師によるトレーニング、トレーニングプラン、コースカタログ)

 

通知のタイプとテンプレート

LMS365 では、さまざまなイベントとコースタイプで専用のテンプレートを用意しています。

以下のガイドでは、各コースタイプ、トレーニングプラン、認定証とスキル、Learn365サブスクリプションに関連する通知について説明しています:

 

通知の有効化と無効化

通知の送信を最小限にしたい場合は、送信する通知を指定することができます。通知は、カタログとトレーニングのレベルで有効または無効にすることができます。トレーニングレベルでは、各eラーニングコース 、講師によるトレーニング、トレーニングプラン毎に、送信する通知を設定することができます。

通知が無効になっていても、テンプレートフィールドを編集し、テンプレートを保存することができます。テンプレートフィールドを編集してテンプレートを保存すると、テンプレートの値は既定からカスタムに変更されますが、この操作によって自動的に通知が有効になることはありません。通知を有効または無効にしても、そのテンプレートがカスタマイズとして扱われることはありません。

 

カタログ レベルでの設定

必要なロール:カタログ管理者

注記: 

  • カタログレベルで通知を無効にすると、カタログ内のいずれのコースまたはトレーニングプランについてその通知は送信されません。
  • カタログレベルで無効になっている通知は、トレーニングレベルでは有効にできません。
  1. LMS365 管理センター>カタログ設定>通知に移動します。通知ページが開きます。
  2. 通知ページで、該当する通知テンプレートを選択します。アクションパネルが開きます。
  3. アクションパネルでは、選択した通知の送信を停止する場合は「通知を無効にする」、無効にした通知を再度有効にする場合は「通知を有効にする」を選択します。

通知ページの「有効」列が更新され、該当する値が表示されます。

アクションパネルのオプションは、「有効」列の値に応じて「通知を無効にする」または「通知を有効にする」になります。

 

トレーニング レベルでの設定

必要なロール:カタログ管理者 または コース管理者

注記:  

  • トレーニングレベルで通知を無効にすると、その通知がカタログレベルで有効であっても、指定したコースまたはトレーニングプランでは送信しません。
  • カタログレベルで無効になっている通知は、トレーニングレベルでは有効にできません。
  1. LMS365 管理センター> トレーニング管理>コースまたはトレーニングプランを選択します。
  2. 開いたパネルで「通知の管理」を選択します。
  3. 開いたパネルで、「有効」列のトグルを使用して、そのトレーニングの通知を有効または無効にします。

注記:  

カタログレベルで無効になっている通知はトレーニングレベルで有効にはできないため、それらはコース/トレーニングプランの通知パネルではグレーアウトしています。

 

notifications overview and management2.png

 

通知テンプレートの編集

必要なロール:カタログ管理者 または コース管理者

LMS365 では、カタログ管理者が通知の受信者やテンプレートの内容を編集することができます。通知の編集とカスタマイズについては、こちらを参照してください。

 

通知の言語

必要なロール:カタログ管理者 または コース管理者

カタログの通知の言語はコースおよびトレーニングプランの地域設定に依存します。通知の言語を設定する方法については、こちらを参照してください。