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ユーザーをトレーニングプランに登録するには

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トレーニングプランにユーザーを登録すると、そのユーザーは当該トレーニングプランとその中のすべてのコースの受講者となります。

ここでは、管理者がユーザーをトレーニングプランに登録する方法と、トレーニングプラン内のコースに対する登録の仕組みについて説明します。

注意！

  • ユーザーをコースやトレーニングプランに登録する前に、カタログ管理者は関連するすべてのユーザー、Microsoft Entraグループ、カスタムユーザーグループを、対象のカタログの「ユーザー」リストに追加することを推奨します。

    これにより、ユーザーはカタログのすべてのコースとトレーニングプランページにアクセスできるようになり、SharePoint からのアクセス拒否を防ぐことができます。
    カタログ内の特定のトレーニングを、特定のユーザーのみに公開（アクセス許可）したい場合は、トレーニング対象者と限定公開機能をご使用ください。

  • SharePointのネイティブな共有機能（サイト所有者がユーザーを SharePoint グループに追加する）の使用は推奨されません。この方法では、ユーザーはコースカタログ、コース、トレーニングプランのページを閲覧できても、カタログの「ユーザー」リストに追加されないため、Learn365内での操作が制限される可能性があります。
目次

ユーザーページからユーザーを登録する

この操作に必要なロール：カタログ管理者

カタログ管理者は、Learn365管理センターの「ユーザー」ページからユーザーをコースに登録することができます。

手順については、「ユーザーとグループ＞ユーザー：コースカタログのユーザー管理」をご参照ください。

enroll users courses-1.png

トレーニングプラン設定パネルからユーザーを登録する

この操作に必要なロール：カタログ管理者（コース管理者はコース作成後にコースを編集および管理することができます。）

手順：

  1. トレーニングプラン設定パネルの「ユーザー」セクション＞「受講者」タブを開きます。
  2. ［＋受講者登録］を選択します。「ユーザーまたはグループを検索」パネルが開きます。

  3. 「ユーザーまたはグループを検索」フィールドに、ユーザー、Microsoft Entraグループ、Microsoft 365グループ、メールが有効なセキュリティグループ、セキュリティグループ、カスタムユーザーグループの名前またはメールアドレスを入力します。

    「ユーザーまたはグループを検索」フィールドには、カンマまたはセミコロン区切りで一度に最大50ユーザー（または1,500文字）まで入力可能です。入力可能な上限に達すると、超過分が自動的に削除され、通知メッセージが表示されます。
    50以上のユーザー（または1,500文字以上）を入力するには、同じ手順を繰り返します。

    「すべてのユーザー」と「外部ユーザー以外のすべてのユーザー」は追加できません。

    無効なメールアドレスや認識されないユーザーが含まれている場合、問題を解消するまで操作を続行できません。該当項目は赤色で表示されます。

  4. ［登録］をクリックします。

受講者の登録は自動的に保存されます。

［＋受講者登録］を実行した際、すべてのユーザーを登録するには数分かかることがあります。この間、登録済受講者のリストのユーザー名はグレーアウトします。

登録された受講者とグループは、追加された順番に関係なくアルファベット順に表示されます。

Microsoft Entraグループ、カスタムユーザーグループを追加した場合、グループ内のすべてのユーザーが受講者数にカウントされます。

登録されるとグループには括弧内にユーザー数が表示され、展開してグループ内のメンバーを表示できます。

enroll users training plans-1.png

登録が完了すると、受講者名およびグループ名がアクティブになり、［メールの送信］と［登録解除］オプションが利用できるようになります。

注記：

［メールの送信］オプションは、トレーニングプランが作成されるまで利用できません。

トレーニングプランが作成されると、カタログおよびトレーニングプラン管理者は「ユーザー」セクション、またはトレーニングプラン管理パネルの［受講者にメール］オプションから、トレーニングプランに登録されている受講者にEメールメッセージを送信することができます。

 

Microsoft Entraグループまたはカスタムユーザーグループを管理してユーザーを登録する

この操作に必要なロール：

Microsoft Entraグループまたはカスタムユーザーグループをトレーニングプランに登録すると、グループに所属するすべてのユーザーが自動的にトレーニングプランに登録されます。また、後からグループに追加されたユーザーも自動的にトレーニングプランに登録されます。

この機能を利用すると、特定の役割や所属部門のユーザーに対して、必要なトレーニングを効率的に割り当てることができます。

たとえば、管理職、新入社員、特定の部署ごとに Microsoft Entraグループを作成し、そのグループを関連するトレーニングプランに登録しておくことで、対象者への受講割り当てを自動化できます。

Microsoft 365 グローバル管理者は、Microsoft Entraグループ内のユーザー管理を担当します。

LMS管理者およびカタログ管理者は、カスタムユーザーグループ内のユーザー管理を担当します。なお、カタログ管理者が管理できるのは、自身が所有するカスタムユーザーグループに限られます。

Microsoft 365 グローバル管理者が Microsoft Entraグループにユーザーを追加した場合、またはLMS管理者、カタログ管理者がカスタムユーザーグループにユーザーを追加した場合、そのユーザーはグループが登録されているすべてのトレーニングプランとその中のコースに自動的に受講登録されます。

反対に、ユーザーがグループから削除されると、そのユーザーはグループが登録されているすべてのトレーニングプランとその中のコースから自動的に受講登録が解除されます。

詳しくは、以下をご参照ください。

Learn365 APIによる登録

Learn365 APIを使用して、ユーザーをトレーニングプランに登録することができます。

詳しくは、「【API】 ユーザーをトレーニングプランに登録する」をご参照ください。

 

トレーニングプランの登録の仕組み

基本的な流れ

ユーザーがトレーニングプランに登録されると、その中に含まれるすべてのコースにも自動的に登録されます。

例：トレーニングプラン「Learn365を始めよう」には3つのコースが含まれています。

このトレーニングプランにユーザーを登録すると、ユーザーはトレーニングプラン内の3つのコースすべてに自動的に登録されます。また、このトレーニングプランから登録解除すると、3つのコースからも自動的に登録解除されます。

  • トレーニングプランに登録しても同じコースを含む他のトレーニングプランには自動的に登録されません。
  • ユーザーがトレーニングプランに追加されたコースに個別に登録済みであっても、トレーニングプランには自動的に登録されません。
  • ユーザーが既に完了しているコースを含むトレーニングプランに登録された場合、そのコースは「完了」として表示されます。
  • ユーザーは、トレーニングプランに登録されるまで、トレーニングプラン内のコースのステータスを確認できません。これは、個別に完了したコースも同様です。トレーニングプランに登録されると、完了済みのコースは「完了」として表示されます。

トレーニングプランにコースが追加された際のよくあるケース

CASE 1

受講者がトレーニングプラン内の一部のコースを受講中、または完了しており、トレーニングプランのステータスが「進行中」の状態で、管理者がそのトレーニングプランに新しいコースを追加したとします。

このケースでは、受講者は追加するコースに個別には登録されていないことを前提とします。

この場合、次のようになります。

  • 追加されたコースは、自動的にトレーニングプランの完了に必須として設定されます。そのため、受講者はトレーニングプランを完了するために、この追加されたコースも完了する必要があります。
    必要に応じて、管理者はトレーニングプラン設定パネルの「コース」セクションで「完了に必須」の設定を変更できます。
  • 受講者のトレーニングプランの進捗ステータス（進行中）は変更されません。ただし、完了に必要なコース数が変わるため、トレーニングプランの進捗率は再計算されます。
  • 受講者には、追加されたコースがトレーニングプラン ホームページ上に表示されます。ただし、そのコースはロックされており、次のメッセージが表示されます。『このコースは、あなたが登録するまでロックされています。』
  • 受講者は追加されたコースに自動的には登録されません。次のいずれかの方法で追加されたコースに登録する必要があります。
    • トレーニングプラン内の他のコースを完了した際に、このコースへ自動的に登録されます。
    • カタログ管理者またはコース管理者が受講者を手動で登録します。
    • 受講者自身がトレーニングプラン ホームページで対象コースを選択し、コースホームページから登録します。登録および通知の流れは、コースのタイプによって異なります。
  • 受講者が追加されたコースに登録するまでは、追加されたコースに関する通知メールは送信されません。
  • 受講者が追加されたコースに正常に登録されると、e-ラーニング コースでは「コースへの登録の確認」通知が送信されます。集合トレーニング コースでは、「集合トレーニングへの登録の確認」通知と選択したセッションの招待通知が送信されます。

CASE 2

受講者がトレーニングプラン内の一部のコースを受講中、または完了しており、トレーニングプランのステータスが「進行中」の状態で、管理者がそのトレーニングプランに新しいコースを追加したとします。

このケースでは、受講者は追加するコースに個別に登録されていることを前提とします。

この場合、次のようになります。

  • このコースに対する受講者の既存の受講登録および学習進捗はそのまま保持されます。
  • 追加されたコースは、自動的にトレーニングプランの完了に必須として設定されます。そのため、受講者はトレーニングプランを完了するために、この追加されたコースも完了する必要があります。
    必要に応じて、管理者はトレーニングプラン設定パネルの「コース」セクションで「完了に必須」の設定を変更できます。
  • 受講者のトレーニングプランの進捗ステータス（進行中）は変更されません。ただし、完了に必要なコース数が変わるため、トレーニングプランの進捗率は再計算されます。
  • 受講者には、追加されたコースがトレーニングプラン ホームページ上に表示されます。
  • 追加されたコースに関する通知メールは送信されません。ただし、受講者がそのコースを完了した際には、完了通知が送信される場合があります。

CASE 3

受講者がトレーニングプランを完了し、トレーニングプランの進捗ステータスが「完了」の状態で、管理者がそのトレーニングプランに新しいコースを追加したとします。

このケースでは、受講者は追加するコースに個別に登録されていることを前提とします。

この場合、次のようになります。

  • このコースに対する受講者の既存の受講登録および学習進捗はそのまま保持されます。
  • トレーニングプランの進捗ステータス（完了）は変更されません。
  • 受講者には、追加されたコースが完了したトレーニングプランの一部として、トレーニングプラン ホームページに表示されます。
  • 追加されたコースやトレーニングプランの進捗に関する通知メールは送信されません。
  • 受講者が追加されたコースを完了すると、受講方法（トレーニングプラン内から、またはトレーニングプラン外で直接）にかかわらず、「コース 完了確認」通知が送信されます。
  • 追加されたコースは、自動的にトレーニングプランの完了に必須として設定されますが、トレーニングプランの進捗ステータスには影響しません。追加したコースの完了要件をトレーニングプランに適用するには、トレーニングプランの［進捗削除］、［強制的再受講］、またはトレーニングプランの［進捗の編集］により、受講者のトレーニングプランの進捗をリセットする必要があります。詳しくは、「トレーニングプランの進捗ダッシュボード：概要と受講者の進捗管理」をご参照ください。選択した方法に応じて、受講者に関連する通知が送信されます。
    必要に応じて、管理者はトレーニングプラン設定パネルの「コース」セクションで「完了に必須」の設定を変更できます。

CASE 4

受講者がトレーニングプランを完了し、トレーニングプランのステータスが「完了」の状態で、管理者がそのトレーニングプランに新しいコースを追加したとします。

このケースでは、受講者は追加するコースに個別に登録されていないことを前提とします。

この場合、次のようになります。

  • 追加されたコースやトレーニングプランの進捗に関する通知メールは送信されません。
  • トレーニングプランの進捗ステータス（完了）は変更されません。
  • 受講者には、追加されたコースがトレーニングプラン ホームページ上に表示されます。ただし、そのコースはロックされており、次のメッセージが表示されます。『このコースは、あなたが登録するまでロックされています。』
  • 受講者は追加されたコースに自動的には登録されません。次のいずれかの方法で追加されたコースに登録する必要があります。
    • トレーニングプラン内の他のコースを完了した際に、このコースへ自動的に登録されます。
    • カタログ管理者またはコース管理者が受講者を手動で登録します。
    • 受講者自身がトレーニングプラン ホームページで対象コースを選択し、コースホームページから登録します。登録および通知の流れは、コースのタイプによって異なります。
  • 追加されたコースは、自動的にトレーニングプランの完了に必須として設定されますが、トレーニングプランの進捗ステータスには影響しません。追加したコースの完了要件をトレーニングプランに適用するには、トレーニングプランの［進捗削除］、［強制的再受講］、またはトレーニングプランの［進捗の編集］により、受講者のトレーニングプランの進捗をリセットする必要があります。詳しくは、「トレーニングプランの進捗ダッシュボード：概要と受講者の進捗管理」をご参照ください。選択した方法に応じて、受講者に関連する通知が送信されます。
    必要に応じて、管理者はトレーニングプラン設定パネルの「コース」セクションで「完了に必須」の設定を変更できます。

注記：

トレーニングプランにコースが追加された後、受講者が追加されたコースのいずれかをトレーニングプラン外で完了した場合、またはカタログ管理者やコース管理者がそのコースを完了に設定した場合は、次のようになります。

  • 受講者のトレーニングプランの進捗ステータスは変わりません。
  • 受講者には、トレーニングプランの進捗に関する通知メールは送信されません。
  • 受講者は、トレーニングプランに追加された未登録のコースへ自動的に登録され、各コースについて登録の確認メールが送信されます。
  • 追加したコースの完了要件をトレーニングプランに適用するには、トレーニングプランの［進捗削除］、［強制的再受講］、またはトレーニングプランの［進捗の編集］により、受講者のトレーニングプランの進捗をリセットする必要があります。詳しくは、「トレーニングプランの進捗ダッシュボード：概要と受講者の進捗管理」をご参照ください。選択した方法に応じて、受講者に関連する通知が送信されます。

トレーニングプランにコースが追加された後、追加されたコースのいずれかに「未開始」または「進行中」の状態で受講者が登録されている場合は、次のようになります。

  • 受講者のトレーニングプランの進捗ステータスは変わりません。
  • トレーニングプランの進捗に関する通知メールは送信されません。
  • 追加された残りのコースには、現在受講中のコースを完了するまで自動登録されません。

 

CASE 5

受講者が、トレーニングプランに追加される前に対象コースを完了していた場合は、次のようになります。

  • トレーニングプランの進捗ステータスは変更されません。
  • 追加されたコースの進捗ステータス（完了）も変更されません。
  • トレーニングプランの進捗に関する通知メールは送信されません。
  • コースの進捗に関する通知メールは送信されません。
  • 受講者は、トレーニングプラン内から追加されたコースを確認（レビュー）できます。