目次
はじめに
Learn365 管理センターの「ユーザー」ページでは、カタログ管理者が、現在のカタログのユーザーを管理することができます。カタログ管理者は、カタログまたは各コースやトレーニング プランへのユーザーの追加、ゲストの招待、受講者の進捗の閲覧と進捗レポートのダウンロード、スキルの付与または取り消し、受講者の認定証のダウンロード、Learn365 からの受講者のデータ消去を行うことができます。
ここでは、Learn365 のユーザー管理の概要について説明します。
ユーザー ページでできること
ユーザーの管理は、Learn365 管理センターの「ユーザー」ページで行います。ユーザー ページでは、次のことができます。
- ユーザーを追加または招待する
- ユーザーの記録を消去する
- ユーザー ページに表示される列を変更する
- ユーザー ページに表示される情報をフィルタリングする
- ユーザー ページに表示される情報をエクスポートする
- ユーザー管理
カタログにユーザーを追加または招待する
必要なロール：カタログ管理者
ユーザーを各コースやトレーニング プランに登録する前に、すべてのユーザーを「ユーザー」ページに追加することをお勧めします。これにより、ユーザーはコース カタログ内のすべてのコースとトレーニング プランにアクセスし表示することができ、SharePoint からのアクセス拒否を防ぐことができます。
ユーザーを「ユーザー」ページに追加しても、Learn365 サブスクリプションのライセンスは消費されません。Learn365 サブスクリプションのライセンスは、ユーザーが受講者としてコースやトレーニング プランに登録されている場合に使用されます。サブスクリプションのユーザー数の計算方法については、こちらを参照してください。
ユーザーからコースやトレーニング プランへのアクセス要求に関する通知が届く場合、多くの原因は、ユーザーが「ユーザー」ページに追加されていないことによるものです。
ユーザー ページには、次の方法でユーザーを追加することができます。
- グループを追加する。以下の方法でグループを追加できます。
- Microsoft Entra (Azure Active Directory) または Microsoft 365 グループから既存のユーザー グループを追加します。
- Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) または Microsoft 管理センターで、全従業員を含む新しいグループを作成するか、関連するユーザーを含むグループを作成し、作成したグループを追加します。Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) または Microsoft 管理センターでグループを作成するには、特定の権限が必要です。
グループの追加では、グループ内のすべてのメンバーをユーザー ページに追加します。以降、これらのグループに追加されたユーザーは、自動的にユーザー ページに追加されます。グループを経由して追加されたユーザーは、個々のユーザーとしてリストに表示されます。
- 個々のユーザーを追加する。
- ゲスト (外部ユーザー) をカタログに招待する。
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重要！ |
- ユーザーを「ユーザー」ページでコース カタログに追加することなく、コース カタログ内のコースやトレーニング プランの受講者として登録することができます。この場合、ユーザー ページでは該当するユーザーの名前の横に
アイコンが表示されます。この方法で追加されたユーザーは、登録されたコースまたはトレーニング プランのみにアクセスすることができます。コース カタログ ページやコース カタログ内の他のコース、トレーニング プランにはアクセスできません。
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注記： ユーザーがコース管理者、セッション講師、監督者としてコースやトレーニング プランに追加され、ユーザーの追加または招待によってユーザー ページに追加されておらず、コース カタログで受講者ロールを持っていない場合、ユーザー ページには表示されません。 |
グループで追加されていない場合、新しいユーザーは手動で追加する必要があります。
ユーザー ページに追加されたユーザーは、コース カタログ サイト コレクションの SharePoint 閲覧者グループに追加され、このカタログ内のすべてのコースとトレーニング プランにアクセスし表示する権限が付与されます。特定のトレーニングについて、カタログ内の特定のユーザーのみがアクセスできるようにする場合は、「トレーニング対象者」と「限定公開」オプションを使用します。
既定の SharePoint サイト グループについては、こちらのマイクロソフトのドキュメントを参照してください。
ユーザーやグループを追加または招待するには：
1．Learn365 管理センター＞ユーザー に移動します。ユーザー ページが開きます。
2．ユーザー ページで、「＋ユーザーの追加または招待」を選択します。「ユーザーの追加または招待」パネルが開きます。
3．「ユーザーの追加または招待」パネルの「既存のユーザーまたはゲストを入力してください」フィールドに、既存の Office 365 ユーザー、 Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) グループの名前またはメール アドレス、またはゲスト (外部ユーザー) のメール アドレスを入力します。
カンマまたはセミコロンで区切り、一度に最大 50 人の内部ユーザー、または 1,500 文字を入力できます。単一または複数のユーザーだけでなく、組織内の Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) グループ / Microsoft 365 グループ (複数可) を追加することができます。Microsoft 365 グループとは、Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループ、またはセキュリティ グループです。
ユーザー数が上限に達した場合、上限を超えたアドレスは自動的にリストから削除され、その旨を通知するメッセージが表示されます。
メール アドレスの形式が正しくない場合や、認識できないユーザーが入力された場合、それらは赤色で表示されます。操作を進めることができませんので、ユーザーが存在するかどうか、またはメール アドレスが正しく入力されているか確認してください。
4．「追加」ボタンを選択します。
通知センター に次の確認メッセージが表示されます。
- 新しいユーザーを登録しました：Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) に登録されているユーザー (グループを経由して追加されたユーザーも含む) がユーザー ページに追加されると表示されます。これらのユーザーには、追加に関する通知メールは送信されません。以後、グループに追加されたユーザーは、自動的にユーザー ページに追加されます。グループを経由して追加されたユーザーは、個々のユーザーとしてリストに表示されます。
- 招待通知をゲストに送信しました：ゲストへの招待状が送信されると表示されます。招待されたゲストは、コース カタログへの招待の受諾と、必要な情報の入力するための通知メールを受け取ります。招待状のリンクの有効期間は、90 日です。ゲストが招待を受け入れると、コース カタログのユーザー ページに追加されます。
50 人以上のユーザーまたは 1,500 文字以上を入力するには、手順 1 ～ 4 を繰り返します。
ユーザー ページに追加されたユーザーとゲストは、自動的にコース カタログ サイト コレクションの SharePoint 閲覧者グループに追加され、このカタログ内のすべてのコースとトレーニング プランにアクセスし表示する権限が付与されます。特定のトレーニングについて、カタログ内の特定のユーザーのみがアクセスできるようにする場合は、「トレーニング対象者」と「限定公開」オプションを使用します。
既定の SharePoint サイト グループについては、こちらのマイクロソフトのドキュメントを参照してください。
ゲスト (外部ユーザー) の招待を有効にする
必要なロール：カタログ管理者
コース カタログにゲスト (外部ユーザー) を招待する前に、次の前提条件を満たす必要があります。
- Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) 外部コラボレーションが有効になっていることを確認します。外部コラボレーションの設定を構成するの手順に従って、設定してください。
- SharePoint テナントの外部共有設定と SharePoint サイト コレクションの外部共有設定が有効になっていることを確認します。通知メールが有効になっていることを確認します。
- ユーザー ページから Learn365 にゲストを招待する場合、Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) を介した追加の同意と認証を求められることがあります。
同意または認証を行うには：
1．Learn365 管理センター＞ユーザー に移動します。ユーザー ページが開きます。
2．ユーザー ページで、「＋ユーザーの追加または招待」を選択します。「ユーザーの追加または招待」パネルが開きます。
3．「ユーザーの追加または招待」パネルで、情報アイコンを選択します。
4．開いた情報メッセージで、次の操作を行います。
- Learn365 上でゲスト ユーザーを招待できるようにするためには、グローバル管理者による追加の同意承認が必要となります。「承諾」リンクを選択し、ゲストを組織に招待することに同意します。
- Learn365 上でゲスト ユーザーを招待できるようにするためには、Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) を介した認証が必要となります。本人確認を行うため、「サインイン」リンクを選択し、サインインします。
情報メッセージにリンクが表示されない場合、ユーザー側からの操作は必要ありません。
ユーザーの管理
ユーザーを検索する
必要なロール：カタログ管理者ユーザー ページには現在のコース カタログ、その中のコースまたはトレーニング プランにアクセスできるすべてのユーザーが表示されます。
ユーザーが「ユーザー」ページでコース カタログに追加されることなく、受講者としてコース カタログのコースまたはトレーニング プランに直接登録された場合、このユーザーの名前の横に アイコンが表示されます。この方法で追加されたユーザーは、登録されたコースまたはトレーニング プランのみにアクセスすることができます。コース カタログ ページやコース カタログ内の他のコース、トレーニング プランにはアクセスできません。
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注記： ユーザーがコース管理者、セッション講師、監督者としてコースやトレーニング プランに追加され、ユーザーの追加または招待によってユーザー ページに追加されておらず、コース カタログで受講者ロールを持っていない場合、ユーザー ページには表示されません。 |
ユーザー ページに探しているユーザーが見つからない場合は、カタログ セレクターを使って別のカタログでユーザーを検索することができます。コース カタログ セレクターのリストには、ユーザーがアクセス権を持つコース カタログのみが表示されます。
カタログ セレクターの「すべてのカタログ」 オプションは、LMS 管理者、Microsoft 365 グローバル管理者、または SharePoint 管理者のいずれかのロールを持つカタログ管理者のみが使用できます。「すべてのカタログ」を選択すると、Learn365 管理センターのコース カタログ管理ページにリダイレクトされます。
カタログ セレクターはキャッシュを使用するため、閲覧権限がないカタログが表示されることがあります。この場合はカタログへのアクセスはできません。アクセス権があるカタログのみを表示するには、キャッシュをクリアして画面を更新してください。
ユーザー ページでユーザーを検索するには、いくつかの方法があります。
- メニュー バーの「検索」フィールドを使用して、表示されている列 (カスタム列を含む) の情報から検索します。
- 列名をクリックし、アルファベット順 (昇順 A-Z または降順 Z-A）や数値順 (昇順または降順) に並べ替えることができます。
- 「表示名」、「ユーザー名」列では、列名の横にあるフィルター アイコンで検索フィールドを呼び出し、名前の一部 (またはすべて) を入力して該当するユーザーを検索することができます。
- その他の列では、列名の横にあるフィルター アイコンを選択して、各列のデータ項目を使用したリストによるフィルタリングを行うことができます。
- 一部の列フィルターでは、空の値によるフィルタリングを行うことができます。たとえば、「役職」列で「役職なし」チェックボックスを選択すると、現在のコース カタログで役職が記録されていないユーザーが表示されます。
複数のフィルターを同時に使用することができます。たとえば、受講者を「管理者」と「国」でフィルタリングすると、選択した管理者と国に該当するカタログ内のユーザーが表示されます。
ユーザーを選択し、開いた「ユーザー」パネルから、以下の管理アクションを実行することができます。
- メッセージの送信
- 受講の履歴を閲覧
- 受講の進捗を閲覧
- コースに登録
- コース・トレーニング プランの登録解除
- すべての登録を解除
- 認定証のダウンロード
- トレーニング データ インポート
- コース カタログからユーザーを削除
- スキル付与
- スキルの取り消し
複数のユーザーを選択することができます。列名「表示名」の左にあるチェックボックスを選択すると、すべてのユーザーを選択できます。複数のユーザーまたはすべてのユーザーを選択した場合、一部の管理アクションは利用できません。
メッセージの送信
必要なロール：カタログ管理者
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重要！ メッセージを送信するには、Microsoft365 接続設定で、接続の設定を行う必要があります。Learn365 管理センターの Microsoft365 接続設定で接続を設定する方法については、こちらをご参照ください。 |
受講者にメール メッセージを送信するには：
1．「ユーザー」ページでユーザーを選択します。表示されているすべてのユーザーを選択するには、列名「表示名」の左にあるチェックボックスを選択します。現在のコース カタログのすべてのユーザーを選択するには、適用されたフィルターをすべて解除してから、列名「表示名」の左にあるチェックボックスを選択してください。「ユーザー」パネルが開きます。
2．「ユーザー」パネルで、「メッセージの送信」を選択します。
3．「メッセージの送信」パネルで、「件名」と「本文」を入力します。
「本文」フィールドではリッチ テキスト エディターを使用することができます。コンテンツの追加や編集、リンクの挿入、画像のアップロード、テーブルの作成により、通知を充実させることができます。
リッチ テキスト エディターの「フル スクリーン」アイコンを選択すると、テキスト フィールドを拡張することができます。これにより、テキストを入力する際のスペースが広くなります。
Learn365 プロフェッショナル サブスクリプションをお持ちのお客様には、リッチ テキスト エディターにスペル チェック、アクセシビリティ チェッカー、PowerPaste 機能が含まれています。
4．「送信」を選択して、ユーザーにメール メッセージを送信します。
メール メッセージは、すべてのユーザーに個別のメールとして送信されます。
受講の履歴を閲覧
必要なロール：カタログ管理者「受講の履歴を閲覧」では、選択したユーザーのコース、認定証、およびスキルに関する情報を表示します。この情報は、複数の言語をサポートする PDF ファイルにエクスポートできます。
このオプションは、１ 人のユーザーを選択した場合にのみ利用できます。
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注記： 受講の履歴は、Learn365 管理センター＞トレーニング管理＞トレーニング レポート で生成されるトレーニング レポートとは、以下の点で異なります。
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受講の履歴を閲覧するには：
1．「ユーザー」ページでユーザーを選択します。「ユーザー」パネルが開きます。
2．「ユーザー」パネルで、「受講の履歴を閲覧」を選択します。「受講の履歴を閲覧」パネルが開きます。
3．「受講の履歴を閲覧」パネルで、「コース」、「認定証」、「スキル」タブを選択し、該当する情報を表示します。
「PDF にエクスポート」オプションは、どのタブからも利用でき、同じ情報を出力します。
4．「PDF にエクスポート」を選択すると、リストにあるすべてのコース、トレーニング プラン、認定証、スキルを含む受講者の履歴がローカル デバイスにダウンロードされます。
コース
このセクションには、ユーザーのコースとトレーニング プランの受講記録が表示されます。
情報は 4 つの列で表示されます。列名をクリックし、アルファベット順 (昇順 A-Z または降順 Z-A）や数値順 (昇順または降順) に並べ替えることができます。
- トレーニング名：ユーザーが登録または登録解除したコースとトレーニング プランの名前が表示されます。このリストには、インポートされたコースまたはトレーニング プランが含まれます。
受講者がコースまたはトレーニング プランに登録されている場合、その受講者が同じトレーニングを複数回試行していると、すべての試行がリストに表示されます。各試行のステータスは、「完了」 (完了日が「完了日」列に表示される)、「進行中」、「未開始」のいずれかで表示されます。
受講者がコースまたはトレーニング プランから登録解除した場合、「完了」ステータスのトレーニングのみが受講履歴に表示されます。「進行中」、「未開始」ステータスのコースやトレーニング プランは含まれません。
- ステータス：トレーニングの進捗が、「完了」、「進行中」、「未開始」のいずれかで表示されます。
- 完了日：トレーニングの完了日が表示されます。
- CEU：各コースやトレーニング プランに設定された CEU 数が表示されます。完了したコースやトレーニング プランの CEU は緑色です。獲得予定の CEU は黒色で、数字の横にアスタリスクが表示されます。
ページの下部には、獲得した CEU (緑色) / 獲得予定の CEU (アスタリスク付き) / 合計 CEU の 3 つの数字が表示されます。
認定証
このセクションには、ユーザーの認定証の記録が表示されます。
情報は 4 つの列で表示されます。列名をクリックし、アルファベット順 (昇順 A-Z または降順 Z-A）や数値順 (昇順または降順) に並べ替えることができます。
- トレーニング名：ユーザーが取得した認定証に関連するコースとトレーニング プランのタイトルが表示されます。
受講者がコースまたはトレーニング プランに登録されている場合、同じトレーニングがリストに表示される回数は、受講者がそのトレーニングを完了するまでに試行した回数に依存しています。各試行に関連付けられた認定証のステータスも、「有効」、「期限切れ」、「予定」のいずれかで表示されます。
受講者がコースまたはトレーニング プランから登録解除した場合、このトレーニングの「有効」と「期限切れ」ステータスの認定証のみが受講履歴に表示されます。
- ステータス：認定証のステータスが、「有効」、「期限切れ」、「予定」のいずれかで表示されます。
- 発行日：認定証が発行された日付を示します。
- 有効期限：有効期限が設定されている場合、認定証の有効期限が表示されます。
スキル
このセクションには、ユーザーのスキルの記録が表示されます。
情報は 4 つの列で表示されます。列名をクリックし、アルファベット順 (昇順 A-Z または降順 Z-A）や数値順 (昇順または降順) に並べ替えることができます。
- スキル：スキル名と、受講者に付与された (または付与される予定の) スキル レベルが表示されます。
受講者がコースまたはトレーニング プランに登録されている場合、すべてのスキル ステータス「有効」、「失効」、「予定」が受講履歴に表示されます。
受講者がコースまたはトレーニング プランから登録解除した場合、「有効」と「失効」スキル ステータスのみが受講履歴に表示されます。
次のような場合、同じレベルのスキルが複数表示されることがあります。
a．同じレベルのスキルが異なるコースやトレーニング プランで付与される場合、または同じレベルのスキルが異なるユーザーによって付与された場合。
b．受講者がコースまたはトレーニング プランを複数回試行し、各試行のスキル ステータスが異なる場合。
- 付与者：スキルを付与したユーザー、またはスキルが付与されたトレーニング名が表示されます。
スキルは、コースやトレーニング プランを完了した受講者に自動的に付与することができます。また、スキルは、ユーザーが特定のコースやトレーニング プランに登録されていなくても、カタログ管理者であれば「ユーザー」パネルで、ライン マネージャーであれば「ライン マネージャー ダッシュボード」で、ユーザーに手動でスキルを付与することができます。そのため、「付与者」列には、付与者の名前が表示されるか、コースやトレーニング プランのタイトルが表示されます。
付与者の名前を選択して、メールを送信することができます。コースやトレーニング プランのリンクが青色の場合、そのリンクを選択すると、トレーニング ホーム ページに移動することができます。トレーニング リンクがグレーアウトしている場合は、コースまたはトレーニング プランが終了したか、削除されたか、または非公開であるため、リンクを利用することはできません。
- ステータス：スキルのステータスが、「有効」、「失効」「予定」のいずれかで表示されます。
- 達成日：スキルが付与された日付が表示されます。
- 失効日：失効日が設定されている場合、スキルが取り消された日付が表示されます。
受講の進捗を閲覧
必要なロール：カタログ管理者「受講の進捗を閲覧」を選択すると、受講者の進捗ダッシュボードが開き、次のことができます。
- 受講者のすべてのコースとトレーニング プランについて進捗の詳細を確認し、受講者の進捗レポートをダウンロードすることができます。レポートはお使いのデバイスにダウンロードされ、ブラウザの設定で指定された言語で情報が表示されます。受講者の進捗パネルとダウンロードしたレポートに表示される情報については、こちらをご参照ください。
- 受講者の進捗や特定のコースやトレーニング プランの完了ステータスを変更することができます。詳細については、こちらをご参照ください。.
- 特定のコースやトレーニング プラン、コース内の特定の学習項目、またはトレーニング プラン内のコースの受講者の進捗を削除できます。詳細については、こちらをご参照ください。
- コースやトレーニング プランの再受講が必要な場合、受講者の進捗を強制的にリセットすることができます。詳細については、こちらをご参照ください。
- 受講者の認定証を管理できます。
- 受講者のコースやトレーニング プランの登録を消去できます。
コースに登録
必要なロール：カタログ管理者現在のカタログにユーザーを登録するには：
1．「ユーザー」ページでユーザーを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列名「表示名」の左にあるチェックボックスを選択します。
2．「ユーザー」パネルで、「コースに登録」を選択します。「コースに登録」パネルが開きます。
3．「登録する受講者」を展開すると、選択した受講者が表示されます。既定では、リストは折りたたまれています。必要に応じて、受講者名の右にある ✕ で選択を解除することができます。
4．「コースとトレーニング プラン」セクションに、現在のコース カタログで利用可能なすべてのコースとトレーニングプランが表示されます。コースとトレーニング プランは、期間 (開始日と終了日)、トレーニング タイプ（e-ラーニング、講師によるトレーニング、トレーニング プラン)、公開ステータス（公開、非公開、公開終了、予定済)、スキルでフィルタリングできます。また、検索フィールドを使用して、トレーニング名による検索ができます。
5．コースとトレーニング プランを選択します。現在表示されているすべてのコースとトレーニング プランを選択するには、列名「名前」の左にあるチェックボックスを選択します。
6．「登録」ボタンで、選択したコースとトレーニング プランにユーザーを登録します。
ユーザーは、選択したコースとトレーニング プランに受講者として追加され、トレーニング プラン内のロックされていないすべてのコースに登録されます。
登録されたユーザーには、コースのタイプに応じた通知が送信されます。通知の詳細については、こちらをご参照ください。.
講師によるトレーニング コースの場合、必要に応じて、コース設定パネルで受講者をコースの単独セッションまたはセッション グループに登録します。
コース・トレーニング プランの登録解除
必要なロール：カタログ管理者現在のコース カタログのコースやトレーニング プランから受講者の登録を解除するには：
1．「ユーザー」ページでユーザーを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列名「表示名」の左にあるチェックボックスを選択します。
2．「ユーザー」パネルで、「コース・トレーニング プランの登録解除」を選択します。「コース・トレーニング プランの登録解除」パネルが開きます。
3．「登録解除する受講者」を展開すると、選択した受講者が表示されます。既定では、リストは折りたたまれています。必要に応じて、受講者名の右にある ✕ で選択を解除することができます。
4．「コースとトレーニング プラン」セクションに、選択した受講者が登録されているすべてのコースとトレーニング プランが表示されます。
複数の受講者を選択している場合、すべての受講者が登録されているコースとトレーニング プランが表示されます。コースとトレーニング プランは、期間 (開始日と終了日)、トレーニング タイプ（e-ラーニング、講師によるトレーニング、トレーニング プラン)、公開ステータス（公開、非公開、公開終了、予定済)、スキルでフィルタリングできます。また、検索フィールドを使用して、トレーニング名による検索ができます。
コースとトレーニング プランを選択します。現在表示されているすべてのコースとトレーニング プランを選択するには、列名「名前」の左にあるチェックボックスを選択します。
5．「登録を取り消す」ボタンで、選択したコースとトレーニング プランから受講者の登録を解除します。
受講者は選択したコースとトレーニング プランから削除され、登録申請がある場合は取り消されます。受講者は「コースの登録解除」通知を受け取ります。また、カレンダーの招待は削除されます。
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注記： 受講者が個人と、Microsoft Entra (Azure Active Directory) グループのメンバーとしての両方でコースに登録されている場合：
これらの受講者をコースまたはトレーニング プランから登録解除するには、次のいずれかを行う必要があります。
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すべての登録を解除
必要なロール：カタログ管理者現在のコース カタログにあるすべてのコースとトレーニング プランから受講者の登録を解除します。
1．「ユーザー」ページでユーザーを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列名「表示名」の左にあるチェックボックスを選択します。
2．「ユーザー」パネルで、「すべての登録を解除」を選択します。
3．「確認」ダイアログで、現在のカタログにあるすべてのコースとトレーニング プランから受講者の登録を解除する場合は「OK」を選択し、操作をキャンセルする場合は「キャンセル」を選択します。
受講者は選択したコースとトレーニング プランから削除され、登録申請がある場合は取り消されます。受講者は「コースの登録解除」通知を受け取ります。また、講師によるトレーニングのカレンダーの招待は削除されます。
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注記： 受講者が個人と、Microsoft Entra (Azure Active Directory) グループのメンバーとしての両方でコースに登録されている場合：
これらの受講者をコースまたはトレーニング プランから登録解除するには、次のいずれかを行う必要があります。
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認定証のダウンロード
必要なロール：カタログ管理者受講者の認定証をダウンロードするには：
1．「ユーザー」ページで受講者を選択します。すべてのユーザーを選択するには、列名「名前」の左にあるチェックボックスを選択します。
2．「ユーザー」パネルで、「認定証のダウンロード」を選択します。
3．通知センターに、認定証のダウンロードの進捗が表示されます。証明書が利用可能になったら、リンクを選択してデバイスにダウンロードします。
選択した受講者に利用可能な認定証がない場合も、通知は表示されます。
認定証アーカイブ ファイルには、選択した受講者ごとの個別のフォルダーが含まれています。ダウンロードされた認定証は PDF 形式で表示されます。
トレーニング データ インポート
必要なロール：カタログ管理者
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注記：
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他社のシステムに保存されているトレーニングの記録を Learn365 にインポートする場合、次の 2 つの方法があります。
- コース カタログの既存のコースにインポートする
- コース カタログに新しいコースとしてインポートする
トレーニング記録を既存のコースにインポートする場合、受講者がすでにそのコースを完了しているときは、新しい受講の完了記録が作成されます。その他の場合は、現在の受講に完了の情報が追加されます。受講者は、コース ホーム ページで最近の完了日の記録を確認することができます。また、すべての記録は、トレーニング ダッシュボードと受講履歴で確認することができます。
外部トレーニングの記録をインポートするには：
1．「ユーザー」ページで受講者を選択します。
2．「ユーザー」パネルで、「トレーニング データ インポート」を選択します。
3．「外部トレーニング インポート」パネルのフィールドに入力します。
- コース：このフィールドは入力必須です。「コース」フィールドでは、現在のコース カタログにある既存のコースの最初の数文字を入力し、ドロップダウンから選択することができます。または、新しいコースのタイトルを入力します。Learn365 からすでに削除されたコースには、「削除」ラベルが付いています。インポートされたコースには「削除」ラベルは付きません。
- トレーニング タイプ：このフィールドは入力必須です。「コース」フィールドで既存のコースを選択した場合、「トレーニング タイプ」フィールドは非アクティブになります。新しいコースのタイトルを入力した場合、トレーニング タイプ (e‐ラーニング、講師によるトレーニング) を選択する必要があります。
- カテゴリー：このフィールドは入力必須ではありません。既存のコースのタイトルを入力した場合、「カタログ」フィールドは非アクティブになります。新しいコースのタイトルを入力した場合、新しいカテゴリーまたは既存のカテゴリーを割り当てることができます。
- 完了日：このフィールドは入力必須です。カレンダー アイコンを選択すると、カレンダーが表示され、完了日を選択できます。現在の日付は青色で表示されています。
- CEU：このフィールドは入力必須ではありません。受講者に付与する CEU の数を指定できます。
4．すべての必須フィールドに入力したら、「次へ」を選択して続行します。
5．このコースの認定証をアップロードまたは生成するには、次のオプションから選択します。
- 認定証のアップロード：認定証をローカル デバイスからアップロードすることができます。JPEG、BMP、GIF、PNG、PDF 形式に対応しています。
- 認定証テンプレートから作成する：ドロップダウン リストからテンプレートを選択して認定証を作成することができます。
6．有効期限：認定証の有効期限の日付を選択できます。現在の日付は青色で表示されています。このフィールドに入力する場合は、前の手順で認定証を追加または作成したことを確認してください。
7．「保存」を選択して、外部トレーニング記録をインポートします。
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注記：
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コース カタログからユーザーを削除
必要なロール：カタログ管理者1．「ユーザー」ページでユーザーを選択します。
2．「ユーザー」パネルで、「コース カタログからユーザーを削除」を選択します。
3．選択した受講者を現在のカタログのユーザー ページと、現在のカタログにあるすべてのコースとトレーニング プランから削除する場合は、「削除する」を選択します。操作をキャンセルする場合は、「キャンセル」を選択します。
カタログから削除され、すべてのコースとトレーニング プランから登録解除された内部ユーザーと外部ユーザー (ゲスト) は、引き続き Learn365 Web と Teams アプリのコース カタログ ホーム ページにアクセスできます。ここでは、利用可能なすべてのコースとトレーニング プランを閲覧でき、Learn365 Teams アプリではコースとトレーニング プランに関する会話を見ることができます。
API を通じてカタログからユーザーを削除することもできます。詳細については、こちらをご参照ください。
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注記： ユーザーが Microsoft Entra (Azure Active Directory) グループを通じて登録されている場合、この方法でカタログからユーザーを削除することはできません。この方法でユーザーを削除しようとすると、通知が表示されます。代わりに、次のいずれかの方法で削除する必要があります。
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コース カタログからグループ全体を削除するには：
1．通知センターのメッセージ内にある「詳細」リンクを選択します。
2．「詳細」ページが開き、ユーザーと、カタログへの追加に使用されたグループが表示されます。該当するグループ名を選択します。
3．「コース カタログからグループを削除」パネルが開きます。「グループを削除」を選択します。
この操作を行うと：
- このグループを通じて登録された受講者は、コースとトレーニング プランから登録を解除されます。
- グループを通じて排他的に登録または追加された受講者は、ユーザー ページから削除されます。
- 個人で、またはその他のグループを通じて登録または追加された受講者は、ユーザー ページから削除されることはなく、コースやトレーニング プランから登録を解除されることはありません。
Microsoft 365 管理センターを通じてグループからユーザーを削除するには：
Microsoft 365 管理センター＞アクティブなユーザー＞ユーザーの削除 に移動します。反映に少し時間がかかる場合があります。
スキル付与
必要なロール：カタログ管理者カタログ管理者は、「スキル付与」パネルを使用して、利用可能なスキルをカテゴリーでフィルタリングし、スキルを付与し、オプションで失効日を設定できます。
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重要！ 「スキル付与」を通じて付与されたスキルは、Learn365 で特定のコースまたはトレーニング プランに関連付けられることはありません。ユーザーは、トレーニング ダッシュボードでこれらのスキルを確認することができます。 |
ユーザーにスキルを付与するには：
1．「ユーザー」ページでユーザーを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列名「名前」の横にあるチェックボックスを選択します。「ユーザー」パネルが開きます。
2．「ユーザー」パネルで、「スキル付与」を選択します。
3．「スキル付与」パネルのフィールドに入力します。
- カテゴリー フィルター：このフィールドは、カタログ内の少なくとも 1 つのスキルに関連付けられたカテゴリーがある場合に表示されます。カタログ内のすべてのスキルを表示する場合は、フィールドを空白のままにします。1 つまたは複数のカテゴリーを入力して、スキルをフィルタリングします。「Management」と「Communication」など、複数のカテゴリーを入力した場合、「Management」または「Communication」のいずれかのカテゴリーに関連付けられたコースが表示されます。
- スキルの選択：このフィールドは入力必須です。現在のカタログのすべてのスキルのドロップダウン リストから、必要なスキルを選択します。同じスキルの異なるレベルを選択することはできません。
- 失効日：このフィールドは入力必須ではありません。カレンダー アイコンを選択すると、カレンダーが表示され、失効日を選択できます。現在の日付は青色で表示されています。
4．選択したスキルを付与する受講者を確認するには、「スキルを付与する受講者」を展開します。
必要に応じて、受講者名の右にある ✕ で選択を解除することができます。
リストを折りたたむには、「スキルを付与する受講者」の左にある展開矢印を選択します。
5．準備ができたら、「付与」ボタンで、選択した受講者にスキルを付与します。
スキルの取り消し
必要なロール：カタログ管理者受講者のスキルを取り消すには：
1．「ユーザー」ページでユーザーを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列名「名前」の横にあるチェックボックスを選択します。「ユーザー」パネルが開きます。
2．「ユーザー」パネルで、「スキルの取り消し」を選択します。
3．「スキルの取り消し」パネルで、取り消すスキルを選択します。すべてのスキルを選択するには、列名「名前」の横にあるチェックボックスを選択します。
4．スキルを取り消す受講者を確認するには、「スキルを取り消す受講者」を展開します。
必要に応じて、受講者名の右にある ✕ で選択を解除することができます。
リストを折りたたむには、「スキルを取り消す受講者」の左にある展開矢印を選択します。
5．準備ができたら、「取消し」ボタンで、受講者から選択したスキルを取り消します。
ユーザーの記録を消去する
必要なロール：カタログ管理者個々のコース カタログからユーザーのすべての記録を消去することができます。この機能により、ユーザーのカタログ内のすべての情報と学習の記録は削除され、これ以降、そのユーザーのデータは Learn365 に保存されることはありません。これにより、お客様は GDPRの 「忘れられる権利の原則」を遵守することができます。
ユーザーの記録を消去するには：
1．「ユーザー」ページでユーザーを選択します。すべてのユーザーを選択するには、列名「名前」の横にあるチェックボックスを選択します。
2．ユーザー ページのツール バーにある「オプション」＞「ユーザーの記録を消去」を選択します。
3．「確認」ダイアログで、消去を続行する場合は「OK」を選択します。操作をキャンセルする場合は、「キャンセル」を選択します。
4．「OK」を選択すると、認証フォームが表示されます。パスワードを入力します。
5．確認メッセージが再び表示されます。消去する場合は「OK」を選択します。 操作をキャンセルする場合は、「キャンセル」を選択します。
ユーザーの記録が消去されると：
- ユーザーは、コース カタログのユーザー ページから削除されます。
- 現在のコース カタログにあるすべてのコースとトレーニング プランから登録が解除されます。
- ユーザーの認定証は削除されます。
- SCORM/AICC、クイズ、ラーニング モジュールの進捗や試行は削除されます。
- グレードブックに表示されません。
- レポートに表示されません。
- ユーザーのスキルは削除されます。ユーザーがスキルの付与者であった場合、トレーニング ダッシュボードの「スキル」セクションの「付与者」列から削除されます。
- ユーザーが行ったコースやトレーニング プランの評価はカウントされません。
- 他のコース カタログの記録はトレーニング ダッシュボードで表示されます。
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重要！ 消去されたユーザーが、Microsoft Entra (Azure Active Directory) グループを通じてコースまたはトレーニング プランに登録されていた場合、このユーザーは同期が実行されるとユーザー ページに再び追加されます。 消去されたユーザーが、これまで Learn365 のロールを理由に、いずれかの SharePoint グループに自動的に追加されていた場合 (たとえば、Learn365 のカタログ管理ロールを理由に SharePoint サイト所有者グループのメンバーになっていた場合)、関連するすべての SharePoint グループから自動的に削除されます。 |